Автоматизация продаж: переход с УПП на ERP (ЕРП) в 1С. Опыт производителя кофе Strauss Russia

31.03.2022

Команда
ВЦ Раздолье

Автор статьи

Справка о компании

Strauss Russia («Штраус Рашн») — часть международной корпорации Strauss Group, входящей в топ-5 мировых производителей кофе. Предприятие компании расположено во Владимирской области, насчитывает 550 сотрудников. Среди брендов компании - «Чёрная карта», Ambassador, Elite, Le Cafe и другие.

Подготовку перехода на 1С:ERP начали заблаговременно

До нового этапа автоматизации Strauss Russia уже использовала российское программное обеспечение «1С:Управление предприятием», начиная с 2008 года. По ряду параметров оно устраивало компанию, поскольку за годы использования система уже была значительно доработана специалистами ИТ-отдела.

Решение о необходимости внедрения нового базового ПО было принято после заявления лицензиата, «Фирмы 1С», о приближении даты завершения поддержки «1С:УПП».

Планы, подготовка и начало реализации

Strauss Russia планировала перенести на новую платформу весь управленческий функционал, провести её интеграцию с рядом других систем по организации сбыта продукции, а также — кадрового учёта и расчёта зарплаты. При поиске подрядчика ориентировались на уровень экспертности и опытности кандидатов. Постепенно мы прошли строгие фильтры компании и приступили к делу. И обсуждения, и внедренческие процедуры проходили в удалённом режиме. Со слов Эдуарда Лезина, финдиректора Strauss Russia, полной неожиданностью стал формат удалённый работы с командой «Раздолья», поскольку представители предприятия по производству кофе ещё не обладали подобным опытом. Грамотная организация подрядчиком дистанционного взаимодействия, обмена информацией, формирование удобной общей базы данных для сотрудников позволили успешно решить все вопросы по интеграции новой системы.

Сегменты автоматизации ERP

За 6 месяцев командой «Раздолья» были завершены основные работы над интеграцией «1С:ERP» в производственные, коммерческие, отчётные и другие процессы компании.

На предприятии были автоматизированы:

управление продажами и взаимоотношениями с клиентами (CRM);
производственный учёт;
управление закупками и складской логистикой;
управление денежными средствами (казначейство);
регламентированный учет (БУ и НУ) и сдача отчётности;
сбор отчетности по МСФО;
управление кадрами и расчёт заработной платы на базе «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП».

Также была проведена работа по интеграции в систему автоматизации внешних источников заказов.

Дополнительные опции

Типовой функциональности для решения задач производителя кофейной продукции оказалось недостаточно, и предприятию был предложен ряд дополнительных опций.

Евгений
Грибков

Генеральный директор
ВЦ Раздолье

«Практика работы с крупными пищевыми производствами дала нам возможность накопить большое количество специфических, полезных для предприятий отрасли доработок к базовому функционалу «1С».

Взаимодействуя со специалистами компаний при автоматизации рабочих мест, мы выявляем тонкие места и корректируем их, сокращая лишние действия, крадущие время у сотрудников, и добавляя возможности, повышающие эффективность отдельных рабочих мест, подразделений и компании в целом».

Одной из таких дополнительных опций, важной для Strauss Russia, стала система обработки заказов. Благодаря её внедрению, работа по фиксации и внесению заказов из разных источников в систему и их обработке — теперь максимально оптимизирована, исключена львиная доля ручной работы. Скорость обработки заказов увеличилась в 2 раза, ошибки при регистрации заказов — сведены к нулю.

К слову, в результате автоматизации компания смогла отказаться от отдельной системы взаимодействия с клиентами «1С:CRM». Функционал новой платформы смог восполнить эту потребность.

Компания активно стимулирует активность клиентов, поэтому ещё одной полезной дополнительной опцией стал блок автоматизации учёта и формирования акционных и бонусных взаимодействий, включающий в себя ещё и подробный статистический анализ.

Была проведена работа и в части автоматического формирования, печати документов с учётом соблюдения сложных условий сотрудничества с крупными торговыми сетями. При этом несколько сотен старых форм, накопленных компанией, были заменены на несколько удобных базовых макетов. Работать с таким небольшим объёмом документов и вносить в него необходимые правки специалистам стало гораздо легче.

Своевременное выполнение претензионной работы теперь в системе «1С:ERP» происходит автоматически: в установленное время заявки по старту работы с задолженностью уходят юристам компании. Вместе с ним специалисты получают и исковое заявление с готовыми расчётами пени и штрафов.

Опция формирования комплексной отчётности по продажам позволяет работать с большим массивом данных, собранным за прошлые годы, формировать отчёты, рассчитывать рентабельность для организации эффективного планирования сбыта.

Работу по отгрузке удалось ускорить в 2 раза с помощью внедрения опции автоматизации печати товарно-сопроводительных документов.

Стоит отметить и ещё один новый инструмент - заполнение значений по умолчанию, ускорившее работу с различными видами документов на 20-50%.

Резюмируя, отметим: даже усовершенствованная, доработанная «1С:УПП» уступает по функционалу базовой «1С:ERP», а в случае использования дополнительных опций возможности ПО существенно расширяются.