Подготовка к автоматизации закупок до внедрения программ "1С:предприятие 8"

Загрузка...

(495) 229 44 04 Заказать звонок

mail@razdolie.ru Написать нам

Заказать демонстрацию 1С:ERP

Расчет стоимости внедрения Заказать демонстрацию 1С:ERP

Подготовка к автоматизации закупок до внедрения программ «1С:Предприятие 8»

Статья будет полезна специалистам, которые управляют процессами закупок на предприятиях, а также – сотрудникам ИТ-служб, которые участвуют в проектах внедрения таких сложных программ как «1С:ERP Управление предприятием 2» («1С:ERP 2» / «1С:ЕРП») или «1С:ERP Управление холдингом» («1С:ERP УХ» / «1С:ЕРП УХ»), а также других ERP-систем на базе платформы «1С:Предприятие 8», предназначенных для комплексного управления ресурсами предприятий.

Обозначим, что в данной статье Вы получите только базовые знания по автоматизации закупок в компаниях, представления о точках сложности. Однако они помогут понять, какие процессы оказывают значительное влияние на эффективность управления закупками, что стоит включить в контур автоматизации, почему стоит применять процессный подход при сборе и формализации требований по проекту внедрения, и как правильно выстроить план дальнейших действий, оценить квалификацию специалистов при выборе подрядчика по проекту внедрения продукта «1С:ERP Управление предприятием 2».

Почему так часто возникают проблемы в процессе автоматизации закупок и запасов?

По нашему мнению, проблемы с эффективной автоматизацией данного бизнес-процесса в компаниях связаны с тем, что к закупкам сложилось отношение как к относительно простому набору действий. Однако при внимательном рассмотрении оказывается, что материально-техническое обеспечение (МТО) представляет собой сложный комплекс, который затрагивает все подразделения предприятия.

В нашей практике на старте проектов комплексной автоматизации на базе информационной системы «1С:ERP Управление предприятием 2» разговор об автоматизации закупок часто начинается с вопроса обеспечения предприятия сырьём и материалами для производства, товарами для продаж [эти области справедливо считаются самыми болезненными точками в закупочной деятельности], а приходит к тому, что выясняется: значимая часть потерь для компании кроется в неочевидных прямых и косвенных издержках, например, в закупках работ и услуг, в размытом формулировании статей расходов и пр. Эффективная автоматизация требует выстраивания процессов закупочной деятельности, которые распространяются на все подразделения предприятия и многие бизнес-процессы.

Рассмотрим подробнее, почему закупки нельзя автоматизировать изолированно от других процессов предприятия, какие внутренние и внешние факторы влияния следует учитывать на старте внедрения различных программ на базе платформы «1С:Предприятие 8».

Закупочный процесс

Правильно было бы рассматривать закупки в компании как комплексный процесс, состоящий из 4-х этапов, в которые входят:

1. Планирование закупок

2. Подготовка

3. Осуществление

4. Завершение обязательств

С какими бизнес-процессами пересекаются эти 4-ре этапа?
Планирование закупок в компании связано с бюджетированием, управлением нормированием, инвестициями, номенклатурой, запасами, договорной работой, взаиморасчётами, качеством, взаимоотношениями с поставщиками.

На каждом из этапов бизнес-процесса есть ряд процедур, которые важно выстроить правильно. Чтобы это сделать, следует определить, какие входные данные должны к нам попасть, какие результирующие документы должны в результате появиться и куда эти данные должны быть переданы, чтобы другие подразделения предприятия могло своевременно ими воспользоваться. Методологию, алгоритмы важно разработать до старта непосредственных работ по внедрению системы «1С:ERP Управление предприятием 2».

записаться на аудит

Исследовать организацию закупок и выявить проблемы предприятия

До разработки методологии внедрения системы автоматизации важно определить, какие проблемы существуют в закупочной деятельности предприятия. Перечислим те из них, которые встречаются в нашей практике при внедрении «1С:ERP Управление предприятием 2» наиболее часто.

Во многих компаниях исторически сложилась ситуация: подразделения закупок по сути изолированы от других подразделений предприятия, встречи между их представителями носят редкий эпизодический характер, не выстроены прочные регулярные горизонтальные связи. В таком случае закупщики не обладают полной и достоверной информацией о приоритетах, планах, объёмах закупок, которые, к слову, могут с течением времени ещё и изменяться. Если регулярная полноценная связь между закупщиками и другими подразделениями предприятия отсутствует, будут происходить накладки, которые сказываются в конечном итоге на работе всего предприятия. К примеру, без эффективно налаженной связи закупщиков с производством будут складываться ситуации, при которых на производстве не знают, к примеру, о таких важных вещах как задержки дальних поставок.

Поручение подготовки договоров специалистам, которые не являются экспертами в их составлении, – третья проблема в организации процесса закупок. Если подготовку проекта договора поручают производственному подразделению или конструкторам, стоит ждать проблем, поскольку их представители не является юристами и не обладают экспертными знаниями, позволяющими должным образом оформлять договора. В лучшем случае дело затянется, поскольку договор в процессе согласования будет тормозиться в связи с необходимостью внести в него правки, что потянет за собой затягивание сроков закупок. В худшем случае – в договоре могут быть не учтены важные детали, что может повлечь различные потери для предприятия.

ВДругая частая проблема: размытие или дублирование ответственности за закупочные процессы. В таких случаях часто возникает проблема сведения всех закупок в единый план, бюджет.

Ещё один штрих к неэффективному способу организации материально-технического обеспечения в компании – спонтанные, незапланированные закупки, которые приводят к появлению излишков и неликвиду на складах.

Для того, чтобы выяснить, какие именно проблемы существуют на предприятии стоит внимательнее присмотреться к самому закупочному процессу. Давайте рассмотрим из каких этапов он состоит, и как мы должны его выстроить, чтобы предупредить вышеперечисленные проблемы и создать эффективную систему закупок в «1С:ERP Управление предприятием 2» или других программах ERP-автоматизации.

Бизнес-процессы, которые должны быть затронуты в процессе автоматизации закупок в программах «1С:Предприятие 8»

В процессе закупок у нас есть «спорные территории», процессы, которые пересекаются с бизнес-процессами в других областях.

Так, к примеру, при планировании закупок в компании мы сталкиваемся с необходимостью согласовывать бюджет расходов на закупку, и следовательно встречаем пересечение с процессом бюджетирования, а в случае заключении договора с поставщиком сталкиваемся с бизнес-процессом по организации договорной деятельности.

Примечание:
В нашей практике крайне часто встречаются ситуации, при которых для налаживания процесса управления закупками нам приходится полностью проанализировать, перестроить, уточнить процесс управления договорами в части подготовки, согласования, контроля исполнения.

В части оплаты поставщику происходит пересечение материально-технического обеспечения с бизнес-процессами по казначейству: здесь и согласование заявок на платёж, и отнесение расходов по статьям затрат, и другое.

При приёмке на склад «спорная территория» образуется с процессом управления складом. Здесь мы должны обеспечить регистрацию поступления ТМЦ на склад, регистрацию партий/серий, дат поступления и сроков годности в случае, если нам важно иметь в виду эти показатели, нужно отследить перемещение и хранение ТМЦ между складами.

Первое, чем нужно заниматься на начальной стадии проекта автоматизации, внедрения таких комплексных решений на базе платформы «1С:Предприятие 8» как «1С:ERP Управление предприятием 2» или «1С:ERP Управление холдингом» – это выстраивать сквозные связи процессов закупки со всеми взаимосвязанными бизнес-процессами как на уровне организации, так и на уровне автоматизации.

Первые шаги, которые мы должны сделать при подготовке к внедрению «1С:ERP Управление предприятием 2»:

Определить какие процессы материально-технического обеспечения есть на предприятии, из каких этапов они состоят.

Определить, какие требования к процессам МТО предъявляют другие подразделения, государство, головная компания: какие данные нужно учитывать и контролировать при этом в системе, по каким правилам

Сформировать техническое задание по настройке типового решения на базе «1С:Предприятие 8» и по его доработке.

Следующие шаги относятся непосредственно к автоматизации:

Определить, какие инструменты информационной системы «1С:ERP Управление предприятием 2» обеспечат выполнение требований к автоматизации бизнес-процесса закупок.

Определить, что потребуется настроить в типовой системе, а что доработать в случае необходимости.

Найти оптимальные технические возможности выполнить настройки, доработки и при этом обеспечить целостность изменений

Когда начинать автоматизацию закупок – преждевременно

Ошибочно ожидать, что автоматизация в каких-то из версий программы «1С:ERP Управление предприятием 2» сама по себе решит проблемы, связанные с материально-техническим обеспечением, хотя решение – многофункционально, и продукт предоставляет много возможностей для управления предприятием.

До внедрения ПО необходимо выявить препятствия для эффективной настройки закупочного процесса и наметить пути их устранения.

Особенности закупок, указывающие на преждевременность автоматизации:

Во-первых, сплошь и рядом на предприятиях закупки планируют исходя из заявок и статистики прошлых периодов. Это приводит в итоге к тому, что закупается либо больше, либо меньше, либо не то, поскольку цели предприятия и стратегия меняются, отпадают одни потребности и возникают другие.

Во-вторых, закупки могут быть не сгруппированы. В результате мы не получаем выгоды там, где могли бы выиграть в цене, покупая товар или услуг более крупным оптом, не экономим на доставке.

В-третьих, статичность бизнес-процесса в том случае, когда планы изменились. Если процесс не пересматривается вслед за изменением планов предприятия, в большой вероятностью мы получим неликвиды и необеспеченность важных потребностей.

И четвёртое: неверное планирование и контроль закупок под инвестиционные проекты. Это отдельная история. Инвестиционные закупки должны идти особым образом с обособлением бюджета и жёстким контролем целевого финансирования, вместо этого к их планированию и финансированию часто применяют типовой подход, что приводит к кассовым разрывам и необеспеченности важных потребностей.

Уделить внимание системе регламентирования закупок

Разберёмся, почему в бизнес-процессе закупок должны быть установлены строгие порядки и как они влияют на эффективность.

Отсутствие чётких правил планирования и выполнения закупок, контроля результатов, недоведение до других подразделений смежных планов производства или продаж, нерегламентированные согласования договоров, отсутствие системы регламентирования становятся причиной срывов сроков поставки.

Отсутствие системы обособления и резервирования ТМЦ под контракт клиента приводит к невыполнению обязательств перед клиентом.

В случае, если изменения документации не регламентируются и не доводятся до других, это становится причиной накопления неликвидов.

Несвоевременное информирование заказчиков ТМЦ об изменениях сроков поставки, отклонениях приводит к появлению срыву планов предприятия.

Помимо внутренних факторов в системе регламентирования нужно учесть и внешние. Такие шаги обычно сложны и требуют привлечения консультантов. К одним из них, к примеру, относится требования к предприятию от государства вести деятельность со строгим регламентированным учётом, здесь потребуется учитывать законодательные ограничения. Ещё один фактор внешнего влияния – подчинённость головной компании. Многие предприятия сейчас работают в составе холдингов, от которых также могут поступать распоряжения, требования по методологии закупок, ограничивающие закупочную деятельность. Если принятая выше методология не оптимальна, нужно гармонизировать эти требования.

Все вышеперечисленные проблемы должны быть учтены в процессе, а их предупреждение должно быть предусмотрено в плане автоматизации в «1С:ERP Управление предприятием 2» и подкреплено соответствующими настройками/доработками в системе, контролирующими, предупреждающими невыполнение регламентированных процессов.

Меры для повышения эффективности закупок

Перечислим основные меры для повышения эффективности материально-технического обеспечения на предприятии.

Важно, чтобы процесс закупок регулярно проверяли на своевременность и целесообразность.
Должны быть выстроены лимиты, бюджета на закупку как по подразделениям предприятия, так и по видам номенклатуры. В противном случае бюджет будет расходоваться неоптимально [частая ситуация: расходы на срочные заявки далеко не всегда обоснованы, просчитаны, и на выходе получаются излишки в запасах и неликвиды].
Задания по закупкам должны проходить проверку другими службами для того, чтобы исключить закупку излишних товаров или услуг.
Формулировка техзаданий по закупкам должна быть очень чёткая, дающая представление о важных характеристиках, которыми должен обладать товар или услуга, с учётом ценовых рамок, условий сервисного сопровождения. В противном случае мы можем приобрести товар, который не будет отвечать требованиям к нему, что повлечёт за собой дополнительные расходы.
Без строго обозначенных правил по выбору поставщиков всегда будет существовать вероятность неоптимального выбора, который повлечёт за собой различные проблемы. Имеет значение и кто проводит исследование по рынку поставщиков, насколько хорошо исследован рынок: известны условия по 3-м поставщикам или проведён анализ всего рынка.
Процесс закупок должен включать в себя и процедуру контроля брака с последующим информированием причастных подразделений, в противном случае предприятие может неожиданно получить необеспеченность запасами.

А нужна ли Вам 1С?

И если да, то какая программа именно? А точно ли она решает именно Ваши задачи?

Иногда требуется мнение специалиста, чтобы разобраться. Мы проконсультируем бесплатно. И вы можете не опасаться нашей заинтересованности. Наше кредо: честность в отношениях с первого шага.

Консультация

8(495)229-44-04

Распространённые ошибки в МТО

В закупочном процессе могут присутствовать порядки, которые на первый взгляд нельзя назвать ошибками, однако при ближайшем рассмотрении выясняется, что они значительно снижают эффективность предприятия.

Обратить внимание стоит на следующее:

Предприятие использует статьи затрат, определённые расплывчато, типа «Прочее». Подобные статьи становятся поводом для включения в них множества излишних затрат

Ведение статистики закупок ведётся по данным регламентированного учёта или другого вида учёта, которые не отвечают целям управления предприятия, что приводит к некорректному расчёту и планированию показателей.

Одна и та же номенклатура ТМЦ вносится в систему под несколькими названиями, и в системе не используются настройки для их взаимосвязи. В результате возникает путаница в процессе закупок, оформления документов, пересортица, избыточные закупки.

Работа над ошибками проведена, что дальше?

Не рассчитывайте на то, что в продуктах «1С:Предприятие 8» вы найдёте готовые решения, подходящие именно для бизнес-процессов вашего предприятия. Каждое предприятие даже в пределах одной и той же отрасли обладает своей спецификой, имеет свои отличия от других предприятия. Поэтому функционал, развёрнутый в решениях «1С», в том числе – в специализированных, потребует определённых доработок.

Привлечение консультанта с высоким уровнем квалификации и ценным опытом – правильное решение для предприятия, которое планирует внедрение сложных систем наподобие «1С:ERP Управление предприятием 2». Специалист поможет определить слабые места вашего МТО и наметить пути правильной настройки процесса закупок.

Однако сделать первые шаги в этом направлении можно попробовать и самостоятельно. Даже в случае, если специалисты не справятся с поставленными задачами, то размышление над ними поможет им лучше понять планы автоматизации и позже, когда внедрение будет проходить с участием команды внедрения от подрядчика, подойти к их решению более осознанно.

5 задач для успешной автоматизации закупок:

Сегментировать номенклатуру. Создать отдельные алгоритмы работы по планированию и закупкам.

Сформулировать адекватные алгоритмы для определения нормативов потребления, лимита запасов, объёма закупок.

Разграничить зоны ответственности, обозначить точки контроля и анализа эффективности процессов.

Унифицировать и стандартизировать выполнение схожих этапов, задать единые форматы документов.

Гармонизировать внешние условия, ограничения типа требований федеральных законов, требований по гособоронзаказу или головных предприятий с индивидуальными потребностями конкретного предприятия.

Статья подготовлена с использованием лекционных материалов руководителя консалтинговой практики ВЦ «Раздолье» Елены Ивановой (Буравлёвой).

Больше статей о подготовке к внедрению «1С:ERP Управление предприятием 2» и других программ на базе платформы «1С:Предприятие 8» – на страницах Блога.

Изучить описание программ, информационных продуктов и услуг, цены и условия покупки можно найти в разделах:

Универсальные программные продукты «1С» Отраслевые программные продукты «1С» Услуги по автоматизации бизнес-процессов

Оставить заявку на экспресс-анализ

В случае, если Вам требуется консультация специалистов по продуктам или внедрению информационных систем фирмы «1С», свяжитесь с нами по телефону, указанному на сайте, с помощью мессенджеров или оставьте заявку в форме обратной связи.

Получить консультацию

Заполните форму, и наш специалист свяжется с вами в течение 1 часа в рабочее время.