ЗАКАЗАТЬ ДЕМОНСТРАЦИЮ 1C:ERP 2
ГлавнаяО компанииСтатьи экспертовАвтоматизация учета договоров с Заказчиками и соисполнителями в рамках Государственного оборонного заказа

Статьи экспертов

×

Заказать обратный звонок

Поля обязательные для заполнения
×

Заказать демонстрацию 1С:ERP

Поля обязательные для заполнения
19 Июля 2016 Статья эксперта
Вера Пикурен

Автоматизация учета договоров с Заказчиками и соисполнителями в рамках Государственного оборонного заказа

Автор: Пикурен Вера – руководитель проектов внедрения ERP-систем ВЦ Раздолье.

В данной статье мы рассмотрим технологию работы с договорами заказчиков и соисполнителей в рамках Государственного оборонного заказа (ГОЗ) в системе «1С:ERP Управление предприятием 2» (далее по тексту - 1С:ERP). Особый акцент сделаем на том, какие возможности системы 1С:ERP позволяют сразу же реализовать специфичные требования предприятий оборонно-промышленного комплекса, а какие требования ведут к доработке системы.

Накопленный опыт работы на конкретных проектах показал нам, что на предприятиях ВПК не получается запустить бухгалтерский учет без нормальной автоматизации договоров в программе.

Почему не получается? Можно выделить ряд причин:

  • законодательство требует вести позаказный учет деятельности, следовательно, нужна информация по заказам, которая следует из договоров;
  • в законодательных актах прописаны требования к четкой процедуре открытия и закрытия заказов для контроля отнесения затрат;
  • большое количество отчетности для управляющей компании (например, реестр договоров, портфель заказов и т.д.).
  • Информация по взаиморасчетам должна быть привязана к конкретным договорам с заказчиками, этапам выполнения договора, спецификациям поставки, в отдельных случаях – к конкретным изделиям. Без такой привязки невозможно организовать полноценный бухгалтерский учет – нельзя будет управлять зачетом авансов, считать резервы по сомнительным долгам и т.д.

Как показывает практика, обычно нужная информация хранится в бумажном варианте у ответственных исполнителей в разных подразделениях, что создает трудности для бухгалтерии по ее обработке.

Когда мы запускаем систему, то 2-3 месяца идет только сам сбор первичной информации по открытым договорам и заказам, чтобы занести их в систему. Без этого бухгалтерский учет мы запустить не можем, так как, например, те же затраты мы должны привязывать к заказам.

В процессе реализации проектов нами был накоплен опыт и реализованы доработки, упрощающие работу с контуром учета договоров.

В 1С:ERP существует два справочника: справочник партнеров и справочник контрагентов. Справочник партнеров больше относится к управленческому контуру, для целей регламентированного учета для нас более важен справочник контрагентов. Под контрагентом в системе понимается любое юридическое лицо, с которым предприятие имеет договорные отношения и взаиморасчеты. Клиенты, заказчики, соисполнители, поставщики – все они в системе выступают в качестве контрагентов.

Выглядит карточка контрагента таким образом. Рис.1.
1.png

В карточке контрагента есть перечень реквизитов: Наименование контрагента, ИНН, КПП, ОКПО. В ней же указывается – кем данный контрагент является для нашего предприятия: клиентом, поставщиком. При работе с одним контрагентом как с поставщиком и как с заказчиком нужно в одной карточке установить оба статуса. Дальше в рамках этой карточки открывается несколько договоров, в которых разделяются взаиморасчеты с данным контрагентом как с поставщиком и как с клиентом.

Также в карточке контрагента указываются юридический адрес, телефоны и другая контактная информация. Обычно заполнение данной информации отдается в договорный отдел, а используется бухгалтерией при печати счетов-фактур, накладных и т.д. Рис.2

2.png

Здесь возникает важный организационный момент – как добиться, чтобы договорный отдел либо ТСО вовремя актуализировал информацию по контрагентам. Это достаточно значимый момент с точки зрения регламентированного учета. При несвоевременном обновлении данной информации формируемые первичные документы будут не соответствовать требованиям законодательства и предприятие столкнется с необходимостью переделывать первичные документы: накладные, счета-фактуры и т.д.

Для удобства пользователей в системе реализован механизм проверки контрагентов, с помощью веб-сервиса ФНС. Рис.3.

3.png
Включается данная опция в специальных настройках системы. При использовании опции в момент ввода нового контрагента система связывается по интернету с базой ФНС и в случае наличии ошибок в реквизитах контрагента выдаёт сообщение, что КПП не соответствует, контрагент отсутствует в базе, неверный ИНН и т.д. Рис.4

4.png

Помимо возможности проверять контрагента в момент ввода также есть опция проверять уже введенных в систему контрагентов по расписанию, например – раз в неделю. Таким образом можно упростить актуализацию информации о контрагентах.

Например, у контрагента поменялся КПП, при очередном обновлении информации система подсветит данного контрагента в справочнике желтым или красным треугольником, тем самым сигнализируя, что по нему существуют отличия в реквизитах между базой ФНС и данными, введенными в систему. Рис.5

5.png
Открыв карточку контрагента можно получить информацию о том, какой реквизит устарел или не соответствует данным в базе ФНС. Рис.6.

6.png

При использовании данного сервиса есть нюанс – необходимо подключение к интернету. Для предприятий ОПК данное условие может быть ограничивающим фактором, т.к. обычно сервера таких предприятий не имеют доступа к интернету. В таких случаях мы рекомендуем использовать отдельный компьютер, например в договорном отделе с отдельно информационной базой, подключенной к интернету, которая делает необходимую проверку контрагентов, и настраиваем обмен с основной информационной базой, в которой ведется учет.

Информация по договорам с клиентами и заказчиками хранится в справочнике «Договоры». Рис.7.

7.png

В типовой программе 1С:ERP данный справочник является линейным. Т.е. нет возможности учитывать структуру подчинённости договорных документов. Как правило, в работе любого предприятия возникает необходимость заключить дополнительное соглашение к действующему договору и видеть взаиморасчеты, как по договору в целом, так и отдельно по каждому дополнительному соглашению. Для реализации данного требования нами была сделана доработка, позволяющая вести иерархический справочник договоров. Таким образом, у договорного отдела появляется возможность регистрировать как сами договора, так и все дополнительные соглашения к данным договорам, не теряя структуру. На Рис.8 показан пример, в котором есть договор 7112 и три дополнительных соглашения к нему. Договор 7112 выглядит как группа, на самом деле это обычный элемент справочника. По нему вы можете осуществлять платежи, по нему можете осуществлять отгрузку и смотреть взаиморасчеты. Рис. 8

8.png

При таком подходе к ведению договоров есть один организационный вопрос. Нужно четко определиться, как мы будем учитывать взаиморасчеты: по основному договору, либо по дополнительным соглашениям. Если мы примем решение, что мы хотим вести расчеты по дополнительным соглашениям, необходимо будет определить - кто будет заниматься переносом платежей, если такая необходимость возникнет. Это организационный момент, но важный. Про него нужно не забыть.
Карточка договора с заказчиками представлена на Рис.9.

9.png


На форме видно достаточно много полей, выделенных желтым цветом. Данные поля были добавлены нами при доработке системы. Эти поля не накладывают никаких ограничений на действия в системе. Они необходимы для формирования отчетности по договорам.
Первое поле, которое мы добавили – это вид документа. Рис.10.

10.png

Помимо непосредственно договоров, на практике мы сталкиваемся с множеством договорных документов: гарантийные письма, счета, накладные, письма и т.д.

Договор имеет номер и дату заключения; период действия (с какого по какое число он действует); подразделение, которое за него отвечает; основного менеджера, который является ответственным лицом за данный договор. Также в комментарии можно написать информацию о том, что мы планируем по этому договору отгружать. Эта информация выводится в отчет «Реестр договоров». Реестр договоров делают очень многие предприятия. В данном отчете выводится список договоров, кому, что, когда мы должны отгрузить, какие работы выполнить, суммы по данным договора и по этапам.

В карточке договора указывается статус. Статусов по умолчанию в системе два: не согласован и действует. Мы ввели дополнительные статусы. Закрытый, Расторгнут, Приостановлен.

Система позволяет осуществлять какие-то действия с договором только тогда, когда он находится в статусе «действует». Если договор закрыт, расторгнут или приостановлен, то по нему ничего нельзя сделать.

Установка статуса договора также достаточно важный момент, когда требуется взаимодействие договорного отдела, бухгалтерии и других подразделений предприятия. Договорной отдел может установить статус «закрыт»  когда подошли сроки окончания действия договора или еще по какой-то причине. А заплатил ему заказчик или не заплатил, договорный отдел не обязан отслеживать. И получается, если договорной отдел закроет договор раньше, чем мы получили оплату по данному договору, и мы не сможем выбрать этот договор в платежном документе. Регламент взаимодействия подразделений в данном вопросе нужно прописывать достаточно четко.

Есть сумма договора, сумма НДС, сумма вне бюджета, если договор каким-то образом финансируется с внебюджетных средств. Дальше указывается информация о военной приемке. Будет ли она осуществляться, номер удостоверения, сумма военной приемки. Все эти реквизиты нужны нам для построения отчетности. Также добавлен реквизит направления договора, в разрезе направлений формируется главный отчетный реестр. Там может быть прямой ГОЗ, косвенный ГОЗ, Договора с Мин.Обороны и т.д.. Это уже специфичный справочник, который наполняется предприятиями индивидуально. Рис.11

11.png
Также в системе указываются условия продажи, валюта, в которой фиксируются цены, вид цен. Рис.12

12.png
Дополнительно в этом случае указываются варианты оплаты. Они содержат информацию, об условиях реализации – процент предоплаты, процент и срок кредита. Все варианты оплаты, которые на предприятии предусмотрены, в договоре не всегда получится отразить. Для этого есть этапы договора, о чем расскажу далее.

Так как договор – это объект, который используется в работе многих подразделений, пришлось сделать доработку, чтобы ограничить изменение данных, потому что за договор обычно отвечает договорной отдел, но при этом в нем содержится бухгалтерская информация, в частности на каком счете учета этот договор будет учитываться. Рис.13

13.png
Данная доработка позволяет ответственным пользователям бухгалтерии вносить ограниченные изменения в карточки договоров, на уровне отдельных реквизитов, например, устанавливать группу финансового учета, что относится к компетенции бухгалтерии. При этом у данных пользователей нет возможности поменять остальные данные в форме договора.  Таким образом, каждое подразделение может работать с одной карточкой договора, имея возможность поменять только те реквизиты, за которые они несут ответственность.

Кроме этого в системе может храниться история изменений, можно посмотреть каждую версию в момент записи: какого числа, кто и что изменил. Выделяются две версии, нажимается кнопка «сравнить» и отчет показывает, какие реквизиты были изменены, кем и когда. Если необходимо, то можно восстановить одним нажатием кнопки предыдущую версию.

К договору можно прикрепить электронные копии документов (скан оригинала договора, скан оригинала акта и т.д.). Обычно данные файлы хранятся на сервере не в информационной базе, на объем и быстродействие самой базы в этом случае это не влияет.

Обычно договора с заказчиками ведутся не в целом, а по этапам либо по спецификациям поставки. Если договор заключается на выполнение работ, то это обычно этапы, а если на поставку однотипной продукции, то обычно договор делится на спецификации. (Рис. 14.)

14.png
Для такого разделения на этапы мы используем документ системы «Заказ клиента». Отдельная поставка или отдельный номер этапа – это отдельный заказ клиента. Рис.15

15.png

В нем есть код заказа, номер этапа, вид цены. Отдельно стоит сказать, что здесь мы можем уточнить условия оплаты (рис. 16.), указать конкретные суммы, которые мы планируем получить по этому заказу в указанные даты. Данная информация из заказов клиентов в дальнейшем отображается в блоке бюджетирования и БДДС. Также из заказа можно просмотреть все документы, которые по нему в системе отражены. Все, что привязывается к заказу, будет видно (рис. 17.). По этапу можно посмотреть взаиморасчеты, когда и какие отгрузки были, на какие суммы, какие платежи и в какие сроки проходили. (Рис.18)

16.png
рис. 16
17.png
рис. 17
  18.png
рис. 18
Далее поговорим про поставщиков и соисполнителей.

Договора с поставщиками тоже хранятся списком, список точно так же является иерархическим (рис. 19.), здесь также можно вводить дополнительные соглашения.  Реквизиты у договоров с поставщиками практически те же что и у договоров с клиентами.

Есть одно отличие. У договора с поставщиком можно выбрать контракт-основание, например, договор с заказчиком, указать, под какой контракт вы открываете этот договор с поставщиком. И тогда структуру договоров по кооперации вы можете сформировать в типовом списке, настроив группировку по контракту-основанию, будет видно все открытые договора с поставщиками, по каждому контракту-основанию (рис. 20)

19.jpg
рис. 19
20.png
рис. 20
По взаиморасчетам с поставщиками существует типовая ведомость. (Рис.21) В ней наглядно отображаются все взаиморасчеты с поставщиками, зафиксированные в системе, кроме этого справочно отображается сумма договора, указанная в карточке договора.

21.png
Есть возможность учитывать в системе закупочные цены, и формировать соответствующие отчеты. По каждой номенклатуре можно вывести цену с расшифровкой до накладной, а также посчитать среднюю стоимость за период. Данная информация, как правило, используется планово–экономическим отделом для расчета плановой калькуляции. (Рис. 22.)

22.png

Отчет «Реестр договоров» (рис. 23.).
В системе реализован отчет, который показывает список договоров (как с поставщиками, так и с заказчиками), сроки их выполнения, суммы, этапы их выполнения: плановые и фактические, также показывает финансовые показатели по каждому договору и по группам (Рис.24).

23.png
рис. 23
24.png
рис. 24

Также есть информация по плану поступления денежных средств по договору и факту, который отражен в бухгалтерском учете (какой датой, кокой платежкой и по какому этапу прошло).

В данной статье мы рассмотрели методологию автоматизации на базе 1С:ERP договорной работы на предприятиях оборонно-промышленного комплекса.

Дополнительные вопросы по теме можно отправлять на почту: info@razdolie.ru.

Получить консультацию

Заполните форму, и наш специалист свяжется с вами в течение 1 часа в рабочее время.

Имя и фамилия

Телефон

Поля обязательные для заполнения —