Запустим электронные транспортные накладные (ЭТрН) и 1С:ЭПД "под ключ"

Электронные перевозочные документы — это цифровой формат документов, применяемых при перевозке грузов. Главное отличие нового подхода в том, что документ больше не существует как бумажный комплект, который заполняется целиком в одном месте. Он собирается последовательно: каждый участник добавляет свой блок сведений, подписывает его электронной подписью и передает документ дальше по цепочке.
В результате формируется единая цифровая история перевозки. В ней поэтапно отражаются действия всех сторон — от оформления перевозки до ее завершения и приемки груза.

В системе ЭПД используются утвержденные форматы перевозочных документов. К ним относятся:

• электронная транспортная накладная;
• электронная сопроводительная ведомость;
• электронный заказ-наряд;
• электронный путевой лист;
• электронный заказ, или заявка;
• электронный договор фрахтования.

То есть речь идет не об одном отдельном документе, а о целом наборе форматов, которые используются в перевозочном процессе. Поэтому переход на ЭПД нужно рассматривать как организационный и ИТ-проект одновременно.

С даты обязательного применения ЭПД бумажные документы перестают быть основным юридически значимым способом подтверждения перевозки. Основная информация будет фиксироваться в электронном виде.

Если компания не выстроит работу по новым правилам, это повлияет на взаимодействие с контрагентами и на сам процесс перевозки. Кроме того, контроль станет более прозрачным: сведения о перевозках контролирующие органы смогут получать напрямую из системы.

При нарушении новых требований предусмотрены штрафы: для ИП — от 3 000 до 10 000 рублей, для организаций — от 100 000 до 1 000 000 рублей.

Важно заранее проверить не только свою техническую готовность, но и готовность контрагентов, которые участвуют в перевозочном документообороте.

Обмен ЭПД организуется через оператора ЭДО. Документ не пересылается как статичный файл от одного адресата другому. Он проходит последовательный маршрут: участник заполняет свою часть, подписывает ее и передает следующему участнику, который продолжает работу с уже обновленным документом.

Практически это означает, что к переходу должна быть готова вся цепочка. Если хотя бы одна из сторон не подключена к электронному обмену или не понимает свою роль в процессе, движение документа может остановиться. Поэтому важно заранее согласовать с контрагентами, кто формирует документ, кто и когда подписывает его, а также как действовать при изменениях в ходе рейса.

1С-ЭПД позволяет организовать работу с электронными перевозочными документами непосредственно в программах 1С. С его помощью можно формировать документы в утвержденных форматах, передавать их через операторов ЭДО, отправлять сведения в государственную систему и отслеживать статусы документооборота.

Для компании это важно прежде всего с точки зрения удобства и управляемости процесса. Сотрудники продолжают работать в привычной учетной среде, без лишнего переноса данных между разными интерфейсами. Это помогает сократить число ручных действий и быстрее видеть, на каком этапе находится документ.

При работе с ЭПД важную роль играет QR-код. Он формируется после заполнения соответствующей части документа и содержит сведения о сторонах перевозки и ее параметрах, включая данные о грузоотправителе, перевозчике, грузополучателе и самой перевозке.
В сервисе 1С-ЭПД QR-код создается автоматически, передается водителю и предъявляется при проверке. При этом важно учитывать, что код может быть динамическим. Это значит, что в ряде случаев обычного скриншота недостаточно: код должен открываться и обновляться на устройстве корректно.
Даже если у водителя нет прямого доступа ко всему комплекту документов, проверка может выполняться по номеру автомобиля через государственную систему.

В новой модели водитель становится полноценным участником электронного документооборота. В рамках 1С-ЭПД его работа организуется через мобильное приложение.
Через приложение водитель получает сведения по рейсу, фиксирует этапы перевозки и может оперативно отражать замечания. Например, если в пути выявлено повреждение груза, такая информация может быть внесена сразу и стать частью официального документа. Кроме того, водитель видит уведомления о событиях и изменении статусов, связанных с перевозкой.

Подготовка к обязательному переходу на ЭПД включает не только техническое подключение, но и организационную настройку процесса. Базовый набор шагов выглядит так:

1. настроить электронный документооборот в программе 1С;
2. получить и настроить квалифицированные электронные подписи для сотрудников;
3. подключиться к оператору ЭДО и наладить обмен с контрагентами;
4. согласовать роли участников и порядок формирования документов;
5. обеспечить сотрудников и водителей мобильными устройствами для работы в процессе перевозки.

На практике самые заметные сложности часто возникают не в момент подключения, а при выстраивании совместной работы между участниками перевозки. Поэтому разумный вариант — сначала провести пилот на ограниченном числе рейсов. Это позволяет заранее найти слабые места в процессе, проверить подписи, маршруты согласования и корректность заполнения документов.