ГИС ЭПД: как устроена государственная система электронных перевозочных документов

ГИС ЭПД — это государственная информационная система, через которую организован юридически значимый обмен электронными перевозочными документами.

Она нужна для того, чтобы участники грузоперевозок могли оформлять документы в цифровом виде, передавать сведения в установленном порядке и обеспечивать доступ к ним контролирующим органам.

В статье ниже собрали главное: что представляет собой система, какие документы она поддерживает, как выстраивается работа через оператора ИС ЭПД и с чего начать подключение.

ГИС ЭПД — это федеральная государственная платформа для создания, обмена и хранения электронных перевозочных документов.

В ней фиксируются не только сами документы, но и юридически значимые действия участников: кто, когда и какой раздел подписал.

Система работает как единый цифровой контур, в котором документы передаются по установленным правилам, проходят проверку и становятся доступными для контроля в рамках полномочий государственных органов.

Основная задача ГИС ЭПД — перевести документооборот в логистике в структурированный электронный формат. Система создана для автоматизации обмена электронными перевозочными документами между участниками грузоперевозок, а также для централизованного хранения сведений и предоставления данных по запросу контролирующих органов.
Система постепенно формирует единый цифровой порядок работы с транспортными документами и становится базовой инфраструктурой электронного документооборота в перевозках.

Система решает сразу несколько задач. Она обеспечивает юридическую значимость документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, контролирует соответствие файлов утвержденным форматам, хранит данные о документах и действиях подписантов, а также предоставляет сведения государственным органам для проверки и мониторинга.

Кроме этого, ГИС ЭПД поддерживает обмен информацией о ходе перевозки между участниками процесса и государственными структурами. В системе также развиваются дополнительные сценарии электронного взаимодействия в логистике.

Важный момент: участники перевозки обычно работают с системой не напрямую, а через оператора ИС ЭПД, через которого и организуется фактический обмен документами.

Участниками информационного взаимодействия в ГИС ЭПД могут быть грузоотправители, перевозчики и грузополучатели. Для работы в таком контуре им необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, подключиться к оператору ИС ЭПД и формировать документы по утвержденным форматам.

Получателями данных из системы выступают государственные органы, которые используют сведения для контроля, мониторинга и проверки перевозок.

ГИС ЭПД поддерживает обмен формализованными электронными перевозочными документами. К ним относятся:

• транспортная накладная;
• заказ-наряд;
• сопроводительная ведомость;
• договор фрахтования;
• путевой лист;
• заказ, или заявка;
• единый транспортный документ.

Эти документы существуют в утвержденных электронных форматах. Именно это делает возможными юридическую значимость, машиночитаемость и автоматическую обработку данных как внутри системы, так и со стороны государственных органов.

Схема работы строится поэтапно.

Сначала грузоотправитель формирует электронный перевозочный документ утвержденного формата, подписывает свой титул усиленной квалифицированной электронной подписью и направляет его оператору.

Затем оператор проверяет документ и передает сведения в ГИС ЭПД. Если при проверке обнаруживаются ошибки формата или проблемы с подписью, документ возвращается на исправление.

После принятия документа система продолжает обмен между участниками перевозки. Перевозчик подтверждает прием груза, грузополучатель фиксирует приемку, а завершение документооборота оформляется подписью соответствующего титула со стороны перевозчика.

Все юридически значимые действия последовательно фиксируются через оператора ИС ЭПД.

Для начала работы с ГИС ЭПД компании нужно выполнить несколько базовых шагов.

Во-первых, заключить договор с оператором, который поддерживает работу с системой.

Во-вторых, обеспечить сотрудников, участвующих в перевозочном процессе, квалифицированными электронными подписями.

В-третьих, согласовать электронный документооборот с контрагентами.

И, наконец, подготовить оборудование для сотрудников и водителей, если в процессе используется мобильное приложение.
На практике важно заранее продумать роли участников, порядок подписания документов и маршрут их движения внутри компании и между сторонами перевозки.

Переход на электронные перевозочные документы помогает сократить расходы и время на бумажный документооборот, снизить риск потери или повреждения документов, ускорить обмен сведениями между участниками и быстрее вносить исправления при обнаружении ошибок.

Для компаний это означает более управляемый и предсказуемый документооборот, особенно если перевозочные документы тесно связаны с учетной системой, логистикой и внутренними регламентами.

Если компания уже работает в 1С, логично организовать обмен перевозочными документами прямо в привычной учетной среде.

Это позволяет выстроить работу с электронными перевозочными документами без лишнего переноса данных в отдельные интерфейсы.

Для бизнеса это особенно удобно в момент перехода на обязательный электронный формат: меньше ручных действий, легче контролировать статусы и проще встроить работу с ГИС ЭПД в уже существующие процессы компании.

Если компания уже работает в 1С, логично организовать обмен перевозочными документами прямо в привычной учетной среде.

Это позволяет выстроить работу с электронными перевозочными документами без лишнего переноса данных в отдельные интерфейсы.

Для бизнеса это особенно удобно в момент перехода на обязательный электронный формат: меньше ручных действий, легче контролировать статусы и проще встроить работу с ГИС ЭПД в уже существующие процессы компании.