Управление продажами в международной компании Strauss Russia на базе «1С:ERP»

Ситуация

        У предприятия давняя история автоматизации на базе программных продуктов фирмы «1С». С 2009 года в качестве основной системы учёта использовалась конфигурация «1С:Управление производственным предприятием 1.3».

        В связи с тем, что фирма «1С» запланировала прекратить поддержку данной конфигурации, в 2020 году было принято решение провести модернизацию учётной системы и перейти на новую платформу «1С:ERP Управление предприятием 2».

        Основные задачи, которые должны были быть решены в рамках данного проекта:

        1. Перевод на новую платформу всего функционала управления – продажами, закупками, производством и пр., а также сбор затрат, расчёт себестоимости и формирование бухгалтерской и налоговой отчётности;
        2. Перенос в новую систему специфических доработок, связанных с особенностью работы предприятия, особенно в части интеграции с другими системами и организации сбыта по разным каналам продаж;
        3. Вынесение функций кадрового учёта и расчёта заработной платы в отдельную систему на базе «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП»;
        4. Отказ от отдельного решения «1С:CRM» и перевод его функциональности во внедряемую систему «1С:ERP».

Выбор решения

       В качестве подрядчика на проект была приглашена команда Внедренческого центра «Раздолье», которая специализируется на задачах автоматизации управления производством и имеет значительный опыт внедрения системы «1С:ERP» в крупных корпоративных проектах.

Решение

       Внедренные программные продукты

        «1С:ERP Управление предприятием»:

• Управление продажами;
• Управление закупками;
• Управление складом и запасами;
• Управление производством;
• Управление затратами и расчёт себестоимости;
• Казначейство;
• Регламентированный учёт;
• Ведение учёта по международному стандарту финансовой отчётности (МСФО).

        «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП»:

• Управление персоналом;
• Кадровый учёт;
• Расчёт заработной платы и налогов.

       Архитектура решения и масштаб проекта

        Предприятие имеет сложный ИТ-ландшафт, который состоит из учётного «ядра» на базе      внедренной системы «1С:ERP» и сопутствующих специализированных решений, с которыми настроены механизмы интеграции:

        1. Расчёт перспективного плана сбыта по статистике продаж прошлых периодов: ведётся в Excel, осуществляется загрузка плановых данных;

        2. Приём заказов от клиентов осуществляется на сайте компании или через системы электронного документооборота – созданы несколько шлюзов, для загрузки новых заказов;

        3. На сайте компании также ведётся приём заявок на сервисное обслуживание оборудования, переданного в аренду, информация перегружается в «1С:ERP»;

        4. Складской учёт ведется во внешней WMS-системе автоматизированного склада, куда выгружается информация о распоряжениях на приёмку и отгрузку товара со склада;

        5. Производство продукции ведется на автоматизированных линиях, куда выгружается информация о заказах на производство и откуда загружается информация о фактическом выпуске полуфабрикат и продукции;

        6. В рамках проекта во внешнюю информационную базу «1С:ЗУП КОРП» был вынесен функциональный блок работы с персоналом и расчёта заработной платы – настроена передача информации между системами;

        7. Настроен обмен с системой «1С:Документооборот» для согласования документов (заявки на оплату, договоры и пр.);

        8. Для проведения бизнес-анализа результатов финансово-хозяйственной деятельности настроен обмен с сервером QlickView;

        9. Также производится выгрузка информации во внешние базы данных региональных представительств компании в странах СНГ.

        
         Количество автоматизированных рабочих мест (АРМ): 150.

       Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

        В рамках задачи организации бесшовного ИТ ландшафта заказчика были настроены интеграции с прочим ПО предприятия:

• «1С:ЗУП КОРП»;
• WMS стороннего вендора;
• Сайтами по загрузке заказов клиентов.

       
          Цели проекта:

        1. Комплексная автоматизация предприятия на базе «1С:ERP»;
        2. Цифровизация процессов продаж;
        3. Минимизация трудозатрат на ведение учёта.

        Уникальность и инновационность проекта

        Компания «Штраус» – предприятие, которое осуществляет продажи товара в сетевые розничные торговые точки, а также оптовым дистрибьютерам на территории России и стран СНГ. Основная специфика работы предприятия связана с организацией сложных и масштабных продаж. В целях снижения трудоёмкости процессов управления сбытом были реализованы механизмы, которые снижают их трудоемкость, делают их максимально «безбумажными».
Загрузка заказов клиентов с сайта компании и из систем электронного документооборота
Клиенты компании ежедневно отправляют порядка тысячи заказов на поставку товара, чтобы обработать такой поток информации были разработаны инструменты электронного документооборота – заявки передаются через сайт компании и через провайдеров EDI – эти инструменты были интегрированы с «1С:ERP».

        Также чтобы ускорить процесс обработки и дозаполнения поступивших документов был создан механизм значений по умолчанию, с помощью которого для любого документа и справочника системы в разрезе пользователей, контрагентов и пр. можно задать значение реквизитов по умолчанию, которые будет проставлены в объекте при его создании.

        Автоматизация процесса ценообразования

• «1С:ЗУП КОРП»,
• WMS стороннего вендора,
• сайтами по загрузке заказов клиентов.

        Предприятие ведет активную работу по продвижению своего товара на рынке, поэтому требовалось автоматизировать различные средства стимулирования продаж: акции, скидки, бонусы.

        Для решения этой задачи был разработан механизм «брифов» - бриф – это документ, который содержит условия продажи и бонусы, которые клиент получит, если эти условия будут соблюдены.

        В качестве бонусов могут выступать скидки, которые предоставляются клиенту в момент оформления заказа или бонусные деньги, которые могут быть зачтены клиенту по завершению месяца – скорректирована сумма задолженности или произведена отгрузка товара на накопившуюся сумму бонуса.

        Полностью автоматизирована работа с брифами – документ проходит процедуру согласования, на основании брифов рассчитывается и согласуется стимулирующее вознаграждение клиента, по брифам ведется сбор статистики по эффективности таких методов продвижения.

        Автоматизация печати сопроводительных документов на отгрузку

        Так как ежедневно происходят отгрузки в несколько тысяч торговых точек, важным является оперативная распечатка всех необходимых сопроводительных документов. Ситуацию усугубляет то, что у каждой торговой сети и крупного дистрибьютера есть свои уникальные требования к оформлению документов. Причем несоблюдение этих условий влечёт за собой значительные штрафа и возможную блокировку приемки товара клиентом.

        Для решения этой задачи в системе был разработан механизм параметризации печати, когда базовые макеты ТОРГ12, счёта фактуры и УПД дополняются дополнительными данными, исходя из заданных для клиента настроек. На данный момент в системе задано порядка 200 вариантов печати под разных заказчиков.

        Контроль за расчётами с клиентами

        В силу большого количества клиентов и невысокой маржинальности продаж, достаточно большую роль для предприятия играет оперативный контроль за расчётами с клиентами. Для автоматизации этой задачи были созданы механизмы контроля лимитов задолженности, автоматически блокирующие отгрузку, а также рабочие места для управления лимитами и графиками оплат.

        Автоматизация претензионной работы

        В случае если клиент компании перестал своевременно выполнять договорные условия (задерживает оплату отгруженного товара) требуется оперативно выставить претензию клиенту, а если урегулировать проблему в добровольном порядке не получилось, то и оформить исковое заявление в суд.

        Для решения этой задачи был создан механизм (документ) претензионной работы, в котором пользователь:

        1. Может по данным системы заполнить список своевременно неоплаченных документов,
        2. Оформить и направить клиенту форму претензии,
        3. Рассчитать сумму искового заявления и подготовить его к передаче в суд.

        Комплексная отчётность по сбыту

        Для оценки эффективности работы отдела продаж, а также для прогнозирования сбыта был разработан комплект отчётов, которые содержат информацию о объемах сбыта, маржинальности, предоставленных скидках, акциях и прочее.

        Так как для анализа текущей ситуации важна информация о продажах за прошлые годы, были разработаны механизмы для загрузки и хранения данных из исторической системы и базовые отчёты были модифицированы таким образом, чтобы они демонстрировали цельную картину продаж за всю историю работы предприятия.

        Комплексный контроль прав доступа к объектам

        В силу масштаба деятельности предприятия доступ к информации строго разграничен – каждый менеджер должен видеть только своих клиентов и только те инструменты, которые относятся к его деятельности. Данные правила доступа регулярно проверяются аудиторами из головного офиса компании.

        Для автоматизации проверки созданы отчёты, которые позволяют вывести для любого сотрудника чек-лист с указанием его допусков, а также есть возможность посмотреть для выбранного объекта, какие сотрудники какие права доступа имеют к объекту.

        Дополнительная информация к описанию проекта

        Практически весь проект выполнялся удаленно – причиной был карантин и определенная удаленность клиента. При этом клиент работает в режиме 24х7, поэтому любой простой по вине неработающей системы был недопустим – требовалось организовать быструю и бесперебойную поддержку пользователей предприятия.

        Для решения этой задачи во внедряемую систему был интегрирован механизм технической поддержки – пользователи, не выходя из программу, могли отправить заявку консультантам, а консультанты через механизм взаимодействий 1С могли связаться с пользователями и задать ему уточняющие вопросы.

        Также на основании обращений пользователей и полученных решений в системе формировалась база знаний с готовыми ответами – консультант не только отрабатывал обращение, но и мог его определить как типовое и поместить в базу знаний, так чтобы в дальнейшем сотрудники предприятия могли самостоятельно разобраться с возникшим препятствием.

        В этой же базе знаний хранились инструкции по работе с программой и видеоролики с обучения. Всё это было связано с объектами конфигурации и доступно из форм справочников и документов, с которыми работают специалисты.

        Также в системе были созданы механизмы контрольных проверок – это мини-отчёты, которые настраиваются для группы пользователей и автоматически собирают их ошибки – где какие документы или справочники были недооформлены или оформлены с нарушением. Руководитель группы видит эти ошибки и может предметно работать со своими подчиненными.

Результаты

        Специалисты подрядчика выполнили следующие работы:


         1. Провели проектирование системы и подготовили технические задания на адаптацию типовой конфигурации под особенности предприятия;

        2. Доработали типовую конфигурацию;

        3. Обучили сотрудников предприятия;

        4. Организовали опытно-промышленную эксплуатацию системы и передали её предприятию на сопровождение.


        В рамках проекта были автоматизированы следующие разделы управления:


         1. Управление продажами и взаимоотношениями с клиентами (CRM);

        2. Производственный учёт;

        3. Управление закупками и складской логистикой;

         4. Управление денежными средствами (казначейство);

        5. Регламентированный учёт (БУ и НУ) и сдача отчётности;

        6. Сбор отчётности по МСФО по правилам заданным заказчиком (была реализована возможность оценки материальных ценностей по среднему). Также в рамках задачи по МСФО были разработаны дополнительные регистры, которые используются для закрытия отчётности в целом по международному холдингу;

        7. Управление кадрами и расчёт заработной платы на базе «1С:ЗУП КОРП»;

        8. Интеграция с внешними системами: o Интеграция с «1С:ЗУП КОРП» o Интеграция с «1С:Документооборот» o Интеграция с WMS сторннего вендора o Интеграция с сайтами по загрузке заказов клиентов Также важным результатом проекта является возможность получения аналитических отчётов в BI-системе – была организована on-line выгрузка данных из системы «1С:ERP» во внешнюю базу данных этой системы.

Видео-отзыв

Отправьте запрос на оценку проекта