Использование системы закупок в «1С:УХ» и «1С:ERP УХ» – закупочные процедуры, лоты, аналитики, договора
Автор:
Светлана Кравчук, ведущий консультант
«1С:Управления холдингом» Внедренческого центра «Раздолье»
Продолжаем рассматривать практическое применение возможностей «1С:Управление холдингом» и «1С:ERP Управление холдингом» для работы с корпоративными закупками и для управленческого учёта одновременно в рамках типового решения без доработок.
Начало в предыдущем материале.
Формируем закупочные процедуры в «1С:УХ»/«1С:ERP УХ»
Закупочные процедуры мы можем формировать 2-мя способами, либо вручную либо через «Помощника планирования».
Помощник планирования работает по категорийным менеджерам: мы устанавливаем – за какую товарную категорию отвечает определённый менеджер, и этот менеджер видит только позиции по своим товарным категориям.
Также на первом шаге мы можем выполнить замену на аналоги, переходим на второй шаг и подбираем. Здесь мы можем отфильтровать нужные нам организации или товарные категории.
Переходим на 2-й шаг и отбираем нужные нам организации или товарные категории. Мы также видим все утверждённые и прошедшие экспертизу заявке, все позиции, согласованные к закупке. Обратите внимание, что мы также видим, какие ЦФО попросили приобрести для них необходимые товары: стол, клавиатуру и мышь.
Подбираем позиции для закупки, формируем лоты
На 2-м шаге мы подбираем позиции к закупке. Здесь при выборе позиции мы можем по всем позициям формировать один лот, можем разделять на несколько лотов либо по товарным категориям, либо по способам закупки.
Закупочная процедура у меня уже была сформирована. Рассмотрим на её примере как у нас формируется лот.
Методы оценки
В лоте мы указываем метод оценки (он может быть «по ценам», может быть «по критериям»). Если метод оценки «по критериям», то мы выбираем критерии выбора поставщика и тоже настраиваем. В таком случае необходимо указать сотрудников комиссии, которые будут проставлять критерии оценки.
Рассмотрим выбор «по ценам».
Заполняем – «ЦФО», «исполнитель». Записываем лот.
Обратите внимание, у нас проходит контроль бюджетных лимитов.
Мы вводим предложения участников: ввод – на основании предложения участников. Для этого мы выбираем контрагента.
И вводим в спецификации цены, если цена отличается от цены лота, если это товарная категория, то мы просто указываем сумму.
И вводим 2-е предложение. Вот у нас уже введены 3-ри предложения.
Протокол выбора победителей
После этого мы формируем протокол выбора победителей.
Это основная часть контроля по закупкам.
В протоколе у нас с вами указан выбор предложения по ценам, и система по кнопке «Выбрать участника с минимальной ценой предложения» выбирает либо с минимальной ценой предложения, либо, если у нас по позиционная закупка и несколько позиций в закупке, то система выбирает победителем то предложение, которое дает минимальную цену. Записать, закрыть.
Далее мы направляем протокол на согласование и еще раз обращаемся к контролю лимита. Каждый документ закупочных процедур контролирует лимиты.
Далее мы возвращаемся к предложениям. На этапе согласования видно, какие позиции у нас в указаны в лоте, какое лучшее предложение нам даёт поставщик и какую экономию мы получаем в результате торгов и в результате этой закупочной процедуры.
Каждый согласующий на этапе согласования может посмотреть всё предложение поставщика и дать какие-то свои комментарии либо отклонить согласование, либо подтвердить, если у нас там действительно предложена лучшая цена или выбран победитель по критериям.
Результат комиссии – закупочная процедура «Состоялась». Проводим протокол.
После этого редактирование документа недоступно, и мы можем ввести договор на основании протокола.
Управление договорами корпоративных закупок в «1С:УХ»/«1С:ERP УХ»
Переходим на «Управление договорами» и создаем договор.
Все поля в договоре заполняются автоматически. Нам нужно заполнить только «Номер» и «Дату» договора, возможно, откорректировать ещё какие-то поля. Заполняется сумма, и у нас с вами в договоре есть график поставок и график расчёта графика поставок.
Как система «1С:УХ»/«1С:ERP УХ» автоматически заполняет аналитики: пример
Вот хороший пример: система автоматически заполняет в «Графике поставок» все аналитики, которые указаны в по заявкам, которые участвовали в этом лоте в этой закупочной процедуре. Нам уже не нужно ни заполнять статью, ни ЦФО, ни проект, ни какие-то другие аналитики, с которыми мы работаем.
Далее на основании графика поставок мы формируем документ «Заказ поставщику». «Заказ поставщику» у меня тоже уже должен быть, что мы можем посмотреть по «Связанным документам».
Заказы поставщику также у нас указаны все товары и как раз в заказе поставщику мы распределяем товарную категорию, если закупка проходила по товарной категории.
Также на основании «Заказа поставщику» мы можем сформировать документы поступления либо «Заявку на оплату». Если у нас отключена подсистема казначейства, то «Заявку на оплату» мы можем также направить на согласование и либо через реестр платежей, либо через обработку формировать платёжные поручения.
С видео-выступлением по комплексному использованию систему закупок в «1С:УХ»/«1С:ERP УХ» можно ознакомиться на YouTube-канале:
Для обращения по вопросам внедрения «1С:Управление холдингом»/«1С:ERP Управление холдингом»/«1С:ERP Управление предприятием 2» и других решений для комплексной автоматизации бизнеса, а также по вопросам обучения специалистов Вы можете воспользоваться мессенджерами, электронной почтой или номером телефона, указанными на сайте.
В уважением, команда Внедренческого центра «Раздолье»
