Кейс: Нестандартный учёт с ювелирной точностью: внедрение «1С:ERP», комплексная автоматизация управления финансами

АО «Калининградский янтарный комбинат» образовано 21 июля 1947 года на базе Кёнигсбергской янтарной мануфактуры. Янтарный комбинат является флагманом янтарной промышленности России, интегрированный в систему международного производства и оборота янтаря и янтарной продукции.

На долю предприятия приходится около 65% мирового рынка янтаря. На территории Калининградской области сосредоточено порядка 90% мировых янтарных запасов, возраст которых превышает 50 миллионов лет. Добыча ведётся открытым способом в Приморском карьере — самом большом янтарном карьере в мире. Ежегодный объём добываемого янтаря в среднем составляет 400 тонн. В 2020 году Янтарным комбинатом поставлен исторический рекорд добычи янтаря-сырца 525 тонн, никогда прежде не добывался такой объём солнечного камня.

Янтарный комбинат — единственное в России и крупнейшее в мире предприятие, ведущее промышленную добычу янтаря. В 2014 году, согласно указу президента Российской Федерации Владимира Путина, янтарный комбинат был передан под управление Государственной корпорации «Ростех». Тогда же был дан старт преобразованиям, нацеленным не только на модернизацию предприятия, но и на развитие янтарной отрасли.

В 2020 году был сделан очередной серьезный шаг на пути к дальнейшему развитию — 1 июля
АО «Калининградский янтарный комбинат» вновь приобрел статус предприятия полного цикла,
присоединив дочернюю ювелирную компанию АО «Янтарный Ювелирпром», специализирующейся
на производстве готовых янтарных изделий и полуфабрикатов. Объединение позволило направить
дополнительные средства на расширение ювелирного производства и создание новых рабочих мест.

Предпосылками проекта стали организационные изменения на предприятии. В 2020-м году произошло присоединение к янтарному комбинату акционерного общества «Янтарный ювелирпром», специализирующегося на производстве ювелирных изделий и полуфабрикатов, по сути совершенного другого типа предприятия в сравнении с добывающей отраслью. Соответственно перед компанией встала задача о перестройке бизнес-процессов под новые реалии.

Стало ясно, что требуется создание новой учётно-информационной системы, которая бы позволяла решать целый комплекс задач, начиная с учёта добычи янтаря до реализации заказчику готовых украшений.

К этому моменту ландшафт на предприятиях различался. В обоих было установлено решение «1С:УПП 1.3», минимально внедрено решение «1С:ERP», отдельно шла программа учёта ювелирных изделий в «1С:Предприятие 7.7». Перед объединённым предприятием стояла задача — в кратчайшие сроки перейти на единую учётную систему, сохранив при этом преемственность «исторических систем» управления.

Поскольку учёт янтаря — специфичный бизнес, изначально было ясно, что готовые решения предприятию не подойдут, было важно получить в распоряжение систему, позволяющую быстро кастомизировать её возможности под потребности бизнеса.

Компания рассматривала различные учётные системы, включая ПО, предлагаемое ведущими мировыми вендорами, и всё же по совокупности преимуществ выбрало «1С:ERP». В «плюсы» были зачтены широкие возможности платформы, открытый код системы.

В качестве подрядчика по интеграции «1С:ERP» предприятие выбрало Внедренческий центр «Раздолье»: был учтён обширный проектный и методологический опыт компании по внедрению платформы на производственных предприятиях, а также опыт выстраивания сложного учёта в случае объединения предприятий.

Оперативные процессы «Калининградского янтарного комбината» существенно отличаются от большинства других. В первую очередь это связано с дорогостоящим ликвидным сырьём, работа с которым требует жёсткого контроля на всех стадиях производственного процесса.

По причине того, что новая система комплексной автоматизации нужна была срочно, проект автоматизации был разбит на очереди, что позволило быстро запускать автоматизации бизнес-процессов, начиная с самых необходимых предприятию.

Сначала нужно было настроить работу с «первичкой» для автоматизации регламентированного учёта и сдачи отчётности, перевести в одну систему кадровый учёт и расчёт заработной платы.

Поскольку оба направления проработаны в «1С:ERP» на хорошем уровне и не требует значительных доработок, основной задачей для нашей команды на этом этапе стала унификация учёта (базовых классификаторов, планов счетов и т. д.). Также в рамках первого этапа нами была разработана новая методология расчёта себестоимости, которая в числе прочего включала в себя учёт затрат в разрезе карьеров.

Основной сложностью стала особенность добывающих предприятий: сначала происходит разведка и разработка карьера, а после начала производства накопленные затраты должны по определённым правилам включаться в учёт по выпущенным партиям.

Довольно много времени заняла работа со справочниками номенклатуры. Оба предприятия до объединения работали приблизительно с одной и той же номенклатурой, но требования к ней существенно различались. Потребовалось разработать единую концепцию построения нормативно-справочной информации (НСИ).

После завершения автоматизации регламентированного учёта началась работа над оперативным функционалом. В рамках первого этапа были решены следующие, специфичные задачи:

1. Учёт ювелирной продукции в 2-х единицах измерения [Такой формат учёта критически необходим предприятию, поскольку при изготовлении ювелирной продукции в качестве сырья используются дорогостоящие драгоценные металлы и требуется одновременно учитывать продукцию как в штуках, так и по весу. Для реализации данного формата была проведена значительная доработка системы, которая потребовала добавления второй единицы измерения в документы, регистры системы, включения специфичных механизмов контроля и т. д.]

2. Персонифицированный учёт материальных ценностей по сотрудникам производства. В тот момент, когда открывается заказ на прозводство ювелирных изделий, выдача сырья происходит не на некий обобщённый склад, а конкретному сотруднику-ювелиру, который будет с ним работать. По окончании работы ювелир так же персонально отчитывается о выпущенной продукции, причём на каждом этапе происходит взвешивание заготовок, изделий на специализированном оборудовании. Сейчас учётный процесс построен таким образом, что предприятие видит балланс по каждому сотруднику: сколько драгоценных металлов и янтаря выдано каждому мастеру и сколько ювелирных изделий и отходов он сдал на склад. Это позволяет видеть текущий долг мастера перед предприятием и повысить прозрачность на производстве.

3. Учёт наборов янтаря различных фракций. Дело в том, что предприятие реализует не только ювелирную продукцию, но и сырье — янтарь. Клиенты заказывают янтарь большими наборами с различными характеристиками. Физически смешивать их нельзя, поэтому появляется виртуальная «коробка» с набором различных физических объектов, движение которой нужно отслеживать по складам хранения.

4. Сплошное штрихкодирование упаковок, в которых хранится и транспортируется янтарное сырьё. Печать штрихкода происходит атоматически в момент упаковки материала. Обязательной операцией является и проверка наличия во всех дальнейших операциях товародвижения. Это важный инструмент контроля запасов дорогостоящего сырья.

5. Учёт транспортных расходов стал отдельной задачей проекта. У предприятия большой автопарк транспорта, связанного с добычей сырья и его транспортировкой. Расходы на содержание автопарка составляют заметную долю в общих затратах. Для реализации задач учёта был обеспечен сбор первичных данных о передвижении транспорта с самого транспортного средства. На машинах уже были установлены системы мониторинга ГЛОНАСС. Наша команда настроила их онлайн-интеграцию с «1С:ERP» таким образом, чтобы в путевые листы сразу попадала информация о пробеге транспортных средств и расходе горюче-смазочных материалов.

6. Управление продажами, включая розничные продажи ювелирных изделий в собственной торговой сети компании. В текущей версии системы все розничные магазины «Калининградского янтарного комбината» работают в «1С:ERP», все операции по продажам сразу попадают в основную систему. В этом есть очевидный плюс: нет отложенной процедуры обмена данными, вся информация оперативно отражается в учёте. Это не только удобнее, но и выгоднее: поддерживать такую систему учёта дешевле и проще, чем поддерживать систему обмена данными.

Государственная интегрированная информационная система в сфере оборота драгоценных металлов и драгоценных камней является единой информационной платформой для взаимодействия участников рынка драгоценных металлов и драгоценных камней. С 1 сентября 2021 года стало обязательным отражение движения драгоценных металлов и камней в данной системе. Так как на предприятии таких мероприятий большинство, потребовалась реализация автоматизированной выгрузки данных из «1С:ERP» в ГИС ДМДК.

В программе был реализован Справочник партий ГИС ДМДК, который содержит основные сведения из системы и нужен для прослеживания партий. В «1С:ERP» учёт основного сырья и полуфабрикатов готовой продукции ведётся по сериям. Соответственно по тем ТМЦ, которые должны выгружаться в ГИС ДМДК в сериях проставляются ссылки на партии ГИС ДМДК.

Создано автоматизированное рабочее место (АРМ), которое отражает остатки по номенклатуре по выбранному складу и те серии номенклатуры, по которым требуется формировать партии. Их можно отправить во внешнюю информационную систему [в данном случае — в ГИС ДМДК].

Продукция должна передаваться на апробирование и клеймение в Федеральную пробирную палату. Данная операция выполняется в «1С:ERP» при помощи Документа «Передача сырья переработчику» [Эта информация выгружается также и в ГИС ДМДК]. Так как данная система требует для работы дополнительных сведений, Документ был нами доработан.

Выгрузка данных осуществляется на специализированном рабочем месте, на котором сотрудник определяет объекты для выгрузки, а программа формирует пакеты для обмена. На рабочем месте сотрудник видит статус отправки пакетов и в случае возникновения проблемы может оперативно принять необходимые управленческие решения.

АО «Калининградский янтарный комбинат» входит в состав госкорпорации «Ростех», в связи с чем должно предоставлять отчёт о своей работе управляющей компании в системе «АС ФЗД» («Автоматизированная система управления финансовой и закупочной деятельностью»). В связи с тем, что эта задача очень трудоёмкая, было решено её автоматизировать. Формы «АС ФЗД» специфические, в системе не всегда хватает данных для их заполнения, в некоторых случаях приходится добавлять аналитику в уже существующие Справочники и даже пересматривать учётные процессы.

На данный момент автоматизировано заполнение форм из «1С:ERP» «Бюджет доходов и расходов», «План основного производства», «План вспомогательного производства», «План накладных расходов», «План прочих расходов» и «Расходы будущих периодов». По данным формам в системе автоматически собираются все необходимые данные, формы заполняются в специальной подсистеме «1С:ERP» «Бюджетирование». Настройка заполнения не потребовала доработок информационной системы, реализована с помощью дополнительных аналитик в нормативно-справочной информации (НСИ). В данный момент анализируем возможность автоматической выгрузки бюджетных форм в «АС ФЗД».

В целом в результате проекта были автоматизированы следующие подсистемы:

1. Управление продажами, включая розницу,
2. Управление складами, включая адресное хранение,
3. Управление закупками,
4. Производственный учёт,
5. Управление автотранспортом,
6. Управление качеством,
7. Учёт драгоценных металлов,
8. Кадровый учёт,
9. Расчёт заработной платы,
10. Учёт затрат и расчёт себестоимости,
11. Бюджетирование и финансовый учёт,
12. Бухгалтерский и налоговый учёт.

Часть проекта проходила в 2020—2021 годах в сложное для работы время коронавирусных ограничений, что потребовало от нашей команды и команды янтарного комбината большого напряжения. Некоторые задачи выполнить удалённо было невозможно, а попасть на предприятие в Калининграде было большой проблемой.

По итогам внедрения янтарный комбинат полностью отказался от старых систем и перешёл на работу в «1С:ERP». В промышленную эксплуатацию было переведено сначала 100, а теперь уже 200 автоматизированных рабочих мест. Бизнес не стоит на месте, появляются новые задачи, поэтому развитие системы продолжается.