В подсистеме бюджетирования программы «1С:ERP» используются следующие специальные справочники:
· Модели бюджетирования;
· Виды бюджетов;
· Сценарии бюджетирования;
· Статьи бюджетов;
· Показатели бюджетов;
· Правила получения фактических данных;
· Связи показателей бюджетов;
· Нефинансовые показатели.
Справочник моделей бюджетирования содержит комплект бюджетов, который используются для планирования и анализа деятельности предприятия. Моделей может быть несколько. Например, если в одной базе данных программы «1С:ERP» ведется учет по нескольким организациям и они имеют разный набор бюджетов.
Удобно использовать разные модели бюджетирования, если на вашем предприятии меняется концепция планирования. Например, на следующий год определен другой состав и структура бюджетов. Тогда вы создаете новую модель на новый год, вносите в неё необходимые вам бюджеты и используете её, когда настанет время.
Для работы требуется как минимум одна модель бюджетирования.
Для каждой модели бюджетирования можно определить бизнес-процесс подготовки бюджетов. Это сильно упрощает работу, если у вас много бюджетов, их заполняют разные сотрудники в разных подразделениях.
Например, наше предприятие имеет несколько центров финансовой ответственности, каждое ЦФО независимо готовит свой комплект бюджетов, защищает их у собственного руководства, а потом эти данные собираются в консолидированные бюджеты всего предприятия.
В бизнес-процессе мы пропишем нужную нам последовательность ввода бюджетов, ответственных лиц, сроки подготовки. Затем мы запустим этот процесс в работу – по мере того как будет требоваться работа над бюджетами того или иного исполнителя ему будет отправляться бюджетная задача. Бюджетные задачи могут требовать заполнения того или иного бюджета или плана, они же используются и для согласования (утверждения) готового бюджета.
Каждый бюджет представлен в программе в виде шаблона ввода данных и документа, который вносит в программу значения бюджета на определенный период планирования, в соответствии с выбранным шаблоном.
Шаблоны бюджетов хранятся в элементах справочника «Виды бюджетов».
Значения бюджетов заносятся по сценариям бюджетирования. Используя разные сценарии, можно задать несколько вариантов развития событий (оптимистичный, реалистичный, пессимистичный) или несколько уровней бюджетирования (стратегический план на год, оперативное управление на месяц).
В справочнике сценариев есть два предопределенных технических элемента. Это сценарий «Фактические данные», по нему в программе автоматически отображаются результаты хозяйственной деятельности и сценарий «Исполнение бюджета», по нему автоматически отражаются оплаты запланированные документами «Заявка на расходование денежных средств». Данные этих сценариев активно используются для план-фактного анализа и расчета доступных лимитов оплат.
Шаблон бюджета (элемент справочника «Виды бюджетов») представляет собой таблицу, которую пользователь сам произвольно заполняет нужными ему строками и колонками. В строках таблицы могут находиться статьи или показатели бюджета, в колонках содержится дополнительная аналитика планирования и/или периоды планирования.
Строки и колонки могут группироваться произвольным образом, для групп могут выводиться итоговые значения (сумма, среднее, максимум, минимум и т.д.).
Кроме статей и показателей бюджета в таблицу могут добавляться произвольные показатели, которые автоматически рассчитываются программой по заданной формуле.
Внешний вид таблицы может быть оформлен с помощью цвета, шрифтов, рамок, произвольных текстовых полей.
Вы практически ничем не ограничены при настройке нужных вам шаблонов бюджетов. Работа по настройке шаблона похожа на создание таблицы в Excel и имеет ту же гибкость.
Пример создания сценария и бюджетной модели находится по ссылке:
https://www.youtube.com/watch?v=uQv00IsGdGE&index=7&list=PLulYrOFoqYc-_O4KOtXV6PisoFNoDSOFk
Статьи бюджетов хранятся в одноименном справочнике. Для каждой статьи можно указать до шести аналитик планирования. Аналитика статьи бюджетирование ближе всего по смыслу к субконто счета в бухгалтерии. Статьи содержат информацию о планируемых оборотах (продажах, закупках и т.п.).
Показатели бюджетов аналогичны статьям, но содержат информацию о планируемых остатках бюджетов (плановой дебиторке, кредиторке и т.д.).
Плановые данные по статьям и показателям задаются пользователем вручную или заполняются с использованием значений других статей и показателей.
Пример создания простого бюджета приведен в видеолекции по ссылке:
https://www.youtube.com/watch?v=T8IldO-ZmYs&index=8&list=PLulYrOFoqYc-_O4KOtXV6PisoFNoDSOFk
Для каждой статьи и показателя можно задать правило получения фактических данных – это определенная схема выборки данных или произвольный запрос к информационной базе программы. Эти данные будут использоваться для план-фактного анализа.
Предположим, у нас в бюджетах есть статья «Поступление оплаты от покупателя» и показатель «Дебиторская задолженность». Если планируется поступление денежных средств от клиента, то плановая дебиторка тоже должна уменьшиться. Для того чтобы автоматизировать такие расчеты используется справочник «Связи показателей бюджетов».
Остался последний справочник подсистемы бюджетирования – «Нефинансовые показатели». Предположим, что для расчета плана продаж у нас будет использоваться некое плановое число заказов клиента, а также плановая средняя стоимость одного заказа клиента. Как задать такой бюджет в программе?
Можно рассчитать итоговую сумму продаж на калькуляторе и внести в программу, а можно воспользоваться справочником «Нефинансовые показатели» - создать в нем показатели «Плановое число заказов» и «Плановая сумма заказа».
Для каждого нефинансового показателя задается его плановое значение на период, оно может вводиться пользователем вручную, а может заполняться автоматически по заданному алгоритму.
После этого мы можем использовать это значение в наших бюджетах – например, для автоматического расчета планов.
В нашем примере мы будем использовать нефинансовые показатели для внесения плановой сметы расходов и задания плановой рентабельности бизнеса.
Кроме этих специфических справочников в бюджетировании используются многие другие справочники системы – как аналитика планов. Мы, например, можем задать бюджет продаж в разрезе товарных категорий или видов номенклатуры.
В этом описании подсистемы бюджетирования не встречались такие традиционные понятия бюджетирования как «ЦФО», «Центры расходов» и прочее. Так получилось, потому что подсистема бюджетирования «1С:ERP» - это очень гибкий инструмент. Вы сами можете решить, какой справочник системы у вас будет отвечать за ЦФО (если они вам необходимы) и настроить соответствующим образом свою бюджетную модель.
Пример внесения нефинансовых показателей и создания бюджета доходов и расходов приведен в видеолекций по ссылке:
https://www.youtube.com/watch?v=Ae6OewHwzAs&index=9&list=PLulYrOFoqYc-_O4KOtXV6PisoFNoDSOFk
