Онлайн-кассы для малого и среднего бизнеса

Онлайн-касса — это современная контрольно-кассовая машина (ККМ), заменившая аппараты с ЭКЛЗ. Благодаря новым технологиям и иному принципу действия, такая касса позволяет налоговым органам проще контролировать деятельность бизнеса и существенно снижает объем теневых денежных операций.

Основной особенностью онлайн-кассы является фискальный накопитель (ФН), который генерирует уникальный номер для каждого чека и мгновенно передает эту информацию оператору фискальных данных (ОФД) и в налоговую службу (ФНС). ФН также отвечает за шифрование чеков и их безопасное хранение во внутренней памяти устройства, исключая возможность изменения или удаления данных.

Для законного использования онлайн-кассы в России устройство обязательно должно быть включено в специальный реестр, утвержденный ФНС.

Для предпринимателей:

• Сокращение бумажной отчетности (автоматическая передача информации в контролирующие органы онлайн).
• Упрощение бухгалтерского учета.
• Возможность дистанционной регистрации кассы без посещения ФНС.
• Уменьшение количества проверок со стороны контролирующих органов.
• Возможность выбрать срок действия фискального накопителя на 13, 15 или 36 месяцев.
• Мониторинг статистики продаж и проведение аналитики.
• Удаленный контроль за сотрудниками через личный кабинет.
• Создание и ведение клиентской базы.
• Использование маркетинговых инструментов (например, акции и рассылки через чеки).

Для покупателей:

• Возможность восстановить электронный чек при утере бумажного.
• Проверка подлинности маркированного товара.
• Получение чека в электронном виде на e-mail или по SMS.

По типу конструкции и функциональности онлайн-кассы подразделяются на:

• Фискальные регистраторы
• Автономные ККМ
• Смарт-терминалы
• Мобильные кассовые устройства
• ККТ с интегрированным терминалом эквайринга
• Облачные онлайн-кассы

Итоговая цена оборудования зависит от следующих факторов:

• Стоимость самой кассы и фискального накопителя.
• Цена договора с оператором фискальных данных (ОФД).
• Размер государственной пошлины за регистрацию.
• Расходы на техническое обслуживание.
• Стоимость расходных материалов и другие затраты.

При подборе онлайн-кассы следует учитывать:

• Специфику и масштабы бизнеса.
• Наличие стабильного интернет-соединения.
• Размер помещения и поток клиентов.
• Особенности продаваемых товаров (например, для алкоголя потребуется интеграция с ЕГАИС и формат фискальных документов 1.2).
• Вид оказываемых услуг.
• Необходимость автоматизации бизнес-процессов.
• Количество позиций в среднем чеке и необходимость печати дополнительной информации (для этого подойдут модели с широкой лентой).
• Совместимость с уже используемым оборудованием и программным обеспечением.
• Интеграцию с системами маркировки («Честный знак») и ЕГАИС при продаже соответствующей продукции.

Процесс передачи данных в ОФД и ФНС проходит в несколько этапов:

• Формирование чека кассиром или автоматическое создание при онлайн-оплате.
• Покупатель оплачивает покупку наличными или банковской картой.
• Онлайн-касса создает и шифрует чек, печатает его на бумаге.
• Данные о транзакции отправляются оператору фискальных данных, который проверяет и подтверждает получение.
• ОФД передает обработанные сведения в налоговую службу.
• Электронный чек отправляется покупателю, если была онлайн-оплата или запрос на получение электронного чека.