Автоматизация предприятий с проектным позаказным производством на 1С:ERP

За чуть более чем два последних десятилетия с момента распада СССР произошли значительные изменения в деятельности производственных предприятий Российской Федерации связанные с отказом от плановой экономики, уменьшением госзаказа, выводом существенной части промышленности в Китай. Итогом данного процесса стало то, что на уровне малого и среднего бизнеса часто встречающимся видом промышленного предприятия стали компании с проектной позаказной деятельностью.

Что можно сказать о таком предприятии:

• Практически нет регулярного плана продаж и, как следствие, нет регулярного плана производства и закупок или эти планы весьма краткосрочны и/или изменчивы.
• Закупки и производство ведутся в основном под конкретные заказы клиентов.
• Заказы клиентов во многом уникальны (по номенклатуре или и по её количеству).
• В процессе выполнения заказа высока доля накладных затрат на предпродажную, конструкторскую и прочую деятельность, связанную с организацией производства уникального заказа клиента.

Все эти признаки в той или иной степени присутствуют у всех предприятий, ведущих проектную позаказную деятельность. И эти признаки зачастую оборачиваются серьезными проблемами в работе таких предприятий.

Кроме того, в условиях кризиса рынок сократился, конкуренция выросла и, как следствие, маржа снизилась. Если раньше предприятие могло позволить себе быть не эффективным, то теперь это может привести к банкротству и быстрому закрытию предприятия.

В этих условиях многие собственники начали серьезно задумываться, как повысить эффективность своего бизнеса и вернуть себе прежнее положение на рынке. Одним из путей решения является автоматизация предприятия, ведущая к повышению мобильности процессов протекающих в компании, сокращению накладных затрат, росту удовлетворенности клиентов. Но хотелось бы сразу предупредить, что этот путь не является некой «серебряной пулей», которая в состоянии решить все проблемы. Путь автоматизации предприятия зачастую сопряжен с реорганизацией самого бизнеса, когда автоматизируется не то «как есть», а вначале вырабатывается стратегия «как нужно», а процесс автоматизации позволяет закрепить новые правила работы что называется «в железе».

В моей статье я приведу основные проблемы, возникающие у проектного позаказного бизнеса и покажу, как их можно решить на примере выполненных нами проектов автоматизации.

Одной из главных проблем является отсутствие регулярного плана продаж: если нет плана продаж, то нет плана производства; нет плана производства — нет плана закупок, а если нет плана закупок, то мы не можем оперативно выполнить заказы клиентов. Желающих работать с нами становится меньше и это делает бизнес ещё более непредсказуемым.

К тому же, ограничением является не только закупка, но и наличие достаточного количества работников для выполнения заказов: хорошо, если в вашем бизнесе основным ресурсом являются грузчики, состав которых можно пополнить достаточно быстро. А если это сварщики или токари, или любые другие квалифицированные специалисты — их не так просто найти, их нужно «срабатывать» в бригады. То есть, мгновенно людей не наберешь и заказ не выполнишь.

Данная проблема в целом не имеет решения только в виде автоматизации. Зачастую нужно переосмыслить сам подход к нахождению новых клиентов, выстроить цепочку прохождения сделки, анализировать узкие места данной цепочки и оперативно их «расшивать». И программа может в этом существенно помочь (дальнейший рассказ относится к решениям 1С из современной линейки программных продуктов: 1С: ERP Управление предприятием 2, 1С: Управление торговлей 11, 1С: Комплексная автоматизация 2).

В новых продуктах «1С» появился достаточно мощный модуль CRM. По функционалу он мало уступает решениям ведущих западных конкурентов. Проектную позаказную работу в данном модуле можно организовать следующим образом:

В программе фиксируется информация, обо всей предпродажной деятельности предприятия используя механизм так называемых «Взаимодействий». Под взаимодействием подразумеваются встречи с клиентами, переписка, телефонные переговоры и прочие события «взаимодействий» с потенциальным заказчиком. Взаимодействия могут вноситься «на основании» друг друга, выстраивая цепочки событий по продвижению продуктов компании. Во взаимодействии можно отразить результат проведенной встречи, прикрепить какие-то внешние файлы (скан копии запросов клиента), составить план будущих встреч и мероприятий. Также в программах предусмотрено использование встроенного почтового клиента, таким образом можно хранить всю необходимую информацию о контактах с заказчиками в одном месте.

Всё это позволяет руководителю отдела продаж в удобной форме анализировать деятельность его подчинённых, понимать, чем они заняты, с какими клиентами они работают, увидеть какой общий объем потенциального рынка продаж. Хорошо выстроенная система взаимодействий позволяет решить массу проблем отдела продаж — вплоть до возможности оперативно «перехватить» и продолжить работу менеджера, который собрался уволиться.

Минусом является некоторое «бюрократизирование» процессов продаж. Но это условный минус: зачастую о бюрократии говорят те сотрудники, которые плохо выполняют свою работу («диванные» продавцы, которые не выезжают на встречи и не ищут новых клиентов). Или же они скрывают какие-то сведения от своего работодателя (считая, например, клиентскую базу своей собственностью).

После того как встречи и переговоры привели к появлению конкретного запроса от потенциального клиента, предлагается фиксировать в программе «Сделку с клиентом». Что такое сделка в понимании программы: это некий маршрут состоящий из неких действий, которые должны быть совершены сотрудниками предприятия для того чтобы потенциальный запрос клиента превратился в реальную продажу. Например, в процессе отработки запроса клиента мы готовим конструкторскую документацию, готовим коммерческое предложение, согласуем его вначале внутри нашей организации у разных инстанций (закупщиков, производственников, финансистов), затем согласуем с клиентом, готовим проект договора, опять согласуем его, подписываем договор, выполняем обязательства по договору, контролируем финансовые условия (наличие аванса и оплаты от клиента), завершаем сделку, собираем послепродажную статистику и рекламации от клиента. Такой вот длительный процесс, в котором могут участвовать иногда десятки сотрудников (без учета сотрудников производства).

Все эти этапы нужно контролировать, так, чтобы они не превратились в узкие места, которые препятствуют работе всей организации. И как итог в программе видно на каком этапе находится каждая сделка, что дает возможность составить план обеспечения проекта в материальных и трудовых ресурсах. И позволяет видеть потенциальный денежный поток — планировать поступление и расход денег, хотя бы в общих величинах. Всё это в программах 1С есть и достаточно хорошо реализовано (о возможностях настройки в программах разнообразной отчетности я расскажу чуть ниже).

Особым видом сделок в программах 1С являются так называемые «процессные сделки», при запуске которых в работу стартует бизнес-процесс продажи, который оперативно формирует в программе для нужных исполнителей задачи. Задачи содержат в себе краткие инструкции по действиям, которые необходимо выполнить, также к задаче может быть прикреплен документ системы, который является результатом выполнения, например на этапе подготовки коммерческого предложения сотрудник создает необходимый документ в программе и фиксирует его в задаче. Без выполнения нужных действий задача не может быть завершена. Всё это сопровождается отсчетом времени исполнения задачи. То есть, в рамках современной линейки программных продуктов 1С, мы имеем полноценную workflow систему, которую при необходимости можно легко кастомизировать под особенности любой компании.

Кроме того, что сделка может контролировать процесс исполнения заказа клиента, с помощью данного механизма можно реализовать проектное управление, похожее на работу с MS Project (правда здесь требуются определенные доработки типового функционала или установка и интеграция программного обеспечения -«1С:Документооборот», в котором присутствует данный функционал). В сделке можно фиксировать план будущего проекта, его сроки и назначать ответственных за задачи, а потом контролировать исполнение поставленных задач. С помощью данного механизма можно автоматизировать процессы продажи проектов, которые не имеют стандартного маршрута исполнения, как это бывает в случае процессных сделок.

Ну и из приятных и полезных мелочей, которые есть в сделках: можно фиксировать и анализировать в программе каналы из которых новые клиенты узнают о предприятии, можно создавать архив внешних документов в привязке к сделкам (например архив чертежей), можно фиксировать участников сделки (потенциальных конкурентов, поставщиков, подрядчиков и пр.), анализировать окружение сделки (определить круг лиц принимающих решение по сделке), можно определить «обособленно обеспечение» по сделке (обособленные закупки) — но об этом чуть позже.

Бюджет проекта, о котором я писал выше, является зачастую не самым сложным документом по пути от исходного запроса клиента до обоснованного коммерческое предложение. До того момента пока появится бюджет проекта у Вас на руках должна быть готовая конструкторская документация, чтобы получить спецификацию на изготовление продукции. А так как проектная деятельность подразумевает производство уникальных конструкций, то конструкторская документация будет тоже уникальной (или иметь высокую степень новизны).

Для разных предприятий рабочее место конструктора тоже разное — кто-то рисует в автокаде и компасе, кто-то в специлизированном софте от производителя оборудования, кто-то на бумаге. И достаточно часто сводят все формулами в Excel. Из практики при оформлении коммерческого предложения 70−80% времени уходит на разработку и согласование конструкторской документации и перенос её в 1С. Иногда эта работа делается многократно (когда клиент вносит изменения в требования к проекту). То есть налицо узкое место, которое нужно автоматизировать.

Что я могу здесь посоветовать из своего опыта: работая на Волгоградском судостроительном заводе, мне приходилось интегрировать CAD программы и 1С для выгрузки материальных спецификаций. Это очень ускорило обсчет проектов. В другом проекте мы интегрировали 1С и конструкторское программное обеспечение производителя для проектирования изделий микроэлектроники. Результат крайне интересный — время работы конструктора и технологов сократилось на порядок, появились библиотеки типовых изделий в 1С, которые не требуют обращения в программное обеспечение производителя.

Любой продукт 1С содержит массу способов для интеграции с любой системой — главное чтобы на стороне интегрируемого с 1С программного продукта был специалист способный объяснить интерфейсы обмена или хотя бы дать описание структуры базы данных.

В дополнение хотел бы привести интересный пример автоматизации конструкторской работы в 1С. Предприятие производит промышленные теплоизоляционные конструкции. При их создании используются типовые детали, но в зависимости от объекта монтажа их комбинация может сильно разниться. Вся конструкторская деятельность на предприятии была сведена к работе с таблицами Excel, где были созданы шаблоны «условно-типовых» конструкций, куда подставлялись параметры реального объекта (габариты крана, параметры здания и т. д.), на выходе появлялась материальная и трудовая смета проекта. Изначально предполагалось, что мы перенесем эти таблицы в 1С в виде соответствующих обработок, но в процессе выяснилось, что мы ухудшаем мобильность системы: могут появляться новые материалы, могут появляться новые «условно-типовые конструкции», сами конструкции могут чуть меняться. В Excel это было сделать просто, а в 1С это требовало существенной работы программиста. В итоге мной было принято решение отказаться от идеи тотального переноса, а сделать лишь интерфейс к таблицам Excel. То есть 1C при запуске считывает из таблиц Excel настроечные данные условно-типовых конструкций, затем пользователь вводит необходимые параметры конкретной конструкции в 1С, 1С открывает нужную таблицу Excel c конструкцией, устанавливает там нужные данные, получает посчитанные величины и формирует в 1С ресурсные спецификации на объект. Работа упростилась настолько, что рядовой менеджер сам может предварительно рассчитывать тот или иной объект, не отвлекая конструктора. Скорость подготовки КП выросла в разы.

Предположим, предприятие получило долгожданный контракт и его нужно исполнять, при этом за счет высокой конкуренции на рынке у заказа небольшая маржинальность и «жесткие» сроки исполнения. Чем здесь может помочь программа (рассказ буду вести на примере конфигурации 1С: ERP 2)?

Укрупненно исполнение любого заказа можно описать следующим образом:

Требуется закупить и доставить необходимые материалы, детали и оборудование, требуется привлечь на работу необходимый персонал или найти субподрядную организацию, требуется изготовить нужную продукцию и доставить её клиенту, требуется оперативно контролировать денежный поток по сделке.

При этом весь происходящий на предприятии документооборот по сделке должен быть понятен, обоснован и прост.

• На основании сделки мы создаем заказ клиента, который содержит перечень товаров и услуг который мы должны предоставить заказчику по договору. Для нужных товаров мы можем указать «обособленное обеспечение». Обособленное обеспечение означает, что закупки и производство будут вестись адресно под конкретный заказ и просто так передать материалы или выпущенную продукцию на другие заказы будет невозможно. Также обособленное обеспечение позволяет отслеживать судьбу любого товара, который закуплен этим способом и прослеживать весь маршрут его движения на предприятии. Таким образом, мы предотвращаем нецелевое использование ресурсов предприятия, когда что-то приобретается под один заказ и потом, «втихомолку», передается на другие, менее важные проекты. Также данный механизм позволяет избежать «зависание» на складе дорогостоящего неликвида — например, оборудования, которое было привезено непонятно под какую сделку, и теперь непонятно что с ним делать.

То есть направление закупок предприятия при правильном использовании ERP выстраивается в четкую систему, которая позволяет контролировать: что требуется, что уже закуплено, когда прибудет на склад, сколько времени на складе находится, когда будет отгружено заказчику.

Также, из практики, не всегда возможно закупать товары строго под заказ клиента, причин много: это длительное время доставки товара от поставщика или дороговизна мелкой партии закупки и т. д. То есть иногда удобнее формировать некий минимальный резервный запас товара на складе и при его достижении производить его пополнение. В решениях 1С есть целая подсистема товарно-материального обеспечения предприятия, которая позволяет настроить произвольные шаблоны закупок. Эти шаблоны (схемы обеспечения) будут автоматически просчитываться программой и пользователю в удобной форме будет представлена консолидированная потребность в товарах и материалах, которую он легко превратит в нужный вид заказа (заказа поставщику, заказа на производство, заказа на перемещение). В рамках данных схем обеспечения можно задать для товара или групп товара способ получения товара (покупка, производство), метод пополнения (под заказ или на пополнении), указать резервный запас и метод его расчета и т. д.

• Кроме оперативного поступления товара важна и его цена. Если в процессе подготовки коммерческого предложения по сделке мы получили от закупщиков цену поставщика, то хорошо бы чтобы в процессе исполнения сделки цены на закупаемые материалы соответствовали заявленным или можно было бы оперативно узнать об отклонениях. Для этого в программе предусмотрен механизм фиксации цен поставщиков, который позволяет хранить в программе указанные цены и проверять заказ поставщика и документ поступления товаров и услуг на их соответствие.

В продолжение предыдущего пункта: любые ресурсы предприятия нужно планировать и в первую очередь нужно планировать производственные ресурсы, которые зачастую невозможно мгновенно менять под каждый заказ, и план их использования может оказать как положительное, так и отрицательное воздействие на результат заказа. Как в сроках его исполнения, так и в его финансовом результате. 1С:ERP один из первых продуктов 1С, в котором реализована полноценная подсистема планирования ресурсов предприятия, включая производственные мощности и материальное обеспечение. В качестве примера можно привести АРМ логиста «Обеспечения потребностей» и АРМы диспетчеров производства.

Для логиста существует обработка, где по дням расписан календарь потребностей предприятия в материальном обеспечении, а также из размещенных заказов отражаются даты планового поступления товаров на склад. АРМы диспетчеров производства разделены на две части: рабочее место глобального диспетчера (сотрудника планово-диспетчерского отдела всего предприятия) и рабочее место локального диспетчера (диспетчера-плановика цеха). На глобальном уровне определяется распределение работы по цехам и общая исполнимость заказа к нужной дате, происходит изменение приоритетов заказов для их оптимального исполнения. На локальном уровне диспетчер распределяет работу по конкретным рабочим местам, формируя сменно-суточные задания.

Многие подумают, что такой подход интересен только для крупных промышленных предприятий, но это не так. Из собственной проектной практики могу сказать, что эти АРМы мы использовали для малого предприятия, которое занимается выпуском уникальной рекламной продукции под заказ. Глобальный диспетчер (начальник производства) определял оптимальное время запуска заказов в работу и их исполнимость с учетом сроков выпуска и наличия материалов на складе. Он же (начальник производства) в АРМе локального диспетчера из запущенных в работу заказов формирует дневные задания своим работникам. Все делается очень удобно и достаточно быстро. В качестве интересного варианта использования программы: на проекте нами было принято решение планировать монтажные бригады, как рабочие центры с переменной производительностью — то есть, в зависимости от того, сколько работников будет назначено в ту или иную бригаду, автоматически определяется длительность монтажа рекламной продукции у заказчика, то есть специалист может не только планировать, но и моделировать ситуацию, подбирая нужную производительность бригады.

• Теперь что касается трудовых ресурсов и производственных мощностей: достаточно часто бывает, что заказ срочный, а набрать необходимый персонал оперативно невозможно. В такой ситуации может помочь привлечение к работе субподрядной организации. В ERP достаточно просто можно указать для определенного производственного этапа заказа, что он будет выполняться на стороне. То есть мы можем оперативно перепланировать работу производства, по необходимости выбирая способ производства той или иной партии товара. 1С планирует и дальше развивать данное направление автоматизации, упрощая процесс оформления субподрядных работ, позволяя предприятиям гибко планировать и настраивать свой процесс производства.

• Кроме материальной составляющей есть ещё и деньги — и они не менее, а иногда и более важны. Что здесь предлагает программа: теперь можно вводить график оплаты по сделке (содержащий любое количество этапов), график оплаты увязывается с отгрузкой, и вы не сможете отгрузить не оплаченный товар. Существуют достаточно удобные отчеты, которые позволяют контролировать дебиторскую задолженность, в том числе и по срокам её возникновения и конечно в разрезе наших заказов.

• Ну и результатом любой сделки является полученная прибыль, которую хорошо бы проанализировать на предмет соответствия плановым показателям, чтобы выявить причины отклонений факта и в дальнейшем исключить или минимизировать такие проблемы. В этом поможет подсистема бюджетирования ERP, а также новый механизм финансового результата в разрезе направлений деятельности, который появился в последних версиях программы. Теперь можно получить и бюджет доходов и расходов и денежный поток в разрезе конкретной сделки (направления деятельности) и сравнить его с запланированными в бюджете показателями.

Всё, что было описано выше, относится к регистрации в программе неких событий, которые совершаются в реальной жизни и которые должны вести к росту продаж, делать путь прохождения сделки/проекта более предсказуемым. То есть происходит как бы «оцифровка» работы сотрудников предприятия для того чтобы в более удобной форме и наиболее оперативно отслеживать чем занимаются сотрудники предприятия и с каким результатом (для многих предприятий уже это является существенной причиной для запуска процесса автоматизации). Говоря об «оцифровке» деятельности, хотелось бы более подробно поговорить о механизмах отчетности, которыми современное поколение решений 1С и которые позволяют визуализировать результаты этой «оцифровки» (рассмотрим на примере программы 1С ERP 2). В программе существуют продуманные типовые отчеты по всем подсистемам, и, кроме того, что эти отчеты можно настраивать по вашему усмотрению, настройки можно сохранять, и по заданным настройкам осуществлять рассылку отчетов по электронной почте, что позволяет сотрудникам даже находящимся «в полях» оперативно получать сведения о состоянии своих дел (задержки на этапах прохождения сделок, объем дебиторской задолженности, наличие рекламаций и пр.) не прибегая к компьютеру. То же самое относится и к руководителям, у которых не всегда есть время разбираться в программе, а вот преднастроенный отчет (или группа отчетов), пришедший в письме в удобном формате — это весьма подходящее решение.

Кроме типовых отчетов и их настроек в программе присутствует подсистема мониторинга целевых показателей. Под этим подразумевается то, что принято называть системой KPI или методикой BSC (система сбалансированных показателей). Как это выглядит на практике: в программе вы заводите некую иерархическую модель отчетов, которая описывает работу вашего предприятия, модель абсолютно произвольная, на ваш вкус. На ту или иную часть иерархии отчетов Вы даете доступ тем или иным сотрудникам в зависимости от их полномочий. Отчеты могут включать как табличное, так и графическое представление данных. В отчетах может автоматически производиться сравнение текущих данных с произвольными предыдущими сопоставимыми периодами, а также производиться расчет тренда. Все это делается, повторюсь, для любых произвольных отчетов, которые вы создадите в рамках вашей модели KPI. То есть вы можете, не привлекая программиста, создать отчет по нужным данным, которые должны быть в программе и настроить его представление. Это ещё одна важная причина, из-за которой многие предприятия начинают процесс автоматизации, — возможность контролировать все аспекты работы в той или иной форме. Из собственной практики: мне приходилось делать подобное решение на предыдущих поколениях типовых решений, заняло это около полугода и потребовало от заказчика значительного бюджета. Сейчас этот функционал уже есть в типовом решении 1С.

Ну и последнее по списку, но не последнее по важности — подсистема бюджетирования присутствующая в 1С: ERP 2. Если Вы что-то не нашли в отчетах, если решили не настраивать целевые показатели, если привыкли к классической методологии планирования через построение системы бюджетов предприятия — всё это возможно сделать типовыми средствами. Система бюджетирования в программе — это опять же система произвольных отчетов, которые Вы настраиваете по своему вкусу и с нужной вам детализацией. Кроме этого, бюджетирование в ERP увязано с казначейством. То есть, построив систему бюджетов, которая будет описывать ваш плановый денежный поток, показатели данных бюджетов можно указать в качестве лимитов для оформления заявок на оплату и тем контролировать расход своих денег в соответствии с установленными планами.

Весь описанный выше функционал продуктов 1С позволяет сделать сбыт, производство, закупки более прогнозируемыми и в значительной степени систематизировать работу предприятия — сделать её предсказуемой. А от этого не далеко и до полноценного планирования.

Автоматизация предприятий с проектно-позаказной деятельностью — это достаточно интересный процесс. Проектное предприятие — это свой маленький мир, где люди вначале что-то изобретают, а потом осуществляют. Здесь практически нет схожих вводных данных, поэтому многому приходится учиться, учиться приходится быстро и глубоко, так чтобы люди разговаривали с тобой на одном языке, и ты понимал их, а они тебя. Здесь нет гигантских бюджетов, а задачи стоят достаточно сложные и специфичные. Здесь не работает большая масса сотрудников, а самые важные сотрудники для проекта автоматизации всегда очень загружены текущей работой.

Важным моментом такого проекта автоматизации будет выстраивание коммуникаций с ключевыми заказчиками и пользователями, определенная предпродажная работа, на примере глубокой демонстрации типовых возможностей предлагаемой программы, для того чтобы в итоге получить исполнимый и результативный проект.

Сам процесс автоматизации такого предприятия зачастую не возможен без его реорганизации, и иногда автоматизация предприятия становится поворотным моментом в жизни компании. Поэтому достаточно важно приглашать на такой проект компетентных специалистов, которые адекватно оценивают риски автоматизации, понимают способы достижимость тех или иных целей, здраво оценивают возможные результаты автоматизации. Вполне возможно следует изначально не ставить «глобальных» целей и рассматривать итеративный подход к автоматизации, где на начальном этапе «сглаживаются» мешающие углы текущего делопроизводства и учета, упрощается жизнь персонала, а уже затем, получив определенный кредит доверия, разобравшись, можно попробовать что-то изменить и кардинально улучшить.

Кроме самого процесса автоматизации на таких проектах очень часто требуется проведения управленческого консалтинга. В моей практике были случаи того, что на этапе подготовки технического задания на проект становилось понятно что автоматизировать предприятие «как есть» не имеет смысла — не будет никакого экономического эффекта от внедрения программы, а «лишней» работы у сотрудников прибавится, но сами сотрудники предприятия, погруженные в свою деятельность, взглянуть на картину своей работу «сверху» не могут. Поэтому совместно с руководством предприятия вначале приходилось производить анализ бизнес-процессов предприятия, определять, что из них приносит предприятию прибыль, а что является не лучшими «традициями», убирать лишнее, придумывать новую «картину» жизни. Более того — автоматизатор иногда становится третейским судьей между руководителями подразделений предприятия, который вынужденно сглаживает противоречия, разрабатывая концепцию учета устраивающую всех заинтересованных лиц.

Это сложно, это долго и дорого, но это и интересно!