Автоматизация закупок: специфика проектов, методология эффективных работ

Об авторе

Консультант по управлению, руководитель проектов ВЦ Раздолье. С 2011 года сопровождает ИТ-проекты в качестве бизнес-архитектора, ведущего консультанта по методологии, руководителя проекта. Возглавляла направление «1С:Консалтинг» фирмы 1С, главный редактор и соавтор книги «1С:Консалтинг. Практика управления», автор более 20 статей по вопросам управления, автор курсов для аналитиков и руководителей проектов в рамках направления «1С:Консалтинг»

Для начала расскажу реальную историю, в которой наверняка многие узнают знакомые для себя ситуации.

Не очень крупная, но серьезная производственная компания (примерно 1500 человек) поставила задачу повысить эффективность материально-технического обеспечения: повышение скорости и качества, снижение издержке на МТО.

Вроде бы ничего необычного: настраиваем планы закупок, сценарии формирования потребностей (благо в "1С:ERP" есть типовые варианты), определяемся с договорами-соглашениями-заказами поставщику, настраиваем учёт и контроль движения ТМЦ. Понятно, что ещё нужно будет разобраться с НСИ, зачистить справочники номенклатуры, возможно, поработать со спецификациями, но об этом знает каждый аналитик и руководитель проекта.

Перед тем как выдать клиенту оценку работ и сроки я решила внимательно изучить сайт компании.

И тут выяснилось, что помимо основной производственной деятельности у предприятия есть:

• собственные здания, которые они сдают в аренду, ремонтируют и эксплуатируют;
• объекты социальной сферы, доставшиеся с советских времен (гостиницы для командировочных, санаторно-курортный комплекс, поликлиника и т.п.);
• ну и ещё проектная деятельность (ОКРы и НИОКРы, под которые идут специфические закупки, выставки и участие в гос. программах).

И ведь под всё это «хозяйство» тоже требуется материально-техническое обеспечение! Не говоря уже о закупках разного рода работ и услуг.


А еще на предприятии очень серьезная договорная служба и сложные процессы выбора поставщиков и согласования договоров. И это тоже влияет на скорость и качество закупок.

В результате пришлось немного "открутить назад" и уточнить с заказчиком, что же он понимает под «автоматизацией закупок» и какие именно закупки хочет автоматизировать.

Путем небольшого уточняющего опроса, выходящего за рамки изначально сформулированных задач, выяснилось, что, формулируя потребность «автоматизировать закупки», заказчик не осознавал в полной мере, что за этим он имеет в виду, но действительно: масштаб проблем в части управления закупками и потребностей в их решении был гораздо шире.


Что в итоге:

• изменение формата обследования: от стандартных интервью к обсуждению и согласованию методики группировки номенклатуры по сегментам и разработке специфических и более детальных сценариев закупок по сегментам: от технологии планирования до процессов обеспечения;
• включение в контур проекта полноценного блока по оптимизации и автоматизации процессов договорной работы;
• выход на отдельный проект по выстраиванию системы бюджетирования, критичной для финансового обеспечения закупок;
• и, что самое важное, - совершенно другие функциональные требования к автоматизации этих процессов, которые не были выявлены в первом случае, но которые точно проявились бы на этапе тестирования и опытной эксплуатации и были бы определены как несоответствующие настроенной системе и ожиданиям внутренних заказчиков.

И если вы думаете, что это какой-то уникальный и специфический пример, я могу привести ещё множество таких же или подобных, с которыми мне регулярно приходится сталкиваться.

Во-первых, нужно понимать, что «Закупки» - понятие очень размытое, имеющее разные трактовки, так же, как и «Управленческий учет», «Бизнес-процессы» и многие другие термины, которые активно используются в практике автоматизации. Глубина и широта закупочной деятельности может сильно отличаться в зависимости от того, какие цели ставит заказчик перед проектом, и какая служба реально является этим самым заказчиком.

Во-вторых, закупки – это сквозной процесс обеспечения ВСЕЙ деятельности предприятия. Условно говоря, даже подбор персонала можно рассматривать как «закупку трудовых ресурсов»: есть план потребностей, есть бюджет, есть критерии выбора поставщиков кадров и «спецификация» (т.е. квалификационные требования к будущему сотруднику). А это означает, что закупочная деятельность тесно связана со ВСЕМИ бизнес-процессами предприятия.

Вот как примерно может выглядеть укрупнённая схема процесса закупок в общей системе управления:

Как вы видите, на каждый этап закупок оказывает влияние множество других процессов.

Ну и в-третьих, виды номенклатуры, закупаемые в любой компании, очень многообразны. А с учётом специфики каждого конкретного предприятия, эти виды могут ещё и по-разному классифицироваться. Например, чистящие средства для научного института - это расходные материалы для общехозяйственной детальности, а для клининговой компании - основные материалы для производства. И это означает, что в каждом случае методика планирования потребностей и их обеспечения будет совершенно разной.

Для чего это нужно знать специалистам по автоматизации? Чтобы правильно подходить к проектированию работ и контуру проекта уже на этапе обследования и систематизации функциональных требований к будущей системе.

Для чего об этом думать специалистам служб заказчиков? Чтобы задавать правильным службам правильные вопросы и получить правильный результат, когда внутри предприятия возникает потребность в автоматизации закупок.

Чтобы при запуске информационной системы в эксплуатацию не выявилось случайно множество неучтённых, но очень болезненных моментов.

Внимательно изучить ВСЕ виды деятельности, существующие на предприятии (даже побочные) и ВСЕ виды номенклатуры, которая для этой деятельности используется. не забывая при этом о таких нематериальных ценностях как работы и услуги.

Из этого многообразия четко определите, что именно войдет в контур «автоматизации закупок» на начальном этапе, а что осознанно будет вынесено в следующие проекты. Вот несколько примеров групп номенклатуры, про которые можно и нужно поговорить:

• сырьё и материалы для производства / оборудование для производства – будут планироваться и закупаться по-разному, в т.ч. в зависимости от вида производства (позаказное, серийное, поточное);

• материалы и работы по ремонту основных средств (оборудования, зданий) – в зависимости от использования также будут планироваться и закупаться по-разному (например, ремонты производственного оборудования и прочих активов);

• материалы общехозяйственного назначения – должны планироваться по нормативам и лимитам потребления, это зона оптимизации, но мы тут же приходим к лимитам расходов и бюджетированию;

• закупки инвестиционного характера (модернизация мощностей или те же проекты по автоматизации) - планирование и обеспечение этих потребностей всегда идёт по отдельному сценарию;

• обучение персонала – однозначно нужно разделять производственное (обязательное) обучение и развивающее, т.к. методика планирования должна быть разной (в первом случае – директивно по категориям персонала и профилю рабочих мест, а во втором - от заявок или результатов оценки компетенций и программ развития).

Итогом такой работы должны стать чёткие сегменты закупаемой номенклатуры, типовые сценарии планирования и закупок по этим сегментам, требования к методикам и настройкам процессов в системе. Вот так может выглядеть результат этой работы, который должен быть включен в функциональные требования к системе:

Важно детально описать закупочную деятельность, как СКВОЗНОЙ бизнес-процесс, а не как изолированную функцию и подсистему в 1С:ERP: этапы процесса (подпроцессы) и результаты, входы/выходы и поставщики/потребители каждого этапа. Тогда на выходе вы четко поймете:

• с какими процессами связана закупочная деятельность;
• какие выходные данные и из каких процессов должны поступать на каждый этап, временные требования к предоставлению данных (онлайн или к определённому сроку);
• какие данные по результатам и кому должны передаваться, чтобы связанные процессы могли их использовать, в т.ч. для обратной связи и корректировки требований к закупкам (например, процесс планирования производства по отклонениям в сроках обеспечения сырьем/материалами/ комплектующими).

В результате вы получите полный и адекватный перечень требований к настройкам процессов закупок в системе и интеграции подсистемы закупкок с другими подсистемами или информационными системами.

Вот так может выглядеть описание процесса закупок с применением процессного подхода:

Внимательно изучите специфику подготовки и исполнения закупок (т.е. собственно выбор поставщиков, заказы поставщику и их доставку). Вопросы, которые необходимо задать ещё на этапе определения контура проекта (до этапа обследования и формализации требований):

• есть ли закупочные процедуры, причем не только регламентированные законодательством (223- или 44- ФЗ), но и внутренние «неформальные» конкурсы (если есть, то возможно нужны критерии выбора поставщиков и работа с базой данных поставщиков);
• есть ли номенклатура, поставляемая из-за рубежа (наличие такой номенклатуры сразу активизирует целый ряд дополнительных процессов: получение разрешений на ввоз, специфические формы договоров и соглашений, управление мультимодальными перевозками, услуги таможни).

Внимательно изучите требования к процедурам контроля и анализа эффективности закупок.

К примеру, частый случай: многие предприятия хотят видеть единый монитор управления закупками (от статусов согласования заявок на закупку до передачи номенклатуры, закупленной по заявке в подразделения). Иногда в этот монитор включается контроль исполнения договоров в части выполнения этапов договоров и получения закрывающих документов. А это всё - дополнительные требования к первичным данным, источникам и способам их ввода, доработкам системы.

Чем глубже и четче будет проанализирована специфика закупочной деятельности на самом начальном этапе проекта автоматизации, тем меньше рисков, изменений содержания, сроков, бюджета вы получите при выполнении этого проекта. А значит - быстрее и точнее достигните необходимых результатов и обеспечите удовлетворенность ваших заказчиков.

В поисках надёжного партнёра по комплексной или модульной автоматизации? Свяжитесь с нами. Экспресс-аудит - бесплатно. Доступна демонстрация 1С:ERP.