Учет зарплаты в 1С:ERP на предприятиях оборонно-промышленного комплекса

Об авторе

Эксперт в области автоматизации расчета зарплаты на промышленных предприятиях на базе программы 1С:ERP Управление предприятием 2. Руководитель проектов.

275-ФЗ нас обязывает вести спецсчета (отдельные счета), главной особенностью которых является ограниченный список операций, на что можно потратить полученные деньги. Выплата зарплаты входит в данный перечень. При этом в законе отсутствуют какие-либо уточнения: обязаны ли мы платить со спецсчета деньги только тем сотрудникам, которые работали именно на том госконтракте, под который открыт соответствующий счет. Да и сами банки не требуют такого подтверждения при выполнении платежа.

При этом с точки зрения отчетности по госконтрактам, которая была утверждена Постановлением 543 (постановление Правительства РФ №543 от 04.05.2018), выплата зарплаты – это вывод средств контракта на нужды организации, то есть по факту «минус» по контракту. И чтобы компенсировать данный минус, необходимо показать «плюс»: появление на контракте суммы НЗП в части начисленной на него заработной платы сотрудников.

И опять-таки нигде в законодательстве не прописано, что «минус» на контракте – это плохо. Просто увеличивающийся из месяца в месяц вывод средств контракта является сигнальным флажком для Министерства Обороны о том, что выделенные им деньги расходуются не целевым способом.

Казалось бы, решение вопроса очевидно: надо платить людям деньги с тех контрактов, на которых они реально работали, чтобы сбалансировать отчетность. Однако, при большом количестве контрактов отследить это вручную довольно проблематично, особенно с учетом того, что проделывать данное упражнение придется два раза в месяц: при выплате аванса и при окончательном расчете с сотрудником. В данной статье мы расскажем от том, как решить данную задачу с помощью конфигурации «1С: ERP Управление предприятием».

Для начала, сделаю небольшое отступление, которое важно для нашей темы: в числе прочего предприятия, выполняющие ВПК, обязаны учитывать свои затраты (в том числе и зарплату) в соответствии с Приказом 334 от 08.02.2019 Минпромторга РФ. В части ФОТ данный приказ обязывает нас делить затраты на:

• Основную заработную плату.
• Дополнительную заработную плату.
• Страховые взносы на обязательное социальное страхование.

Разберем что должно входить в каждую из статей расходов:

Начисления за неотработанное время, установленные в организации коллективным договором, соглашением или иным локальным нормативным актом в соответствии с трудовым законодательством, и относится на себестоимость конкретной продукции по согласованному с заказчиком нормативу к основной заработной плате основных производственных рабочих.

Включают затраты на уплату страховых взносов в Пенсионный фонд РФ на обязательное пенсионное страхование, в Фонд социального страхования РФ на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности в связи с материнством, а также на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования на обязательное медицинское страхование.

Несмотря на то, что в Трудовом Кодексе тоже есть определения Основной и Дополнительной заработной платы, в их состав входят совершенно другие виды начисления, не нужно их путать.

Углубимся в тему основной и дополнительной заработной платы.

При начислении заработной платы основным производственным сотрудникам, в большинстве случаев мы знаем какой вид работ в каком объеме должен пойти на тот или иной заказ. Но есть часть видов начислений, которые у нас должны распределиться пропорционально по заказам и тут возникает понятие «Основная распределяема заработная плата».

Основная распределяемая заработная плата - заработная плата, которая явно не может быть отнесена на конкретный заказ и должна распределиться пропорционально трудоемкости или сумме начисленной заработной платы по заказам, на которых отработал сотрудник.

Разберём пример распределения зарплаты одного сотрудника. Сотрудник Иванов Иван Иванович в течение Января 2020 года работал сдельно на 4 заказах:

Работы выполнялись в особых условиях труда и сотруднику производится доплата за вредные условия труда 4% - 2240,00 рублей.

Сотруднику была начислена премия за текущий месяц в размере 10 000,00 рублей (для нас она будет «Основная распределяемая заработная плата» пропорционально базе сдельного заработка).

Так же сотруднику произвели начисление «Доплата по тарифу за выходные» в размере 15 000,00 (данное начисление производится сотрудникам, работающим на сдельном заработке в период, когда среднемесячная зарплаты сотрудников снижается из-за большого количества выходных дней в месяцах – Январь, Май)

В январе сотрудник был 5 дней на больничном – 5 000,00 рублей,

Общее начисление по сотруднику составило:

Исходя из представленных данных заработная плата по сотруднику Иванов Иван Иванович должна распределиться следующим образом:

При формировании проводок мы должны получить следующие движения:

На практике описанный выше пример считается идеальным, у нас сначала «Основная распределяемая зарплата» распределилась пропорционально сдельной (тарифной) зарплате, а потом и «Дополнительная зарплата» распределилась пропорционально. Но в большинстве случаев есть ряд начислений, которые не могут участвовать в пропорциональном распределении, к примеру:

• Доплата за работу на конкретном заказе (например, Секретность). Данное начисление относится к основной заработной плате и может быть отнесено только на конкретные заказы, соответственно, в дальнейшем при распределении зарплаты оно не должно участвовать.
• Премия за работу на конкретном заказе. Данное начисление тоже относится к основной заработной плате и может быть отнесено только на конкретные заказы, соответственно в дальнейшем при распределении зарплаты оно не должно участвовать.
• Средний заработок за период нахождения в командировке. Данное начисление тоже относится к основной заработной плате и может быть отнесено только на конкретные заказы, соответственно в дальнейшем при распределении зарплаты оно не должно участвовать. Так же следует отметить, что в течение месяца сотрудники могут несколько раз выезжать в командировку на работу по разным заказам, с разной продолжительностью.
• Оплата работы в выходные и праздничные дни производственных рабочих. Данные начисления должны отнестись только на те заказы, на которых работал сотрудник в течение выходного и праздничного дня.
• Сверхурочные работы производственных рабочих. Данные начисления должны отнестись только на те заказы, на которых работал сотрудник в течение сверхурочного времени.

К сожалению, весь набор вышеперечисленных вариантов типовым алгоритмом распределения основного заработка в 1С: ERP реализовать не получится. И нам требуется свой алгоритм с пошаговым распределением зарплаты по заказам (шифрам производственных затрат - ШПЗ).

Мы можем выделить следующие этапы учета заработной платы:

• Отражение всех кадровых документов в системе (Приём на работу, кадровое перемещение, увольнение сотрудника, изменение графика работы сотрудника, изменение состава бригады);
• Отражение в системе отсутствия сотрудника (отпуск, больничный, адм. отпуск, прогул, командировка и т.д.);
• Отражение работы вне графика (Работа в выходной и праздничный день, сверхурочная работа);
• Отражение отработанного времени в табеле учета рабочего времени (Мы с вами говорим про сложный учет, где без документа табель не обойтись). На данном этапе мы так же отражаем для повременщиков время работы на Заказах (ШПЗ).
• Отражение сдельной заработной платы (индивидуальные наряды, бригадные наряды) по Заказам (ШПЗ);
• Прочие доплаты и начисления сотрудникам по Заказам (ШПЗ) и без заказов;
• Расчет заработной платы сотрудников и налогов;
• Распределение заработной платы по заказам (ШПЗ);
• Отражение зарплаты в финучете по заказам (ШПЗ).

Конечно, количество этапов может быть и больше, все зависит от специфики предприятия.

Обратите особое внимание, что возможностей типового функционала 1С: ERP нам недостаточно.

Для полноценного учета заработной платы по Заказам (ШПЗ) мы разработали отдельную подсистему «Учет ШПЗ», которая встраивается в подсистему зарплаты 1С: ERP и расширяет возможности типового функционала. Можно выделить 4 основные доработки:

• Новые объекты учета «Выработка сотрудников» (индивидуальные наряды, бригадные наряды) на основании этапов производства, учитывающие работы в выходные и праздничные дни, сверхурочную работу. И, соответственно, создали свои регистры накопления для хранения информации по сдельной зарплате по ШПЗ. Да, это тот самый документ, который стыкует производство 1С: ERP и подсистему зарплаты.

Как видно из вышеописанных работы, мы полностью учли 47-ое постановление, уложились в регламент работы Заказчика.

Вернемся к вопросу выплаты заработной платы со спецсчетов. Опять-таки повторюсь, что данное требование не является обязательным с точки зрения законодательства. Однако, если вы все же приняли решение о выплате зарплаты сотрудникам с тех счетов, на контрактах которых он работал, то надо для начала реально оценить свои возможности. К примеру, если у предприятия большое количество госконтрактов, а к ним и большое количество спецсчетов, то сотрудник должен будет получать зарплату раздроблено. У нашей компании был проект внедрения 1 C : ERP 2 на предприятии авиаремонтной деятельности, где 1 сотрудник в течение месяца мог поработать более чем на 2,5 тыс. заказов. И конечно о том, чтобы разбить его заработную плату и выплачивать её в соответствии с заказами и спецсчетами, не могло быть и речи, поэтому предприятие отказалось от данной идеи.

Если же выплата со спецсчетов реально необходима (например, это вообще может быть требованием управляющей компании), тогда давайте разберем, как его можно реализовать в программе. Для этого можно использовать два варианта:

• Использовать учет по статьям финансирования – подсистемы ЗУП в 1С:ERP.
• Доработать функционал формирования ведомостей в 1С:ERP.

Использовать учет по статьям финансирования подразумевает необходимость добавления дополнительного измерения по всему учету зарплаты, во всех регистрах накоплений и документов. Можно даже провести параллель с справочником «Направление деятельности» в 1С: ERP , он так же является разрезом учета.

Для предприятий ОПК статья финансирования будет соответствовать нашему заказу (ШПЗ). При начислении заработной платы мы должны будем указать по какой статье финансирования мы начисляем заработную плату. Система автоматически в соответствии со статьями финансирования разобьет удержания сотрудника (НДФЛ, исполнительные листы, профвзносы, прочее удержание и т.д.) И уже при формировании ведомости мы можем указать по какой статье финансирования мы хотим произвести выплату заработной платы.

Из плюсов данной методики – требуется минимум доработок, в некоторых случаях можно использовать даже полностью типовой функционал.

Из минусов:

• Учет заработной платы должен быть «ИДЕАЛЬНЫЙ», безошибочный; с первого раза в систему должна быть внесена корректная информация и не допустимы правки. Чтобы что-то исправить в выплате зарплаты, необходимо будет отменить проведение Безналичного списания ДС (платежка), откатить начисления и удержания, изменить алгоритм распределения по статьям финансирования, затем в обратном порядке произвести начисление, удержание зарплаты и перезаполнить выплату.

• При любых отклонениях в системе появляются «хвостики» или конечное сальдо по статьям финансирования. Требуется постоянно контролировать остатки по статьям финансирования.

• Учет НДФЛ. Сам по себе учет НДФЛ в 1 C : ERP значительно более развитый, чем в 1С: ЗУП 3.1 за счет документов уплаты «Списание безналичных денежных средств», так они формируют записи «Расход» в движениях «НДФЛ уплачено». А при использовании статьей финансирования дополнительно НДФЛ будет разбиваться на статьи, что приводит к образованию огромного количества записей во всех регистрах учета НДФЛ. Найти и исправить ошибку для корректировки 6-НДФЛ становится практически нереально.

• Перерасчеты за прошлый период попадают на старые «Статьи финансирования». А заказы (ШПЗ) по данным статьям финансирования уже могут быть закрыты, и тогда требуется дополнительные корректировки.

Как видите, минусов у данной методики значительно больше, они отнимают колоссальное количество времени у расчетчика. Мы не рекомендуем использовать данную методику на предприятиях ОПК.

Второй вариант - доработать функционал формирования ведомостей. Новый алгоритм заполнения зарплаты в соответствии с заказами (ШПЗ). Т.е. мы так же можем в соответствии с заказами (ШПЗ) заполнить ведомость, но при этом сохранить типовой функционал.

И в самой ведомости в отдельной закладке учитывать расшифровку по заказам. Получается мы формируем одну Сводную ведомость, а к ней много детальных ведомостей с ссылками на конкретные заказы. И уже по ним мы формируем файл в банк и реестр в банк.

Из плюсов:

• Простота учета. Занесли информацию по заработку и времени работы сотрудника на заказе (ШПЗ), рассчитали начисление, удержание зарплаты и можно формировать ведомости.
• Допустима корректировка в ручном режиме.
• Отсутствуют «Хвостики» или конечное сальдо по заказам. Все корректировки и исправления распределяются по общему алгоритму текущего периода.
• Не влияет на учет НДФЛ, так как данный учет не «лезет» в регистры его учета, ограничиваясь формированием ведомости.

Из минусов:

• Требуется небольшие изменение конфигурации 1 C : ERP и поддержка обновлений.
• Разработка собственных отчетов по выплате зарплаты по спецсчетам.

На наш взгляд, это оптимальный вариант учета выплаты заработной платы по 275-ФЗ, с возможностью учитывать работу сотрудника на конкретном заказе (ШПЗ) и выплачивать заработную плату с соответствующего спецсчета.

Хочу добавить, что также на предприятиях ВПК может использоваться еще одна методика выплаты зарплаты: по лимитам спецсчетов. Она не требует сложного учета работы сотрудников на конкретном заказе. Мы ее использовали на нескольких наших проектах.

В этих организациях отдел казначейства совместно с планово-эконмическим отделом просто передает информацию в расчетный отдел о разрешенных суммах списания со спецсчетов заработной платы. И задача расчетного отдела «подогнать» ведомости под разрешенные суммы списания с спецсчетов.

Для данных организаций мы так же разработали свою подсистему выплаты заработной платы, которая расширяет возможности типового функционала, при этом не ломая его.

Мы разработали новый документ «Сводная ведомость», в котором сотрудники указывают допустимую сумму выплаты зарплаты со спецсчетов, так же указывают типовые документы «Ведомость в банк», по которым будут осуществлены выплаты.

Далее система формирует новые документы «Реестры в банк» в зависимости от доступного лимита по спецсчету и зарплатному проекту.

По каждому отдельному документу «Реестр в банк» формируется выгрузка файла в банк и реестр для банка.

Как видно из вышеописанных вариантов учета, мы максимально учли требования 275-ФЗ и адаптировались под учет предприятия ОПК, постаравшись по минимуму вмешиваться в типовые механизмы 1С:ERP.