Кейс: Автоматизация документооборота в ООО «БИАКСПЛЕН»

ООО "БИАКСПЛЕН" — основной производитель биаксиально-ориентированных пленок (БОПП) в России.  Занимая лидирующее место в стране по производству БОПП, ООО «БИАКСПЛЕН» занимается разработкой новых уникальных специализированных пленок, не имеющих аналогов в мировой практике. ООО «БИАКСПЛЕН» — это группа компаний с централизованным управлением из административного центра в Москве и производственными площадками в регионах России (заводы ООО «БИАКСПЛЕН» расположены в Балахне (Нижегородская область), Курске (Курская область), Новокуйбышевске (Самарская область), Томске и Железнодорожном (Московская область).

Наличие нескольких производственных площадок и большие объемы производства и реализации готовой продукции требуют обработки сотен тысяч документов. Основными причинами создания электронного архива стали:

• Необходимость учета и хранения отсканированных копий финансовых документов всех площадок ООО «БИАКСПЛЕН» в единой электронной базе.
• Необходимость своевременного контроля за поступлением первичной финансовой документации от контрагентов.
• Оперативный обмен документами между подразделениями.
• Быстрый доступ к копиям документов из учетной системы.
• Оперативный поиск документов по сделкам с клиентами.

Основными критериями при выборе «1С:Документооборот 8. КОРП» для создания электронного архива стали возможность интеграции с «1С:Управление производственным предприятием 8», удобный типовой функционал, встроенная система потокового сканирования и распознавания документов и возможность быстрого запуска системы в работу.

Для решения этих задач был реализован механизм интеграции программ «1С:Документооборот 8. КОРП» и «1С:Управление производственным предприятием 8», в результате которой была настроена выгрузка из УПП в «1С:Документооборот 8. КОРП»: сотрудники бухгалтерии получили доступ к просмотру отсканированных копий первичных финансовых документов непосредственно из учётной системы.

Для обработки большого объема документов используется дополнительное оборудование: высокоскоростные поточные документные сканеры и принтеры штрих кодов. При распознавании штрих кодов используется подсистема потокового сканирования, встроенная в «1С:Документооборот 8. КОРП».

На первом этапе мы определили контрольные точки движения первичных документов, определили требования к хранилищу документов и архитектуре системы. Дали рекомендации по выбору дополнительного оборудования, в учетную систему добавили штрих-коды для печатных форм документов. После настройки системы и установки дополнительного оборудования мы провели обучение сотрудников бухгалтерии на всех производственных площадках, что позволило в короткие сроки запустить систему в работу.

• Создана единая для всех подразделений компании система хранения первичных финансовых документов.
• Автоматизирован процесс загрузки новых документов из базы «1С:Управление производственным предприятием 8» в электронный архив, и загрузка отсканированных документов в «1С:Документооборот 8. КОРП» со сканеров.
• Снизился риск невозврата документов от контрагентов.

Более 300 пользователей «1С:Управление производственным предприятием 8» имеют доступ к просмотру документов электронного архива, что позволило существенно сократить время поиска документов.