10 типовых рисков срывов проекта внедрения ERP-системы на базе 1С

Об авторе

Руководитель Внедренческого центра «Раздолье». Под его руководством компания специализируется на внедрениях 1С:ERP, 1C:Управление холдингом, работает с различными отраслями промышленности, такими как машиностроение, пищевая промышленность, фармакологическая, добывающая.

За десятилетия работы эксперты «Раздолья» накопили значительный опыт и выявили десять основных рисков, связанных с проектами внедрения информационных систем. Расскажем о способах управления рисками.

Причин отрицательного опыта может быть много, но можно выделить такие риски при внедрении ERP-системы:

1. Отсутствие бизнес-цели.
2. Неготовность заказчика выделять время своих специалистов.
3. Нечеткое определение требований при моделировании.
4. Переход с кастомизированного старого решения, которое устраивало.
5. Неэффективное управление изменениями.
6. Неадекватная оценка бюджета , сроков. Нехватка времени на подготовку данных.
7. Недостаточная подготовка персонала. Саботаж пользователей.
8. Нехватка рабочих рук для внесения данных в две программы.
9. Ошибки при сравнении данных со старой программой.
10. Неправильный выбор подрядчика.

Когда проект не имеет четко определенной бизнес-цели, вероятность его неудачи значительно возрастает. Без понимания бизнесом, зачем проводится внедрение информационной системы, сотрудники могут относиться к нему формально, что ведет к созданию системы, которая не соответствует реальным потребностям бизнеса. Казалось бы преимущества использования ERP-системы и ее роль в развитии бизнеса очевидны, но отсутствие сформулированных целей и невключенность руководства и персонала приводит к большим проблемам в проекте.

Такое бывает, если внедрение инициировано управляющей компанией без учета специфики конкретного предприятия, либо инициатором выступает IT-служба заказчика. Мы рекомендуем очень осторожно входить в такие проекты. И либо принимать этот риск, либо заранее проводить работу по формализации целей проекта.

Недостаток времени, которое ключевые пользователи могут посвятить проекту, также является серьезным препятствием на пути к успешному проекту. Для достижения целей проекта требуется активное участие сотрудников компании-заказчика. Бывает, думают, что команду исполнителя прислали, она все сделает, а потом можно просто принять готовый продукт. Но это не так. Цели команды и клиента могут немного различаться. Команда хочет выполнить проект вовремя, за обозначенный бюджет, а клиент ждет пользы для своего бизнеса: упрощения процессов, новых возможностей, улучшений. Однако команда внедренцев одна не обеспечит эти улучшения.

Без участия ключевых сотрудников есть риск получить систему совсем не не соответствующую ожиданиям клиент. Поэтому важно еще на старте проекта предусмотреть план работы ключевых сотрудников заказчика. Чтобы заказчик мог оценить загрузку своих ключевых пользователей и владельцев, правильно попросить у исполнителя примеры документов, которые придется читать и согласовывать пользователям и спрогнозировать какие решения нужно будет принимать в ходе проекта. Без планирования времени сотрудников заказчика, они просто могут не справиться с проектом.

Отсутствие четких конкретных требований к проекту часто приводит к недопониманию между исполнителем и заказчиком. Исполнителю необходимо тщательно проанализировать текущие процессы, ожидания от внедрения системы, чтобы сформулировать верные и конкретные требования. При этом часто возникает и другая проблема при внедрении ERP-системы. На этапе моделирования пользователи часто выдвигают требования, которые выходят за рамки проекта. Опытный исполнитель постарается сразу пресечь такие требования. И это очень важно делать. И РП со стороны заказчика должен следить за границами проекта с не меньшим трепетом, чем исполнитель.

Нельзя думать, что получится создать лучшую систему за те же деньги. Бюджет быстро закончится, это станет общей проблемой. Сделаю акцент, это не будет только проблемой исполнителя. При недофинансировании проекта начинается масса проблем (скажем, увольнение ключевых членов проектной команды), которые ставят проект под угрозу.

Проведя анализ рисков при внедрении ERP-систем, логично либо согласиться на внедрение решения, согласованного в Договоре, либо быть готовым выделять дополнительный бюджет на экстра-доработки.

Другая проблема возникает, когда приходится переходить с сильно доработанной старой системы на новую типовую ERP-систему. Люди привыкли к старой системе, им кажется, что новая хуже. Если нет денег на большие доработки, а топ-менеджмент не готов волевыми решениями отменять излишние требования ключевых пользователей, лучше вообще не начинать такой проект, иначе велик шанс провала. Если же пытаться сделать из 1С:ERP “как было раньше”, то проект получится дорогой. И тут решение за заказчиком - нужно ли ему это.

Изменения требований или процессов во время внедрения могут существенно повлиять на сроки и бюджет проекта. Необходимо разработать процедуру управления изменениями, которая позволит эффективно отслеживать, контролировать их. Изменение процессов в ходе проектирования системы может выглядеть так: строят новый завод, начинают одновременно проектировать ERP-систему.

Часто берут умных людей с других заводов, думая, что они знают, как будут работать новые процессы. Но нет двух одинаковых заводов! Даже если привлечь экспертов, реальные процессы могут отличаться от плановых. В подобных ситуациях мы рекомендуем сначала запустить типовую функциональность, чтобы организовать работу, а потом доработать систему.

Зачастую бюджет, сроки проекта рассчитываются, не глядя на возможные риски, неожиданности. При внедрении ERP-системы важно провести тщательную оценку всех факторов, влияющих на бюджет и сроки, создать резервный фонд на случай возникновения непредвиденных обстоятельств.

И очень показательным примером тут является нехватка времени на подготовку начальных данных. Иногда подготовка данных занимает месяцы и это приводит к остановке проекта. Чтобы избежать этого, планируйте подготовку данных как можно раньше.

Недостаточная подготовка пользователей перед запуском системы может привести к неправильному использованию функционала, снижению эффективности системы. Необходимо организовать обучение пользователей на всех этапах внедрения. Но есть еще и риск саботажа пользователей при запуске. Какую бы суперсистему мы ни создали, часть пользователей все равно не захочет осваивать новое.

Это выглядит следующим образом: люди могут найти маленький баг или просто не понять поведения системы и эскалировать проблему до заместителя директора. В результате небольшая проблема превращается в утверждение, что система нерабочая. Важно быть готовыми к этому заказчику и исполнителю.

Выход: постоянно показывать, что отказаться от новой системы не получится. Почему это важно? Как только пользователи почувствуют “слабину” со стороны руководства, они сделают все, чтобы система не заработала.

Часто, чтобы стабилизировать новую систему, пользователи работаю какое-то время в двух системах одновременно. Пользователи, естественно, не успевают внести данные. Риск можно снизить несколькими способами:

• дополнительная мотивация;
• набор операторов на период параллельного ведения учета.

Важно помнить, что на этот период главной системой должна стать новая – в старую систему данные должны вноситься только после того, как они внесены в новую. Либо они должны переноситься из новой системы, если это возможно технически. Тогда вероятность того, что после опытной эксплуатации система останется живой, значительно возрастает.

Часто мы видим, что критерием успешности внедрения новой системы считают равенство значений отчетов, сформированных в новой и старой системе на основе одних и тех же данных прошлого периода. Такая оценка эффективности внедрения ERP-системы некорректна: получить точно такие же данные, как в старой системе, практически никогда не удается. Это связано:

• с ошибками ввода данных;
• с тем, что старая система работает неправильно – так происходит почти всегда;
• к тому же в разных системах может быть разная логика ведения учета.

Нужно понимать, что данные в обеих системах никогда не совпадут. Но проверять, почему произошли те или иные расхождения, конечно же надо. Только это нужно делать осмысленно.

Выбор неподходящего подрядчика может негативно сказаться на качестве и результатах проекта, свести преимущества использования ERP-системы к нулю. Необходимо провести тщательный анализ рынка, изучить портфолио, отзывы клиентов о потенциальном подрядчике. Серьезный риск — команда проекта не имеет компетенций в отрасли. Разные отрасли используют разные термины.

Задавайте себе вопросы еще до начала проекта. Это могут быть хотя бы такие вопросы:

• Какова роль ERP-системы в развитии бизнеса?
• Какие преимущества использования ERP-системы вы получите?
• Интересует ли вас ERP-система для управления бизнесом?
• Как использовать ERP-систему как средство повышения производительности?
• Какие этапы внедрения ERP-системы необходимо пройти?
• Какие проблемы при внедрении ERP-системы возможны в конкретном проекте?
• Как будет проходить оценка эффективности внедрения ERP-системы?

Теперь, зная некоторые типовые риски при внедрении 1C:ERP, вы сами можете добавить вопросы, исходя из специфики своего бизнеса. Задайте их себе перед внедрением. А если вы специалист по внедрению, то обязательно проконсультируйтесь с заказчиком.

Эти риски при внедрении ERP-системы представляют собой лишь некоторые из множества возможных трудностей, с которыми можно столкнуться при внедрении информационных систем. Важно осознавать их, разрабатывать методы управления ими, чтобы минимизировать вероятность неудачного завершения проекта. Надеемся, что те способы управление рисками при внедрении ERP-системы, которые мы предложили, помогут вам пройти все этапы внедрения во всеоружии.

Внедрение ERP-системы как проект — это не техническая настройка разрозненных сервисов, не модный тренд, это ваш путь к повышению прибыльности бизнеса.

Почти всегда правильно выбрать подходящего разработчика, заказать консультацию, на которой прозвучат правильные вопросы, будут обозначены нюансы вашего бизнеса, родится план, а возможно и прототип технического задания на внедрение.

За такой консультацией вы можете обратиться к нам.