С чего начать внедрение «1С:ERP»: подготовка, этапы, рекомендации

Вебинар по проекту автоматизации с участием ИТ-директора «Пермского завода «Машиностроитель» Олега Фофанова и ведущего аналитика ВЦ «Раздолье» Александра Иконникова

         О проекте [по данным записи вебинара]

        С чего начали реализацию проекта автоматизации «1С:ERP»

        Решение задачи руководство «Машиностроителя» начало с того, что его представители проехали по предприятиям с подобной спецификой работы, которые уже решили подобные задачи, изучили их опыт, оценили полученные результаты. После завершения анализа в качестве системы для перевода учётных процессов была выбрана система «1С:ERP» как удобная, функционально развитая и обладающая значительным потенциалом для дальнейшего развития. На положительное решение повлиял и тот факт, что на рынке труда – работает большое количество специалистов, которые могут обеспечить поддержку и развитие системы.

        Следующим этапом стал выбор команды внедрения. Заводчане пригласили представителей нескольких компаний, оценили их предложения, опыт, уровень квалификации, умение проводить проекты динамично, максимально быстро для того, чтобы сократить срок завершения проекта. Также было важно, чтобы нанятые специалисты внедрения отлично ориентировались не только в программировании, но и в специфике экономики, автоматизации, менеджменте госсектора. После анализа полученных данных выбор был остановлен на Внедренческом центре «Раздолье».

        После достижения договорённостей с подрядчиком в сентябре 2021 года началась работа. Стартовали по классической схеме – с функционального моделирования бизнес-процессов. Аналитики приехали на завод, провели со специалистами интервью, изучили нюансы работы предприятия. По оценке руководителей проекта со стороны предприятия все эти процессы проходили очень быстро, и в январе 2022 года, сразу после завершения новогодних праздников, началась работа в новой информационной системе «1С:ERP».

        Первый этап проекта был посвящён автоматизации регламентированного учёта, второй, начавшийся в августе 2022 года, – автоматизации складского учёта. В течение проекта было введено в эксплуатацию более 600 автоматизированных рабочих мест (АРМ) среди которых 300-400 одновременно работающих пользователей.

        Для автоматизации регламентированного учёта было создано 200 автоматизированных рабочих мест. При этом были выполнены:

• Разработка матрицы прав доступа;

• Настройка прав доступа;

• Разработка инструкций для пользователей, обучение пользователей и введение их в обновлённый рабочий процесс;

• Подготовка и ввод данных в исторических системах учёта, которые невозможно и нецелесообразно загружать автоматически;

• Выверка данных.

        В течение 7 месяцев на предприятии освоили в целом внедрённую систему регламентированного учёта и приступили к автоматизации складских процессов на 400 АРМ. В систему включили не только центральный склад, но и все кладовые завода. Выяснилось, что для работы кладовщиками в новых условиях требуются люди определённого уровня квалификации, потребовалось заменить 60% кладовщиков. Часть специалистов перешла на рабочие места, которые не требовали высокого уровня квалификации, часть уволилась.

        «Понимая, что подрядчик в определённый момент уйдёт с предприятия, и нам нужно будет работать дальше самим, мы подготовили свою команду специалистов для обслуживания системы «1С:ERP»: 8 программистов и 2 аналитиков. Предварительно провели массовое обучение и переобучение сотрудников предприятия разного уровня: начали с руководителей, чтобы объяснить причины и суть перехода, далее перешли к рядовым сотрудникам. Работа была проведена объёмная, не обошлось и без переаттестаций и других сложностей, однако поставленную задачу мы в целом решили. Поначалу для каждого АРМ были составлены подробные инструкции. Оказалось, что эта важная и нужная работа не помогла достичь запланированного результата, поскольку люди редко изучали многостраничные рекомендации по использованию системы. В итоге эти полные инструкции мы передали специалистам в техотдел, а для пользователей сократили инструкции до 1 страницы на каждую операцию, перечислили основные шаги, которые должен был сделать человек».

       В итоге реализации 2-х этапов проекта в эксплуатацию были введены:

• Бухгалтерский и налоговый учёт в полном объёме с автоматизацией получения отчётности;

• Складской учёт (весь оперативный контур, обеспечена обязательная процедура предварительного согласования заявок на закупку до запуска их в работу);

• Сбыт.

        Особенности проекта

        1. Автоматизация проходила с интеграцией ПО, используемого для оперативного учёта на производстве (КИС «М-3»), а также – ПО для ведения нормативно-справочной информации и конструкторско-проектировочных подготовительных работ (производства «Аскон»). В результате был создан единый центр ввода данных по утверждённым стандартам, что привело к кратному сокращению ошибок при вводе номенклатуры.

        2. Командой внедрения был доработан модуль для решения учёта задач по расчёту при работе с поставщиками без НДС, с НДС 20% и НДС на продукцию с длительным циклом изготовления с автоматическим формированием налоговой декларации.

        3. Была обеспечена возможность запускать производственный цикл до заключения договора, что привело к сокращению сроков выпуска продукции. Заказчики предприятия бывают по различным причинам организационным или техническим не готовы оперативно заключать договоры, однако государство ставит задачу с конкретным сроком сдачи продукции, к выполнению которой предприятие должно приступить срочно, поскольку в противном случае рискует не уложиться в сроки.  Для реализации такой возможности [заранее приступать к выполнению заказа] была разработана методика переноса/переназначения затрат с заказа на заказ с учётом требований гособоронзаказа.

        Обслуживание системы

        Техподдержкой занимаются заводская группа техподдержки и команда со стороны подрядчика-внедренца, с которой пока ещё заключён договор поддержки. В настоящее время внедренцами решаются новые задачи по разработке новых учётных схем при появлении новых для предприятия задач, таких, которые предприятие никогда прежде не решало, либо с учётом, при котором были совершены учётные ошибки не технического характера.

         Вопросы и ответы по проекту автоматизации производственного предприятия «Машиностроитель»

        – Как посчитать стоимость проекта автоматизации?

        – При подсчёте стоимости проекта нужно учесть стоимость модернизации оборудования (обновления ЦОД, компьютерного оборудования, других систем), стоимость лицензий с нужным количеством автоматизированных рабочих мест, обучения сотрудников различных звеньев, стоимость самого внедрения, которое включало обследование и моделирование бизнес-процессов, устранение функциональных разрывов, непосредственно внедрение.

        – Какие ключевые лица от компании курировали автоматизацию?

        – Проект курировал первый заместитель директора завода, отвечающий за экономику и финансы предприятия [всего на заводе 2 первых заместителя: главный инженер и специалист по экономике и финансам]. Техобеспечением и постановкой экономических бизнес-задач занимались директор по ИТ-технологиям и главный бухгалтер соответственно.

        – Автоматизирован ли на заводе расчёт НДС по длительному циклу?

        – Да, автоматизирован. Одна из интересных задач, над которыми поработали, – восстановление НДС в случае частичной отгрузки заказа по длительному циклу: в случае запуска крупной партии, срок реализации которой, к примеру, полгода, и у нас частично изделия выпущены и мы их отгружаем, в этом случае есть необходимость восстанавливать НДС. Эта задачу мы решили [типовой функциональности для её решения было недостаточно].

        – Как решали задачи по упорядочиванию НСИ?

        – Проанализировали, какие типы номенклатуры на предприятии есть, в каких системах они используется, приняли решение, как они будут называться в системах, и эти правила постарались распространить на все системы. Данные разошлись в 3 системы: в части учёта физических лиц сотрудников – в систему «М-3» (там эти первичные данные вводятся, потом мигрируют в другую систему), в части работы с контагентами, договорами – в «1С:ERP» (данные также вводятся только в этой системе, а позже используются в других системах), а в части учёта номенклатуры и основного мастер-справочника – ПО «Аскона» [«Полином:MDM» используется для хранения НСИ и «Лоцман:PLM» – для хранятся составы изделий]. Система ПСД на предприятии не используется. Полуфабрикатный метод учёта не используется.

        – Какого типа интеграция используется?

        – Интеграция в основном файловая, COM-соединения сейчас не используются.

        – Какие изменения были внесены в базовую систему автоматизации?

        – При внедрении изменения в типовой конфигурации «1С:ERP» были сделаны минимальные, поскольку большие изменения влекут и увеличение объёма задач по поддержке. В то же время предприятие было готово ко всем необходимым изменениям бизнес-процессов.

        – Как освоили новую систему специалисты?

        – На прочное усвоение правил работы в системе у специалистов ушло больше полугода, постепенно предприятие перешло от простых вопросов о том, как выполнить ту или иную операцию, к вопросам о решении специфических экономических, учётных задач.

        – Как проходят обновления системы?

        – Обновления проходят почти незаметно, проблем с ними почти не возникает, небольшие доработки требуются, но они носят «косметический» характер.

        – Пришлось ли использовать доработки для способа распределения ОХР/АУР?

        – В части нормативного отнесения пришлось сделать доработки, для решения задач по в ситуациях, в которых, к примеру, процент отнесения ОХРов по госконтракту, чтобы этот процент соответствовал заданному проценту.

        – Используется ли метод ФИФО?

        – Используется даже не метод ФИФО, идёт подсчёт по стоимости единицы. Каждая отдельная поступающая партия учитывается отдельно, это не совсем ФИФО, хотя мы можем управлять списанием партий.

        – Списание конкретной партии запрещено бухучётом!

        – У нас идёт раздельный учёт по 275-му, мы обязаны партию сначала положить, а потом списать на конкретный контракт. В рамках этого контракта мы бы, может, по ФИФО или «по средней» и списывали бы, а в рамках целого завода, конечно, всё идёт раздельно – отдельно положили, отдельно списали.

        – Был ли использован блок «Производство» в «1С:ERP»?

        – Блок «Производство» не использовали, поскольку у предприятия уже есть сторонний ПО-функционал, который с точки зрения специалистов завода удобен для оперативного управления производством. Исторически сбор информации для ведения бухгалтерского и налогового учёта вёлся с помощью различных самописных программ и с помощью Excel, его перенесли в «1С:ERP», а оперативный учёт – на предприятии продолжают вести в корпоративной информационной системе «М-З». Для работы по части конструкторско-технологической производственной подготовки используют ПО «Лоцман:PLM» и «Полином:MDM».

        – Какие новые подразделения появились на предприятии в связи с необходимостью обслуживания системы «1С:ERP»?

        – Группы 1) администрирования «1С:ERP», 2) разработки, 3) техподдержки, 4) ведения номенклатурного справочника, 5) операторов ввода данных. Номенклатура вводится по заявкам только определённой группой людей, которые знают и умеют делать это согласно установленным правилам. Благодаря такой организации работы на предприятии существенно сократились ошибки при вводе номенклатуры. Последняя группа (операторов ввода данных) помогает справляться тем подразделениям, в которых пока нет сотрудников для работы в «1С:ERP», а также тем подразделениям, для которых ввод данных является редкой задачей.

        – Насколько реально использовать «1С:ERP» на нетиповом производстве, где каждое изделие у заказчика индивидуальное?

        – Вполне возможно с точки зрения возможностей системы, но затратно с точки зрения организации такого учёта, поскольку нужно отдельный заказ и обслужить отдельно.

        Общие рекомендации

        Этап функционального моделирования – очень важный и серьёзный процесс. Без серьёзной предварительной подготовки заниматься внедрением «1С:ERP» бессмысленно, чтобы внедрение работало, требуется готовность экономическая, техническая, профессиональная.