Крупному бизнесу:
Малому и среднему бизнесу:
О компании:
Get a free lesson
Just type your contacts
It's totally free
Не нашли нужную информацию?
Оставьте заявку на звонок — и мы поможем разобраться.
Мы используем cookies, чтобы сделать работу сайта удобнее и понимать ваши предпочтения. Нажмите кнопку, если согласны с обработкой cookies.
Автоматизация бюджетирования в «1С:ERP»
У задачи автоматизации бюджетирования и казначейства есть различные пути решения
Светлана Кокушева
Автор статьи
У задачи автоматизации бюджетирования и казначейства есть различные пути решения. На своих проектах мы сталкиваемся с ситуациями, когда типовых возможностей системы «1С:ERP» бывает недостаточно, и тогда мы решаем задачу двумя путями: если это возможно, используем уже готовые модели собственной разработки, либо приступаем к доработке системы.
Задача: перенести бюджетирование
с казначейством из Excel в «1С:ERP»
с казначейством из Excel в «1С:ERP»
Бюджетирование на год и помесячное
Когда мы начали сотрудничество с заказчиком, общая схема была следующая: у заказчика был годовой бюджет движения денежных средств (БДДС), который представлял собой заявочную кампанию на год без детализации по месяцам, то есть общей суммой — в разрезе статей денежных средств. Каждое подразделение в части своей статьи бюджетирования готовило фактические данные, передавало их в бюджетный отдел, тот в свою очередь консолидировал данные из подразделений и добавлял к ним ещё заявки по общим статьям по предприятию. Таким образом получался годовой бюджет движения денежных средств. Вся эта работа проводилась в Excel.
Вторым сценарием был помесячный бюджет, планирующийся на следующий год. Заявочная кампания начиналась в октябре и продолжалась до начала нового года, а с нового года с января-месяца специалисты начинали помесячное оперативное бюджетирование. Каждое подразделение делало помесячный БДДС с разбивкой по неделям. И этот их проект уходил в систему бюджетирования к казначеям на согласование.
Вторым сценарием был помесячный бюджет, планирующийся на следующий год. Заявочная кампания начиналась в октябре и продолжалась до начала нового года, а с нового года с января-месяца специалисты начинали помесячное оперативное бюджетирование. Каждое подразделение делало помесячный БДДС с разбивкой по неделям. И этот их проект уходил в систему бюджетирования к казначеям на согласование.
Задачи казначеев
Перед казначеями стояла задача: сравнивать согласованный годовой бюджет и фактически потраченные средства, и в случае, если сумма превышена, разобраться в причинах, и, возможно, не пропускать поступившую заявку с превышением суммы.
Использование для согласования СЭД
Заявки на расходы при бюджетировании на предприятии проходили согласование в системе ЭДО. Там заявки проходили разные сложные нелинейные маршруты согласования, в зависимости от статьи движения средств, от суммы, от подразделения. В согласовании заявки участвовало от 2 до 7 участников. После того как заявка уже была согласована, казначеи выступали уже непосредственными контролерами, которые формировали по группе компаний платежные документы и осуществляли платежи (это делала не бухгалтерия, а именно казначеи — два человека-операциониста).
План-фактный анализ
К этому механизму добавлялся также оперативный план-фактный анализ годового и месячного бюджетов.
Такую модель бюджетирования и казначейства нужно было реализовать в «1C:ERP».
Такую модель бюджетирования и казначейства нужно было реализовать в «1C:ERP».
Внедрение типовой подсистемы «Бюджетирование»
Что представляет собой типовая подсистема
Первое решение, которое обычно приходит консультантам: реализовать контур формирования различных сценариев годового и помесячного бюджетирования, а также план-фактный анализ — через систему бюджетирования «1С:ERP Управление предприятием 2», поскольку в «1С:ERP» уже есть отдельная подсистема бюджетирования. А заявки оперативного контура на денежные средства и формирование платежей реализовать в системе казначейства, которая также уже есть в типовом решении.
Примечание: Для понимания наших дальнейших действий обозначим: бюджетирование в «1С:ERP» напоминает конструктор. В нём нужно с нуля настраивать формы, всё необходимое.
Примечание: Для понимания наших дальнейших действий обозначим: бюджетирование в «1С:ERP» напоминает конструктор. В нём нужно с нуля настраивать формы, всё необходимое.
Первые выводы
Сначала на этом проекте мы пошли по стандартному пути. На этапе функционального моделирования проанализировали форму БДДС, разные аналитики, в разрезе которых нужно было осуществлять бюджетирование, потом настроили в системе «1С:ERP» 2 сценария, настроили форму экземпляров бюджетов, настроили выходные формы плана, консолидированный и план-фактный анализ и начали тестирование со службой казначейства (мы не стали сразу привлекать всех пользователей системы и вбивали необходимые данные вместо них).
В результате мы вместе очень быстро пришли к выводу, что придётся отказаться от стандартного инструмента «1С:ERP Управление предприятием 2» и разработать свой.
В результате мы вместе очень быстро пришли к выводу, что придётся отказаться от стандартного инструмента «1С:ERP Управление предприятием 2» и разработать свой.
Почему мы решили отказаться от типового механизма бюджетирования и казначейства
Во-первых, получались очень большие формы ввода данных. В бюджетировании порядка 130 статей движения денежных средств. Каждое подразделение предприятия, к примеру, сервисный центр, планирует только по 8−10 статьям, и, если при работе «вываливаются» остальные 125 статей, это затрудняет работу. Специалистам нужно, чтоб в их форме были только те 8−10 статей, с которыми работают именно они. Можно было, конечно, сделать для каждого подразделения отдельную форму, с которой данные позже будут собираться в консолидированный отчёт, но список статей подвижный: сегодня их 8, завтра — 10, послезавтра — 12, и регламентировать этот момент невозможно. В общем, эти формы были бы очень интуитивно трудны для ввода информации обычными пользователями.
Вторым толчком в сторону разработки нового инструмента для бюджетирования стало то, что заказчик на данном проекте отлично освоил универсальные, оперативные отчёты и активно ими пользовался. Специалисты в совершенстве владели правилами группировки настроек строк, отборами, использовали цветовую подсветку и ожидали подобной функциональности в части автоматизации бюджетирования.
Вторым толчком в сторону разработки нового инструмента для бюджетирования стало то, что заказчик на данном проекте отлично освоил универсальные, оперативные отчёты и активно ими пользовался. Специалисты в совершенстве владели правилами группировки настроек строк, отборами, использовали цветовую подсветку и ожидали подобной функциональности в части автоматизации бюджетирования.
Функциональные возможности блока бюджетирования
Сотрудникам предприятия нами был представлен основной отчёт с группировкой «Подразделение» — «Статья БДДС» — «Аналитики». После его изучения от специалистов сразу же прозвучало пожелание показать настройку, с помощью которой можно менять местами вышеперечисленные группировки, то есть «Статью БДДС», «Бюджетирование», «Аналитики». Однако такого функционала в типовом бюджетировании нет.
Подобная ситуация с запросами, для реализации которых в типовом решении не хватало функционала, повторилась ещё по нескольким пунктам. После внедрения стандартной системы бюджетирования с возникновением каждого нового требования по аналитическим разрезам сотрудникам предприятия приходилось бы разрабатывать новый отчет. Но для этого нужны навыки мини-программирования системы компоновки данных, получать которые специалисты не были готовы.
Подобная ситуация с запросами, для реализации которых в типовом решении не хватало функционала, повторилась ещё по нескольким пунктам. После внедрения стандартной системы бюджетирования с возникновением каждого нового требования по аналитическим разрезам сотрудникам предприятия приходилось бы разрабатывать новый отчет. Но для этого нужны навыки мини-программирования системы компоновки данных, получать которые специалисты не были готовы.
Новая разработка для бюджетирования и казначейства
Документ
Мы командой начали искать выход из сложившейся ситуации и вышли на очень удобное для всех решение: по аналогии с документами «План закупок», «План продаж», «План производства» создали новый документ «План БДДС».
Документ визуально очень похож на уже хорошо знакомые специалистам предприятия документы типа «Плана закупок», «Плана производства».
Документ визуально очень похож на уже хорошо знакомые специалистам предприятия документы типа «Плана закупок», «Плана производства».
Рассмотрим, как документ заполняет, к примеру, служба продаж.
На закладке «Основное» можно выбрать с каким сценарием бюджетирования работаем: с месячным или годовым, выбрать подразделение, которое заполняет заявку, и непосредственно период заполнения.
На закладке «Денежные средства» можно оформить отдельно документ на приход, отдельно — на расход, указать статью движения денежных средств, её код, контрагентов, клиента, договор, заказ, суммы денежных средств, разбитые на периоды (в нашем случае — недельные периоды).
На закладке «Основное» можно выбрать с каким сценарием бюджетирования работаем: с месячным или годовым, выбрать подразделение, которое заполняет заявку, и непосредственно период заполнения.
На закладке «Денежные средства» можно оформить отдельно документ на приход, отдельно — на расход, указать статью движения денежных средств, её код, контрагентов, клиента, договор, заказ, суммы денежных средств, разбитые на периоды (в нашем случае — недельные периоды).
Понятный интерфейс и знакомые статьи расходов
Подобный документ был создан для каждого подразделения предприятия. Поскольку специалисты, которых порядка 200 человек, ранее уже работали в системе казначейства и бюджетизации со всеми статьями, указанными в документе, и статьи были им знакомы, а сам новый документ интуитивно понятен, они легко справлялись с заполнением заявочных документов.
Дальше эти планы с заявками передавались на утверждение казначеям (у простых пользователей нет доступа к изменениям регистра статуса заявки), которые проверяли, сколько освоено / не освоено, сопоставляли данные с годовым бюджетом.
Дальше эти планы с заявками передавались на утверждение казначеям (у простых пользователей нет доступа к изменениям регистра статуса заявки), которые проверяли, сколько освоено / не освоено, сопоставляли данные с годовым бюджетом.
Универсальный отчёт «План-фактный анализ ДДС»
Для казначеев предприятия был создан по сути универсальный отчёт «План-фактный анализ ДДС». По каждому подразделению предприятия в этом документе можно сопоставить все заявки по статьям расходов, проверить, есть ли расхождения, отклонения по расходам.
Отклонения от плана система автоматически высчитывает в числовом и в процентном значениях. Если казначеи видят, что отклонений нет, то переводят этот документ в статус «Утверждено», и документ полностью блокируется для редактирования.
После того, как документ утверждён, на основании его заводят в «1С:ERP» уже типовой документ, который называется «Лимиты расхода денежных средств». Из утверждённого плана система консолидирует в документе статьи и суммы на каждую из статей в расчёте на текущий месяц.
Отклонения от плана система автоматически высчитывает в числовом и в процентном значениях. Если казначеи видят, что отклонений нет, то переводят этот документ в статус «Утверждено», и документ полностью блокируется для редактирования.
После того, как документ утверждён, на основании его заводят в «1С:ERP» уже типовой документ, который называется «Лимиты расхода денежных средств». Из утверждённого плана система консолидирует в документе статьи и суммы на каждую из статей в расчёте на текущий месяц.
Сверхлимиты и согласование
В случае, если у представителей подразделений образуется потребность в денежных средствах сверх установленного лимита, они могут отправить казначеям через систему задач просьбу поставить сверхлимитное выделение денежных средств и при необходимости прилагают документальное обоснование своей просьбы или созваниваются для решения вопроса.
Казначей оценивает просьбу, удовлетворяет или отклоняет её и запускает процесс согласования в «1С:Документообороте» («1С:ДО»), с которым в «1С:ERP» настроена бесшовная интеграция.
Казначей оценивает просьбу, удовлетворяет или отклоняет её и запускает процесс согласования в «1С:Документообороте» («1С:ДО»), с которым в «1С:ERP» настроена бесшовная интеграция.
Специалисты работают только в «1С:ERP», но система согласования путём бесшовной интеграции настроена через «1С:ДО». Здесь специалистам помогает документ «Оперативная деятельность: заявки на расходование денежных средств». В конце каждая заявка с итогом возвращается к заявителю.
Инструмент для финансовой службы
В итоге каждый день система «1С:ERP» формирует для финансовой службы универсальный отчёт «БДДС доходы» подобный описанному выше, но уже со своими нетиповыми сложными настройками аналитики, которые были нами доработаны.
Универсальный отчёт для нескольких подразделений предприятия
По сути данный документ представляет собой тот же универсальный отчёт, о котором мы рассказывали выше в разделе про казначеев, но для финансовой службы он представлен с учётом её рабочих интересов. И таких документов, черпающих информацию из одного и того же источника, на предприятии получилось порядка 15 единиц.
Каждая служба получает из одного и того же отчёта необходимую именно ей информацию. Поскольку информацию теперь не приходится запрашивать у других подразделений, то получать её можно очень оперативно. Сокращается при этом и количество ошибок, связанных с переносом данных из одной системы в другую, поскольку необходимость в таких переносах отпадает.
Каждая служба получает из одного и того же отчёта необходимую именно ей информацию. Поскольку информацию теперь не приходится запрашивать у других подразделений, то получать её можно очень оперативно. Сокращается при этом и количество ошибок, связанных с переносом данных из одной системы в другую, поскольку необходимость в таких переносах отпадает.
Минимальные затраты на обучение специалистов и повышение их квалификации
Наш подход позволил в разы сократить скорость внедрения блоков бюджетирования и казначейства и обойтись без значительных затрат на обучение специалистов. Казначеи быстро обучили все подразделения сами, поскольку работать с новыми документами специалистам интуитивно легко. Получился очень лёгкий, понятный инструмент.
Как проходило обучение
- В течение недели порядка 200 специалистов учились вводить эти заявки в новой системе «1С:ERP». Заявки вводили сначала без документа-основания, просто тренировались делать это правильно: вбивать движение денежных средств, сумму и отправлять заявку на согласование. За эту же неделю были протестировали все согласования, проходящие в «1С:Документообороте»
- Вторую неделю специалисты учились делать заявку с документом-основанием (документами-основаниями на предприятии были «Заказ поставщику», «Ведомость на выплату», «Планирование командировки» и другие). За неделю был освоен и этот процесс.
- Поскольку предприятие работает с гособоронзаказом, третью и четвертую неделю работали с документом-основанием: правильным оформлением договора, точным заполнением реквизитов, обязательным заполнением назначений по гособоронзаказу для того, чтобы позже по ним можно было правильно собрать отчёт.
В итоге за месяц удалось не просто обучить людей эффективно пользоваться программой, но и помочь научиться осознанно работать с заполнением документов по гособоронзаказу, повысить не только степень качества ввода информации, но и квалификацию специалистов.
Завершим рассказ о проекте внедрения бюджетирования и казначейства предприятия в «1С:ERP» на этом моменте.
