Практикум использования программы 1С: ERP: Изменение настроек статьи расходов в «1С:ERP Управление предприятием»

Об авторе

Работает в ВЦ «Раздолье» с 2005 года. В настоящее время – руководитель проектов. Начинала с внедрения конфигурации «1С:УПП», с 2015 года занимается внедрением 1С:ERP. За это время успешно запустила на 1С:ERP 6 заводов. Последний проект (АО НПО ЛЭМЗ) стал победителем Конкурса корпоративной автоматизации «1С:Проект года» в номинации «Лучший проект года в предметной области Бухгалтерский и налоговый учет» (https://eawards.1c.ru/projects/1200-rabochih-mest-na-1s-erp-41612/ ).

Довольно часто клиенты задают мне вопрос, что им делать в том случае, если они по тем или иным причинам решили внести изменения в настройки статьи расходов: например, поменяли способ ее распределения. Надо ли им заводить новую статью расходов или достаточно поменять значения в уже существующей?

В данной статье мы обсудим, как в каких случаях поступать.

Сразу скажу, что в программе нельзя внести изменения в статью расходов, которые будут действовать, начиная с какого-то периода: новые настройки вступают в силу сразу, после записи элемента справочника. При этом в 1С: ERP существую механизмы, которые позволяют все-таки в некоторых случаях не плодить статьи расходов. Все зависит от того, что именно надо изменить.
Давайте рассмотрим возможные варианты.

Давайте рассмотрим возможные варианты.

В настройках статьи есть два типа реквизитов: те, которые становятся недоступными для изменения после записи элемента справочника (например, тип расходов) и те, которые можно легко менять. Первый тип мы рассматривать не будем. В общем случае они глобально влияют на поведение системы при работе со статьей расходов (например, в зависимости от типа расхода могут использоваться разные регистры для хранения данных), и, соответственно, их изменение в уже существующей статье расходов может потребовать перепроведения первичных документов, перезакрытие периода и т. д. Здесь правило: если по данной статье уже есть какие-то движения в системе, то менять такие реквизиты нельзя, заводите новый элемент справочника.

При этом существует ряд реквизитов, которые влияют на поведение программы не так радикально, и которые, соответственно, 1С: ERP позволяет менять даже после записи. Вот их мы сейчас и рассмотрим.

Здесь поведение программы зависит от типа расходов.

Если мы имеем дело с производственными расходами, то все настройки их распределения (включая базу и статью калькуляции) программа при закрытии месяца копирует в документ «распределение расходов». Причем, данный документ система создает один раз по принципу один документ на комбинацию «организация / подразделение / статья расходов / аналитика / направление деятельности». Если в учете не добавлялось новых проводок по новым аналитикам, то при перезакрытии месяца программа не будет создавать новые документы, и, соответственно, какие бы изменения не вносились в настройки статьи расходов, на уже созданные «распределения расходов» они никак не повлияют. Таким образом, в настройках статьи можно менять базы распределения и статьи калькуляции. И даже если в старых периодах при перезакрытии будут по каким-то причинам созданы новые документы «распределение расходов», настройки можно будет изменить непосредственно в документах.

Аналогичная ситуация с типами расходов: «прочие операционные…», «расходы на продажу».

Иначе дело обстоит со статьями с типами «расходы на приобретение товаров», «расходы на складское хранение…». Движения по их распределению записываются процедурой закрытия месяца непосредственно в документ, которым они были отражены (например, «Приобретение товаров и услуг»), и, соответственно, при любом перезакрытии месяца расходы будут распределяться заново уже по новой базе распределения. То есть по таким статьям расходов менять базы распределения нельзя, надо создавать новый элемент справочника.

В отличие от описанных выше реквизитов, счет учета в документах не запоминается, а берется из настроек статьи расходов при формировании проводок. Таким образом, если документы, где был изменен счет учета, потребую переотражения в регламентированном учете, то в проводки встанет новый счет бухгалтерского учета. Это будет скорее всего при любом перезакрытии периода как минимум в документах распределения расходов. При этом документы, которые формируют сами расходы (например, отражение прочих доходов и расходов) могут остаться со старыми проводками, и как результат, в системе получится «перекос» по затратным счетам. Таким образом, если вы по каким-то причинам решили исправить счет учета в статье расходов, то лучше завести новый элемент справочника. Изменять старый элемент можно только в том случае, если вы на сто процентов уверены, что никогда не «полезете» в закрытый период, где данная статья расходов использовалась.

В следующих статьях мы продолжим разбирать некоторые особенности работы в программе 1С: ERP.