Проект: Управление продажами в международной компании Strauss Russia на базе «1С:ERP»

У предприятия давняя история автоматизации на базе программных продуктов фирмы «1С». С 2009 года в качестве основной системы учёта использовалась конфигурация «1С:Управление производственным предприятием 1.3».

В связи с тем, что фирма «1С» запланировала прекратить поддержку данной конфигурации, в 2020 году было принято решение провести модернизацию учётной системы и перейти на новую платформу «1С:ERP Управление предприятием 2».

В качестве подрядчика на проект была приглашена команда Внедренческого центра «Раздолье», которая специализируется на задачах автоматизации управления производством и имеет значительный опыт внедрения системы «1С:ERP» в крупных корпоративных проектах.

Предприятие имеет сложный ИТ-ландшафт, который состоит из учётного «ядра» на базе внедренной системы «1С:ERP» и сопутствующих специализированных решений, с которыми настроены механизмы интеграции:

1. Расчёт перспективного плана сбыта по статистике продаж прошлых периодов: ведётся в Excel, осуществляется загрузка плановых данных;

2. Приём заказов от клиентов осуществляется на сайте компании или через системы электронного документооборота — созданы несколько шлюзов, для загрузки новых заказов;

3. На сайте компании также ведётся приём заявок на сервисное обслуживание оборудования, переданного в аренду, информация перегружается в «1С:ERP»;

4. Складской учёт ведется во внешней WMS-системе автоматизированного склада, куда выгружается информация о распоряжениях на приёмку и отгрузку товара со склада;

5. Производство продукции ведется на автоматизированных линиях, куда выгружается информация о заказах на производство и откуда загружается информация о фактическом выпуске полуфабрикат и продукции;

6. В рамках проекта во внешнюю информационную базу «1С:ЗУП КОРП» был вынесен функциональный блок работы с персоналом и расчёта заработной платы — настроена передача информации между системами;

7. Настроен обмен с системой «1С:Документооборот» для согласования документов (заявки на оплату, договоры и пр.);

8. Для проведения бизнес-анализа результатов финансово-хозяйственной деятельности настроен обмен с сервером QlickView;

9. Также производится выгрузка информации во внешние базы данных региональных представительств компании в странах СНГ.


Количество автоматизированных рабочих мест (АРМ): 150.

В рамках задачи организации бесшовного ИТ ландшафта заказчика были настроены интеграции с прочим ПО предприятия:

• «1С:ЗУП КОРП»;
• WMS стороннего вендора;
• Сайтами по загрузке заказов клиентов.

Цели проекта:

1. Комплексная автоматизация предприятия на базе «1С:ERP»;
2. Цифровизация процессов продаж;
3. Минимизация трудозатрат на ведение учёта.

Компания «Штраус» — предприятие, которое осуществляет продажи товара в сетевые розничные торговые точки, а также оптовым дистрибьютерам на территории России и стран СНГ. Основная специфика работы предприятия связана с организацией сложных и масштабных продаж. В целях снижения трудоёмкости процессов управления сбытом были реализованы механизмы, которые снижают их трудоемкость, делают их максимально «безбумажными».
Загрузка заказов клиентов с сайта компании и из систем электронного документооборота
Клиенты компании ежедневно отправляют порядка тысячи заказов на поставку товара, чтобы обработать такой поток информации были разработаны инструменты электронного документооборота — заявки передаются через сайт компании и через провайдеров EDI — эти инструменты были интегрированы с «1С:ERP».

Также чтобы ускорить процесс обработки и дозаполнения поступивших документов был создан механизм значений по умолчанию, с помощью которого для любого документа и справочника системы в разрезе пользователей, контрагентов и пр. можно задать значение реквизитов по умолчанию, которые будет проставлены в объекте при его создании.

Предприятие ведет активную работу по продвижению своего товара на рынке, поэтому требовалось автоматизировать различные средства стимулирования продаж: акции, скидки, бонусы.

Для решения этой задачи был разработан механизм «брифов» — бриф — это документ, который содержит условия продажи и бонусы, которые клиент получит, если эти условия будут соблюдены.

В качестве бонусов могут выступать скидки, которые предоставляются клиенту в момент оформления заказа или бонусные деньги, которые могут быть зачтены клиенту по завершению месяца — скорректирована сумма задолженности или произведена отгрузка товара на накопившуюся сумму бонуса.

Полностью автоматизирована работа с брифами — документ проходит процедуру согласования, на основании брифов рассчитывается и согласуется стимулирующее вознаграждение клиента, по брифам ведется сбор статистики по эффективности таких методов продвижения.

Так как ежедневно происходят отгрузки в несколько тысяч торговых точек, важным является оперативная распечатка всех необходимых сопроводительных документов. Ситуацию усугубляет то, что у каждой торговой сети и крупного дистрибьютера есть свои уникальные требования к оформлению документов. Причем несоблюдение этих условий влечёт за собой значительные штрафа и возможную блокировку приемки товара клиентом.

Для решения этой задачи в системе был разработан механизм параметризации печати, когда базовые макеты ТОРГ12, счёта фактуры и УПД дополняются дополнительными данными, исходя из заданных для клиента настроек. На данный момент в системе задано порядка 200 вариантов печати под разных заказчиков.

В силу большого количества клиентов и невысокой маржинальности продаж, достаточно большую роль для предприятия играет оперативный контроль за расчётами с клиентами. Для автоматизации этой задачи были созданы механизмы контроля лимитов задолженности, автоматически блокирующие отгрузку, а также рабочие места для управления лимитами и графиками оплат.

В случае если клиент компании перестал своевременно выполнять договорные условия (задерживает оплату отгруженного товара) требуется оперативно выставить претензию клиенту, а если урегулировать проблему в добровольном порядке не получилось, то и оформить исковое заявление в суд.

Для решения этой задачи был создан механизм (документ) претензионной работы, в котором пользователь:

1. Может по данным системы заполнить список своевременно неоплаченных документов,
2. Оформить и направить клиенту форму претензии,
3. Рассчитать сумму искового заявления и подготовить его к передаче в суд.

Для оценки эффективности работы отдела продаж, а также для прогнозирования сбыта был разработан комплект отчётов, которые содержат информацию о объемах сбыта, маржинальности, предоставленных скидках, акциях и прочее.

Так как для анализа текущей ситуации важна информация о продажах за прошлые годы, были разработаны механизмы для загрузки и хранения данных из исторической системы и базовые отчёты были модифицированы таким образом, чтобы они демонстрировали цельную картину продаж за всю историю работы предприятия.

В силу масштаба деятельности предприятия доступ к информации строго разграничен — каждый менеджер должен видеть только своих клиентов и только те инструменты, которые относятся к его деятельности. Данные правила доступа регулярно проверяются аудиторами из головного офиса компании.

Для автоматизации проверки созданы отчёты, которые позволяют вывести для любого сотрудника чек-лист с указанием его допусков, а также есть возможность посмотреть для выбранного объекта, какие сотрудники какие права доступа имеют к объекту.

Практически весь проект выполнялся удаленно — причиной был карантин и определенная удаленность клиента. При этом клиент работает в режиме 24×7, поэтому любой простой по вине неработающей системы был недопустим — требовалось организовать быструю и бесперебойную поддержку пользователей предприятия.

Для решения этой задачи во внедряемую систему был интегрирован механизм технической поддержки — пользователи, не выходя из программу, могли отправить заявку консультантам, а консультанты через механизм взаимодействий 1С могли связаться с пользователями и задать ему уточняющие вопросы.

Также на основании обращений пользователей и полученных решений в системе формировалась база знаний с готовыми ответами — консультант не только отрабатывал обращение, но и мог его определить как типовое и поместить в базу знаний, так чтобы в дальнейшем сотрудники предприятия могли самостоятельно разобраться с возникшим препятствием.

В этой же базе знаний хранились инструкции по работе с программой и видеоролики с обучения. Всё это было связано с объектами конфигурации и доступно из форм справочников и документов, с которыми работают специалисты.

Также в системе были созданы механизмы контрольных проверок — это мини-отчёты, которые настраиваются для группы пользователей и автоматически собирают их ошибки — где какие документы или справочники были недооформлены или оформлены с нарушением. Руководитель группы видит эти ошибки и может предметно работать со своими подчиненными.

Специалисты подрядчика выполнили следующие работы:

1. Провели проектирование системы и подготовили технические задания на адаптацию типовой конфигурации под особенности предприятия;

2. Доработали типовую конфигурацию;

3. Обучили сотрудников предприятия;

4. Организовали опытно-промышленную эксплуатацию системы и передали её предприятию на сопровождение.

В рамках проекта были автоматизированы следующие разделы управления:

1. Управление продажами и взаимоотношениями с клиентами (CRM);

2. Производственный учёт;

3. Управление закупками и складской логистикой;

4. Управление денежными средствами (казначейство);

5. Регламентированный учёт (БУ и НУ) и сдача отчётности;

6. Сбор отчётности по МСФО по правилам заданным заказчиком (была реализована возможность оценки материальных ценностей по среднему). Также в рамках задачи по МСФО были разработаны дополнительные регистры, которые используются для закрытия отчётности в целом по международному холдингу;

7. Управление кадрами и расчёт заработной платы на базе «1С:ЗУП КОРП»;

8. Интеграция с внешними системами: o Интеграция с «1С:ЗУП КОРП» o Интеграция с «1С:Документооборот» o Интеграция с WMS сторннего вендора o Интеграция с сайтами по загрузке заказов клиентов Также важным результатом проекта является возможность получения аналитических отчётов в BI-системе — была организована on-line выгрузка данных из системы «1С:ERP» во внешнюю базу данных этой системы.