ЗАКАЗАТЬ ДЕМОНСТРАЦИЮ 1C:ERP 2
ГлавнаяБизнес-задачиДокументооборот, Электронный архив

Документооборот, Электронный архив

×

Заказать обратный звонок

Поля обязательные для заполнения
×

Заказать демонстрацию 1С:ERP

Поля обязательные для заполнения

Документооборот, Электронный архив

Решение задач электронного документооборота

Видеозаписи вебинаров

Автоматизация финансового архива в 1С: Документооборот
Управление договорами и согласование документов в 1С: Документооборот

 

Одно из наиболее востребованных современных направлений автоматизации предприятий это создание системы электронного документооборота (СЭД).

Причем, под СЭД понимается и движение документов между сотрудниками различных подразделений, и, часто, и реализация различных бизнес-процессов взаимодействия сотрудников. Часто к системе электронного документооборота так же относят и управление поручениями и контроль исполнительской дисциплины.

Наиболее формализованной частью СЭД является работа с официальными документами (канцелярия).

В рамках построения общей информационной системы на предприятии важным является интеграция движения документов с ERP-системой – это позволяет создать бесшовный вариант автоматизации, когда части бизнес-процессов (например, согласование финансового документа) взаимодействуют с объектами ERP-системы, отражая изменение управленческой информации параллельно с изменением статуса документа или бизнес-процесса.

Наиболее удобным вариантом создания СЭД является автоматизация на базе “1С:Документооборот 8” (ПРОФ- и КОРП-версий). Реализованные на единой платформе “1С:Предприятие 8” программы “1С:Документооборот” и “1С:Управление производственным предприятием 8” (1С:УПП) для пользователей могут представлять единый интерфейс работы с единой информационной системой.

Часто создание архива финансовой документации является отдельной задачей в рамках проектов автоматизации. В этом случае каждый необходимый документ ERP-системы “1С:Управление производственным предприятием 8” по кнопке может связаться с электронной копией бумажного документа. Это позволяет значительно повысить удобство работы с финансовыми документами в ERP, ускорить процессы взаимных сверок и просто поиска нужных документов.

В проектах автоматизации на базе «1С:Документооборота» можно выделить несколько особенностей:

  1. При автоматизации канцелярии важным является наличие на предприятии Положения по документообороту или аналогичного нормативного документа, описывающего правила работы с различными типами документов.
  2. При автоматизации различных бизнес-процессов (согласование, распоряжение и т.д.) важно понимать, что не существует универсальных процессов, работающих одинаково на различных предприятиях, а, значит, нужно быть готовым к тому, что прежде, чем запускать проект автоматизации нужно описать эти процессы на предприятии.
  3. Поскольку, часто, проекты автоматизации документооборота охватывают многие подразделения, очень важным фактором успеха таких проектов является высокий статус Руководителя и(или) Куратора проекта со стороны предприятия. Это позволяет оперативно решать задачи взаимодействия подразделений.

Подробное описание технологии реализации проектов представлено в разделе Внедрение бизнес-приложений.

Электронный архив

Современная компания при работе с финансовыми документами сталкивается с рядом проблем:

  • в организации накапливается огромное количество документов:
    • счет идет на сотни тысяч и миллионы
    • на поиск документов тратятся часы
    • документы теряются
    • на хранение документов уходит много места, бумаги, трудозатрат
  • организация проходит международный и отечественный аудит:
    • нужно обеспечить предоставление запрашиваемой информации
    • требуется быстрое получение выборок документов
  • организация имеет распределенную структуру:
    • нужен доступ к документации филиала

Решением подобных проблем является создание Электронного архива финансовой документации.

Электронный архив – это программно-аппаратный комплекс, обеспечивающий структурированное хранение документов в электронном виде.

Электронный архив финансовой документации обеспечивает централизованный учет и хранение электронных образов первичных финансово-экономических документов, договоров и прочих документов, имеющих отношение к финансово-экономической деятельности предприятия.

Преимущества электронных архивов по сравнению с обычными бумажными:

  • удобный и быстрый поиск документов
  • мгновенная выборка документов по заданным параметрам
  • высвобождение офисных площадей от накопившихся документов
  • защита документов от безвозвратной утраты или повреждения
  • четкое разграничение доступа к документам
  • быстрая отправка копий документов
  • возможность одновременного обращения к документу любого количества уполномоченных пользователей

Электронный архив реализуется на базе конфигурации «1С:Документооборот 8».

«1С:Документооборот 8» позволяет выполнять потоковое сканирование с одновременным прикреплением отсканированных файлов к карточкам документов:

  • для этого на каждый документ наклеивается шрихкод
  • шрихкод распечатывается из карточки документа и наклеивается на первую страницу соответствующего бумажного документа
  • документы с наклеенными штрихкодами загружаются в потоковый сканер
  • в ДО8 запускается обработка, которая принимает отсканированные изображения, распознает штрихкод, находит карточку по штрихкоду и прикрепляет скан-копию к найденной карточке

Прочие возможности:

  • Отправка документов по электронной почте
  • Шифрование документов
  • Поддержка электронной подписи
  • Организация распределенных систем
  • Формирование реестров документов по заданным условиям
  • Формирование статистики по количеству документов, размеру хранимых файлов

Подход к созданию электронного архива

Первый шаг - загрузка уже существующих в организации архивных документов.

Для этого требуется:

  • создать карточки электронных документов
  • отсканировать накопленные документы
  • прикрепить отсканированные копии к карточкам

Второй шаг - Сбор требований к документам, инфраструктуре, дополнительному оборудованию

  • Описание процессов движения документов
  • Определение реквизитов документов подлежащих архивированию
  • Подбор сканеров и принтеров ШК

Третий шаг - Интеграция «1С:Документооборот 8. КОРП» с учетной системой и настройка потокового сканирования

  • Штрихкодирование первичных документов в УПП или БП;
  • Настройка выгрузки документов ;
  • Функционал просмотра копий документов непосредственно из учетной системы

Четвертый шаг - Обучение пользователей и запуск системы в промышленную эксплуатацию:

  • Обучение пользователей на местах, именно сотрудников финансовых служб
  • Разработка инструкций
  • Запуск потокового сканирования и распознавания документов
  • Сопровождение системы

ВИДЕОЗАПИСИ ВЕБИНАРОВ

Запись вебинара, "Автоматизация финансового архива в 1С: Документооборот", состоявшегося 2 апреля 2014 г.

Запись вебинара, "Управление договорами и согласование документов в 1С: Документооборот", состоявшегося 26 марта 2014 г.

Создание электронного архива финансовых документов направлено на повышение эффективности работы предприятия в целом

Реализованные проекты

При работе над проектами мы используем последние разработки издателей программного обеспечения и бесценный опыт, накопленный в результате автоматизации бизнесс-процессов крупных предприятий различных отраслей. Результаты нашей работы всегда видно сразу: автоматизация работы предприятия в кратчайшие сроки ведет к уменьшению издержек и созданию прозрачных схем ведения бизнеса.

Получить консультацию

Заполните форму, и наш специалист свяжется с вами в течение 1 часа в рабочее время.

Имя и фамилия

Телефон

Поля обязательные для заполнения —