Комплексная автоматизация крупного производителя рассады однолетних цветов

о компании

ООО «Белая Дача Цветы» входит в состав холдинга «Белая дача», динамично развивающегося в разных отраслях бизнеса: девелопмент, производство, торговля. Созданная в 1993 г. как небольшой цветочный магазин компания в настоящее время является одним из крупнейших в России производителей рассады однолетних цветов. В течение сезона «Белая Дача Цветы» реализует более 15 миллионов растений. Компания поставляет свою продукцию во многие сетевые гипермаркеты России и является одним из главных партнёров г. Москвы по реализации городской программы цветочного озеленения. Каждый третий цветок на клумбах столицы выращен в теплицах «Белой Дачи».

Ситуация

Сезонность – особенность, определяющая всю специфику производства цветов. Поэтому для ООО «Белая Дача Цветы» наиболее важным является детальное планирование как продаж, так и производства однолетних растений с учетом потребностей рынка и своих производственных мощностей. Цветы высаживаются с определенными интервалами, и детальный учет срока и объема каждого выхода позволяет свести к минимуму порчу нереализованных цветов и в то же время максимально обеспечить потребность рынка. До внедрения единой автоматизированной системы в ООО «Белая Дача Цветы» для ведения управленческого и регламентированного учета использовалось несколько разрозненных программных продуктов. Процесс составления плана производства на основании планов продаж и анализ возможности его успешной реализации отнимал много времени и требовал значительных трудозатрат, поскольку в нем участвовали сотрудники нескольких подразделений компании. Необходимость работать с несколькими программами одновременно, разобщенность и противоречивость информации, необходимость постоянной синхронизации данных (в том числе и вручную) делали результаты анализа довольно приблизительными. Поэтому летом 2008 г. топ-менеджментом ООО «Белая Дача Цветы» было принято решение о комплексной автоматизации компании.

Выбор решения

Гибкость, функциональность, приемлемая стоимость и быстрые сроки внедрения обусловили выбор для автоматизации бизнес-процессов и создания единой информационной базы решения «1С:Управление производственным предприятием 8». Партнером по автоматизации стал Внедренческий центр «Раздолье».

Решение

Работы начались в сентябре 2008 года. Для реализации проекта была сформирована рабочая группа, состоящая из консультантов ВЦ «Раздолье» и ведущих специалистов «Белой Дачи Цветы». Изначально было принято решение максимально использовать возможности типовой конфигурации «1С:Управление производственным предприятием 8», поэтому доработки системы относились лишь к сервисным функциям, а, значит, не осложняли типовое обновление конфигурации. Специалистами ВЦ «Раздолье» была осуществлена интеграция «1С:Рарус Магазин 1.0» и программного комплекса «1С:Управление производственным предприятием 8», перенесены остатки из устаревших информационных систем по основным объектам учета (товары, взаиморасчеты, НЗП, ОС, РБП, НМА). В результате реализации проекта количество информационных баз сократилось с семи до одной, что многократно уменьшило трудозатраты по ведению документооборота по внутригрупповым движениям.

Было довольно комфортно работать с компанией «Белая Дача Цветы». Постоянное внимание к проекту со стороны Заказчика позволило решать все возникающие проблемы в самом оперативном режиме, что и дало возможность реализовать проект внедрения в точно назначенный срок. Приятно видеть, что в настоящее время использование программы позволяет нашему Заказчику не только не терять рыночные позиции, но и активно развиваться.

Светлана Кокушева консультант ВЦ «Раздолье», руководитель проекта внедрения

Решение задачи в деталях

Важной задачей при внедрении информационной системы в «Белой Даче Цветы» было повышение эффективности работы менеджеров по продажам. Для этого специалистами Внедренческого центра «Раздолье» был усовершенствован инструмент «Рабочее место менеджера», в результате чего сотрудники отдела продаж получили возможность в едином интерфейсе:

формировать предварительные заявки от потенциальных покупателей на приобретение продукции до начала сезона,
получать оперативную информацию о количестве продукции в планируемом свободном остатке, ограничивая объем заявки утвержденным планом производства;
обрабатывать (подтверждать, корректировать, отменять) полученные ранее заявки от клиентов в соответствии с фактическими данными о выпуске продукции,
контролировать остатки в разрезе периодичности выходов продукции и отражать факт отгрузки продукции клиентам.

В рамках автоматизации кадрового учета и расчета заработной были решены такие задачи, как:

перенос данных из «1С:Зарплата и кадры 7.7», где прежде осуществлялся учет кадров и расчет заработной платы;
доработка типовой конфигурации в соответствии с методологией ведения учета, принятой в организации Заказчика;
обучение сотрудников организации Заказчика;
ввод системы в опытно-промышленную эксплуатацию.

Результаты

Оперативная и квалифицированная работа проектной группы позволила уже с 10 января 2009 г запустить систему в промышленную эксплуатацию на 50-ти рабочих местах. Важнейшим условием успеха проекта являлся постоянный контроль над ходом выполнения плана работ. Еженедельно руководители проекта с обеих сторон проводили оперативные советы, которые на этапе опытной эксплуатации превратились в тщательный анализ работы всех пользователей в системе.

В результате проекта автоматизации в ООО «Белая Дача Цветы» были внедрены новые бизнес-процессы, позволяющие различным подразделениям вести планирование продаж под конкретный период выхода растений, автоматически составлять план производства по всему предприятию, рассчитывать объемы и сроки потребностей в материалах с учетом заложенных норм расхода и времени выращивания растений.

Мы расцениваем внедрение единой информационной системы как своевременные инвестиции в стабильное развитие бизнеса. Наша компания – это живой организм. Чтобы она работала без сбоев, как часы, у нас должен быть инструмент, с помощью которого мы оперативно, в режиме он-лайн можем оценивать различные показатели, характеризующие здоровье компании. Особенно важно это стало в период кризиса, когда постоянный контроль продаж, затрат и дебиторской задолженности с помощью программы позволяет нашему предприятию не только выживать, но реализовывать инвестиционные проекты

Татьяна Дубровская финансовый директор ООО «Белая Дача Цветы»

Итоги проекта

Одна из основных задач, поставленная Клиентом при внедрении, - учет плановых и фактических данных в разрезе сезонных периодов выпуска растений, расчет себестоимости выпуска растений независимо по каждому выпуску – была реализована с использованием типовых объектов аналитики системы: «Серии номенклатур», «Заказы на производство», «Подпериоды планирования. Использование данного функционала решения «1С:Управление производственным предприятием 8» позволило реализовать специфику сезонности и консолидировать данные различных отделов в единой информационной базе, отказаться от ручных расчетов по составлению плана производства и план-фактного анализа (продаж, выпуска продукции и себестоимости каждого «выхода»). Это позволило руководству предприятия еще до начала сезона анализировать подготовленные планы на исполнимость и оперативно реагировать на изменение рыночной ситуации. Специалистами ВЦ «Раздолье» в рамках проекта была реализована возможность сквозного планирования в системе: от плана продаж к плану производства и закупке сырья.

В рамках проекта были автоматизированы следующие виды задач: