Для планирования исходящих платежей используется «двухуровневый» подход.
Плановая сумма необходимой оплаты формируется также как и при планировании поступления денежных средств, в момент проведения документов оперативного учета – мы вносим заказ поставщику, указываем правила оплаты и получаем график платежей по поставке.
Но этот график требует уточнения – как минимум, с какого счета/счетов будет производиться оплата.
Для этой цели используется документ «Заявка на расходование денежных средств» (далее заявка на плату). Документ может вводиться на основании документов оперативного учета (на основании заказа поставщика, например), а может создаваться самостоятельно, для прочих платежей.
Документ заявки может проходить согласование, ответственными лицами предприятия.
Перед тем как описать механизмы согласования, хотелось бы заострить внимание читателей на одном важном моменте.
Необходимость в оплате не появляется сама по себе, это лишь следствие взятых на себе ранее обязательств. Поэтому невозможно полноценно контролировать оплаты, не контролируя исходные обязательства.
К примеру, если нам нужно оплатить закупки, значит ранее уже был заключён договор с поставщиком, и, возможно, была уже получена часть товара. В этих условиях мы не можем отменить оплату, а можем лишь двигать платежи во времени.
Следовательно, нам нужно контролировать сам процесс закупок, возможно даже на стадии заключения договоров, чтобы получить действительно управляемый процесс оплат.
Поэтому, если мы говорим о согласовании оплат, то само согласование должно начинаться до того момента, когда будет создана заявка на оплату, которая лишь констатирует необходимость совершения платежа.
Что может предложить типовая конфигурация «1С:ERP» пользователю с этой точки зрения? Многое: практически все необходимые справочники/документы можно согласовывать в программе.
Для некоторых документов (заказ поставщику) – это согласование носит характер процесса, в котором участвует несколько ответственных лиц.
Для остальных документов и справочников – согласование осуществляется через право менять статус объекта. То есть, например, инициатор заключения договора может создать и сохранить новый договор, но, если у него нет соответствующих прав, он не сможет изменить статус объекта на «Согласован», а не согласованные договоры не могут использоваться в документах программы.
Если же предприятию требуются более сложные маршруты согласования, то для этого необходимо приобрести программу «1С:Документооборот», которая поддерживает «бесшовную» интеграцию с «1С:ERP». Работа обеих программ производится в режиме «одного окна»: вы вносите документы/справочники в «1С:ERP» они отправляются в «1С:Документооборот» на утверждение, но пользователю не требуется запускать отдельную программу для согласования – все действия выполняются в одном окне «1С:ERP».
Возвращаясь к планированию оплат, для того чтобы управлять платежами нам нужно:
1. Согласовывать заключение договоров с поставщиками.
2. Согласовывать заказы поставщиков, если они отклоняются от заданных ранее договорных условий поставок.
3. Согласовывать заявки на оплату.
При правильной организации работ двух первых пунктов списка достаточно. Третий пункт требует внимания только в случае прочих платежей, которые вводятся вручную, непосредственно документом «Заявка на расходование денежных средств».
Из дополнительных контрольных функций, которые присутствуют в программе:
1. По заказу поставщика (и любому другому основанию платежа) нельзя ввести заявку на оплату на сумму большую, чем указано в документе.
2. Заявки на оплату при проведении проверяются на соответствие заданным в программе лимитам. Если заявка сверхлимитная, то для её проведения требуются специальные права пользователя.
Лимиты оплат позволяют увязать в программе механизмы стратегического и оперативного планирования движения денежных средств – когда вы вначале задаете некий долговременный план работы предприятия, для которого соответствующие платежи служат одним из инструментов его исполнения.
Чтобы задать в программе лимиты платежей нужно вначале ознакомиться с механизмами бюджетирования. Лимиты платежей задаются с помощью этой подсистемы. При необходимости вы можете перейти сейчас к этой главе курса, а потом вернуться и продолжить чтение здесь.
Демонстрация оперативного планирования денежного потока приведена в видео:
https://www.youtube.com/watch?v=xSSo7IrXJjA&index=1&list=PLulYrOFoqYc-_O4KOtXV6PisoFNoDSOFk
