Принципы организации регламентированного учёта в 1С:ERP 2.5

Об авторе

Автор – Чернышева Анастасия.
Аналитик ООО «Раздолье-Консалт». Более 10 лет занимается внедрением программных продуктов 1С. Имеет сертификаты по линейке продуктов 1С и опыт работы главным бухгалтером, что позволяет совмещать в работе глубокое понимание методологии учёта и практику автоматизации бизнес-процессов

Регламентированный учёт в 1С:ERP 2.5 — это совокупность механизмов, обеспечивающих ведение бухгалтерского, налогового и статистического учёта в соответствии с требованиями российского законодательства.

В отличие от управленческого учёта, который настраивается произвольно под нужды предприятия, регламентированный учёт строго подчинён нормам ПБУ, Налогового кодекса и форм отчётности ФНС.

В платформе 1С:ERP 2.5 регламентированный учёт реализован на базе подсистемы «Бухгалтерский и налоговый учёт» и тесно интегрирован со всеми остальными блоками системы: производством, логистикой, кадрами и расчётом заработной платы.

Ключевая особенность 1С:ERP 2.5 — единый первичный документ одновременно формирует проводки как в управленческом, так и в регламентированном учёте. Это исключает двойной ввод данных и снижает риск расхождений.

Например, при оформлении поступления материалов от поставщика система автоматически создаёт записи на счетах учета 10 и 60 в регламентированном учёте, одновременно отражая движение в оперативном учёте складских остатков.

Система поддерживает ведение учёта нескольких юридических лиц в единой информационной базе. Для каждой организации настраиваются:

• собственная учётная политика (методы оценки МПЗ, амортизации и т.д.)
• параметры расчета налогов
• система налогообложения
• правила отражения операций в учете
• ответственные лица и лица, подписывающие отчётность.

Учетная политика организации доступна для настройки и просмотра через справочник «Организации» (раздел «НСИ и администрирование – Организации»).

Учётная политика — центральный объект настройки регламентированного учёта. В 1С:ERP 2.5 она устанавливается отдельно для каждой организации и действует с указанной календарной даты начала использования. Сохраняется история изменений.

Основные параметры учетной политики организации:

• Способ оценки МПЗ при выбытии — ФИФО или по средней стоимости
• Метод начисления амортизации ОС и НМА
• Порядок признания прямых и косвенных расходов в налоговом учёте
• Применение ПБУ 18/02 «Учёт расчётов по налогу на прибыль»
• Настройка резервов

При совмещении режимов налогообложения (например, УСН и патента) 1С:ERP 2.5 автоматически распределяет доходы и расходы по видам деятельности.

Общие расходы, которые нельзя отнести к одному виду деятельности напрямую (например, аренда офиса или зарплата директора), система распределяет по заданной базе — как правило, пропорционально выручке.

Настройка метода распределения производится через «Учётную политику организации» — раздел «Налоговый учёт».

В 1С:ERP 2.5 используется единый план счетов бухгалтерского учёта, соответствующий Приказу Минфина № 94н. Каждый счёт имеет настроенные виды субконто (аналитику) - по контрагентам, номенклатуре, подразделениям, договорам и другим разрезам.

Параллельно ведётся налоговый план счетов — специальные счета с префиксом «НУ», отражающие данные налогового учёта. Расхождения между БУ и НУ (временные и постоянные разницы) автоматически рассчитываются при закрытии месяца в соответствии с ПБУ 18/02.

Проводки в регламентированном учёте формируются тремя способами:

1. Автоматически — при проведении документов по хозяйственным операциям (поступление, реализация, начисление зарплаты и т. д.)
2. Через механизм «Отражение документов в регламентированном учёте» — для операций, которые система не может квалифицировать автоматически;
3. Ручными операциями — через документ «Операция (регл.учет)». Документ предназначен для отражения в регламентированном учете проводок по хозяйственным операциям, для которых в типовой конфигурации не создано документов оперативного учета.

В системе оперативный учёт и регламентированный учёт разделены. Когда, например, кладовщик оформляет перемещение товара между складами, система фиксирует это в оперативном учёте немедленно.

Но как именно отразить эту операцию в бухгалтерии — зависит от цели перемещения, которую кладовщик не указывает. Именно для таких ситуаций и существует механизм «Отражение документов в регламентированном учёте».

Он работает так: оперативный документ попадает в специальную очередь, бухгалтер видит его, назначает правило отражения (какие счета использовать, какую аналитику проставить) и только после этого документ создаёт проводку в БУ/НУ.

Проще говоря — это буфер между оперативной работой сотрудников и бухгалтерским учётом. Он нужен, когда система не может самостоятельно решить, на какой счёт отнести операцию, потому что это требует профессионального суждения бухгалтера или зависит от контекста, который оперативный документ не содержит.

Если в учётной политике и правилах отражения всё настроено правильно, большинство операций проходят автоматически без участия бухгалтера. Непроведённые документы в очереди — сигнал о том, что не для всех операций настроены правила отражения в учете.

Настройка правил отражения определяется в справочниках группы финансового учета:

• Группы настроек финансового учета расчетов – элементы справочника ГФУ расчетов указываются в объектах расчетов (договорах, заказах или первичных документах). В дальнейшем эта информация используется для определения счетов учета расчетов при отражении хозяйственной операции
• Группы настроек финансового учета номенклатуры – элементы справочника ГФУ номенклатуры выбираются в настройках номенклатуры. В дальнейшем эта информация используется для определения счетов учета номенклатуры при отражении операции товародвижения
• Группы настроек финансового учета доходов/расходов – элементы справочника ГФУ доходов/расходов выбираются при настройке статей доходов/расходов
• Группы настроек финансового учета внеоборотных активов – элементы справочника выполнятся в документах учета внеоборотных активов и используются при отражении операций в регламентированном учете.

Справочники групп финансового учета предназначены для классификации объектов по правилам отражения в бухгалтерском учете. Справочники ГФУ расположены в разделе «Регламентированный учет – Настройки и справочники»

⚠️ Важно: в 1С:ERP 2.5 рекомендуется минимизировать ручные проводки. Если операция не отражается автоматически — это сигнал о необходимости донастройки правил отражения операций в учете.

Правила отражения хозяйственных операций — один из самых гибких инструментов регламентированного учёта в 1С:ERP 2.5. Правила определяют, на какие счета и с какой аналитикой системе формировать проводки при проведении документов.

Для каждого типа хозяйственной операции можно задать несколько правил с условиями. Система проверяет условия сверху вниз и применяет первое подходящее правило. Если ни одно условие не выполнено — применяется правило по умолчанию.

Один и тот же документ «Приобретение товаров и услуг» создаст разные проводки в зависимости от того, на какой склад поступил товар:

Условиями для применения исключений могут быть:

• Подразделение или склад — разные счета для разных мест хранения или производственных подразделений
• Вид или номенклатурная группа — например, материалы на счёт 10, полуфабрикаты на счёт 21, готовая продукция на счёт 43
• Статья доходов/расходов — разные счета при отражении статей доходов/расходов, в зависимости от подразделения; разные субсчета счёта 91 для разных видов прочих доходов и расходов
• Контрагент или договор — специфические счета расчётов для отдельных партнёров.

Настройка правил отражения выполняется в рабочем месте «Настройка отражения документов в регламентированном учете». Рабочее место предназначено для настройки правил подбора счетов в проводки при отражении документов в регламентированном учете.

Настройка счетов может выполняться как непосредственно в рабочем месте «Настройка отражения документов в регламентированном учете», так и с использованием групп финансового учета (расчетов, номенклатуры, доходов/расходов, внеоборотных активов).

Рабочее место размещено в разделе «Регламентированный учет – Отражение документов в регл.учете»

Настроенные правила отражения документов хранятся в регистре сведений «Порядок отражения на счетах учета в регл.учете»

Закрытие месяца — рабочее место, предназначенное для последовательного выполнения регламентных операций закрытия месяца. При закрытии месяца система выполняет ряд последовательных операций и диагностирует состояние каждой операции:

• начисление амортизации
• расчет резервов
• переоценка валютных остатков
• расчёт себестоимости
• расчёт налога на прибыль
• закрытие счетов 90 и 91
• отражение документов в регламентированном учете

Система автоматически определяет порядок выполнения регламентных заданий и контролирует зависимости между ними. Если задание завершилось с ошибкой — его можно перевыполнить без полного перезапуска процедуры закрытия месяца.

По итогу выполнения расчета себестоимости в системе формируется отчет «Протокол расчета партий и себестоимости» («Закрытие месяца – кнопка Еще – Отчеты).

На основании данных регламентированного учёта в 1С:ERP 2.5 формируются все формы обязательной отчётности:

• бухгалтерская отчетность
• декларации по налогам
• 6-НДФЛ, РСВ и другие формы.

Встроенный сервис «1С-Отчётность» позволяет отправлять отчёты непосредственно из программы в ФНС, ПФР, ФСС и Росстат в электронном виде с электронной подписью.

Регламентированный учёт в 1С:ERP 2.5 построен на принципах единого источника данных, параллельного ведения бухгалтерского и налогового учёта, гибкой настройки учётной политики и автоматического формирования отчётности.

Правильная первоначальная настройка системы — залог достоверных данных и минимальных трудозатрат бухгалтерии в дальнейшем.