Документооборот, Электронный архив

Решение задач электронного документооборота

Одно из наиболее востребованных современных направлений автоматизации предприятий это создание системы электронного документооборота (СЭД).

Причем, под СЭД понимается и движение документов между сотрудниками различных подразделений, и, часто, и реализация различных бизнес-процессов взаимодействия сотрудников. Часто к системе электронного документооборота так же относят и управление поручениями и контроль исполнительской дисциплины.

Наиболее формализованной частью СЭД является работа с официальными документами (канцелярия).

В рамках построения общей информационной системы на предприятии важным является интеграция движения документов с ERP-системой – это позволяет создать бесшовный вариант автоматизации, когда части бизнес-процессов (например, согласование финансового документа) взаимодействуют с объектами ERP-системы, отражая изменение управленческой информации параллельно с изменением статуса документа или бизнес-процесса.

Наиболее удобным вариантом создания СЭД является автоматизация на базе “1С:Документооборот 8” (ПРОФ- и КОРП-версий). Реализованные на единой платформе “1С:Предприятие 8” программы “1С:Документооборот” и “1С:Управление производственным предприятием 8” (1С:УПП) для пользователей могут представлять единый интерфейс работы с единой информационной системой.

Часто создание архива финансовой документации является отдельной задачей в рамках проектов автоматизации. В этом случае каждый необходимый документ ERP-системы “1С:Управление производственным предприятием 8” по кнопке может связаться с электронной копией бумажного документа. Это позволяет значительно повысить удобство работы с финансовыми документами в ERP, ускорить процессы взаимных сверок и просто поиска нужных документов.

В проектах автоматизации на базе «1С:Документооборота» можно выделить несколько особенностей:

При автоматизации канцелярии важным является наличие на предприятии Положения по документообороту или аналогичного нормативного документа, описывающего правила работы с различными типами документов.
При автоматизации различных бизнес-процессов (согласование, распоряжение и т.д.) важно понимать, что не существует универсальных процессов, работающих одинаково на различных предприятиях, а, значит, нужно быть готовым к тому, что прежде, чем запускать проект автоматизации нужно описать эти процессы на предприятии.
Поскольку, часто, проекты автоматизации документооборота охватывают многие подразделения, очень важным фактором успеха таких проектов является высокий статус Руководителя и(или) Куратора проекта со стороны предприятия. Это позволяет оперативно решать задачи взаимодействия подразделений.

Подробное описание технологии реализации проектов представлено в разделе Внедрение бизнес-приложений.

Электронный архив

Современная компания при работе с финансовыми документами сталкивается с рядом проблем:

в организации накапливается огромное количество документов:
- счет идет на сотни тысяч и миллионы
- на поиск документов тратятся часы
- документы теряются
- на хранение документов уходит много места, бумаги, трудозатрат
организация проходит международный и отечественный аудит:
- нужно обеспечить предоставление запрашиваемой информации
- требуется быстрое получение выборок документов
организация имеет распределенную структуру:
- нужен доступ к документации филиала

Решением подобных проблем является создание Электронного архива финансовой документации.

Электронный архив – это программно-аппаратный комплекс, обеспечивающий структурированное хранение документов в электронном виде.

Электронный архив финансовой документации обеспечивает централизованный учет и хранение электронных образов первичных финансово-экономических документов, договоров и прочих документов, имеющих отношение к финансово-экономической деятельности предприятия.

Преимущества электронных архивов по сравнению с обычными бумажными:

удобный и быстрый поиск документов
мгновенная выборка документов по заданным параметрам
высвобождение офисных площадей от накопившихся документов
защита документов от безвозвратной утраты или повреждения
четкое разграничение доступа к документам
быстрая отправка копий документов
возможность одновременного обращения к документу любого количества уполномоченных пользователей

Электронный архив реализуется на базе конфигурации «1С:Документооборот 8».

«1С:Документооборот 8» позволяет выполнять потоковое сканирование с одновременным прикреплением отсканированных файлов к карточкам документов:

для этого на каждый документ наклеивается шрихкод
шрихкод распечатывается из карточки документа и наклеивается на первую страницу соответствующего бумажного документа
документы с наклеенными штрихкодами загружаются в потоковый сканер
в ДО8 запускается обработка, которая принимает отсканированные изображения, распознает штрихкод, находит карточку по штрихкоду и прикрепляет скан-копию к найденной карточке

Прочие возможности: