Учет спецодежды в 1С:ERP 2.5

Об авторе

Автор – Чернышева Анастасия.
Аналитик ООО «Раздолье-Консалт». Более 10 лет занимается внедрением программных продуктов 1С. Имеет сертификаты по линейке продуктов 1С и опыт работы главным бухгалтером, что позволяет совмещать в работе глубокое понимание методологии учёта и практику автоматизации бизнес-процессов

Для большинства предприятий спецодежда учитывается как малоценные материально-производственные запасы со списанием стоимости либо единовременно, либо равномерно в течение установленного срока эксплуатации.

Именно эту логику и реализует механизм «ТМЦ в эксплуатации» в 1С:ERP.

В 1С:ERP спецодежда, спецоснастка и хозяйственный инвентарь учитываются в подсистеме «ТМЦ в эксплуатации». Логика в общем виде такая:

• спецодежда приобретается и приходуется на склад как обычный запас (счет 10 «Материалы»)
• при выдаче сотруднику она передаётся в эксплуатацию — количественно списывается со склада и одновременно ставится на забалансовый учет (счета группы МЦ)
• стоимость спецодежды относится на затраты либо сразу в момент передачи, либо равномерно в течение срока эксплуатации. Порядок определяется настройками справочника «Категории эксплуатации»
• пока спецодежда числится в эксплуатации, по ней можно получать отчеты об остатках, переносить между сотрудниками (перемещение), возвращать на склад или списывать при износе.

Ключевые справочники и настройки, которые обеспечивают эту логику — учетная политика организации, группы финансового учета номенклатуры и категории эксплуатации. Разберём их по порядку.

В учетной политика бухгалтерского учета на закладке «Запасы», нужно установить флажки:

• Вести дополнительный учет ТМЦ в эксплуатации на забалансовых счетах — опция включает функциональность передачи в эксплуатацию, инвентарных номеров и учета по физическим лицам
• Списывать стоимость малоценных ТМЦ на расходы в месяце приобретения и указать статью расходов и аналитику для списания малоценных ТМЦ — в соответствии с ФСБУ 5 «Запасы» стоимость спецодежды не является запасом и должна быть сразу списана на расходы в бухгалтерском учете в месяце приобретения.
• Статья расходов, указанная в настройках, будет заполняться в новые категории эксплуатации.

После сохранения изменений в учетной политике становится доступна ссылка «Настроить счета учета номенклатуры для корректного списания ТМЦ». При переходе по гиперссылке в форме настройки отражения документов в регламентированном учете появляется колонка «Малоценные».

В группах финансового учета (ГФУ), которые будут использоваться для спецодежды и спецоснастки, нужно установить признак «Относится к малоценным ТМЦ» и указать соответствующий счет учета:

Справочник находится в разделе «Внеоборотные активы» и является классификатором вариантов эксплуатации товарно-материальных ценностей.

Предназначен для объединения спецодежды, спецоснастки, инвентаря и прочих хозяйственных принадлежностей по общим признакам учета в эксплуатации и нормам погашения стоимости. Например: «Спецодежда 3 месяца», «Спецодежда 12 месяцев», «Спецоснастка».

Основные параметры элемента справочника «Категории эксплуатации»:

• Имущественный учет — если флажок снят, ТМЦ списывается в количественном выражении сразу при передаче в эксплуатацию, а последующие перемещение, списание и возврат становятся недоступны
• Учет по физическим лицам — включает обязательное указание сотрудника, которому выдана спецодежда (нужно для персональных карточек учета СИЗ)
• Порядок погашения стоимости — единовременно при передаче или равномерно по сроку эксплуатации. Указывается отдельно для БУ и НУ
• Срок эксплуатации — используется, если погашение равномерное
• Счет учета ТМЦ за балансом — указывается счет группы МЦ
• Статья расходов — определяет счет затрат и аналитику, на которую спишется стоимость ТМЦ

Спецодежда приходуется документом «Приобретение товаров и услуг» с видом операции «Закупка у поставщика» (раздел «Закупки — Документы закупки»).

Передача оформляется документом «Внутреннее потребление» с видом операции «Передача в эксплуатацию».

Создать документ можно из журнала «Документы ТМЦ в эксплуатации» (раздел «Внеоборотные активы — ТМЦ в эксплуатации», кнопка «Создать» — вид «Передача»), а также из рабочего места «Склад и доставка» или на основании документа поступления.

В документе «Внутреннее потребление» заполняются реквизиты:

• Номенклатура и количество спецодежды, передаваемой в эксплуатацию
• категория эксплуатации — задаёт условия погашения стоимости в БУ и НУ
• физическое лицо — сотрудник, которому выдана спецодежда (если в категории включен учет по физлицам)
• статья расходов и аналитика затрат, на которые спишется стоимость ТМЦ

Сумма затрат в момент передачи не списывается — она относится на счет учета затрат регламентной операцией «Погашение стоимости ТМЦ в эксплуатации» в рамках закрытия месяца

Пока спецодежда числится в эксплуатации (то есть категория эксплуатации ведёт «имущественный учет»), из журнала «Документы ТМЦ в эксплуатации» можно оформить операции:

• Перемещение — передачу спецодежды от одного сотрудника или подразделения другому без возврата на склад
• Возврат — сдачу спецодежды обратно на склад (например, при увольнении сотрудника или замене на новый комплект)
• Списание — снятие с забалансового учета по причине износа, утраты или порчи.

Для отражения результатов инвентаризации в информационной системе предусмотрен документ «Инвентаризация ТМЦ в эксплуатации» (раздел «Внеоборотные активы – Документы инвентаризации ТМЦ в эксплуатации»).

По документу инвентаризации формируются печатные формы:

• Приказ о проведении инвентаризации (ИНВ-22)
• Инвентаризационная опись (ИНВ-3)
• Сличительная ведомость (ИНВ-19)

В информационной системе предусмотрено два основных отчета — «Ведомость по ТМЦ в эксплуатации» (движение и остатки в разрезе сотрудников и номенклатуры) и «Остатки ТМЦ в эксплуатации». Отчеты размещены в разделе «Внеоборотные активы — Отчеты по внеоборотным активам»