Современные инструменты управления закупками: опыт бизнес-консультанта. Часть 1

Об авторе

Елена — бизнес-архитектор, руководитель консалтинговой практики ВЦ «Раздолье». Она является архитектором программного комплекса «Управление закупками 360», который позволяет обеспечить быстрое внедрение системы управления закупками, минимизирует количество «нестыковок» и возможных доработок системы. В нем собраны готовые методологические решения и настройки, позволяющие избежать разработки с нуля, сократить сроки и бюджет на обследование, выявление требований к автоматизации и моделирование процессов. Елена более 15 лет работает на стыке классического управленческого консалтинга и автоматизации, обеспечивая методологическую и организационную подготовку предприятий к внедрению информационных систем. За ее плечами 6 лет руководства «1С: Консалтинг», разработка собственных методик по совершенствованию бизнес-процессов  и работе с требованиями в проектах автоматизации.

При автоматизации закупок в России есть две беды: узкое понимание предмета и сложность самого процесса. Заказчики и исполнители часто понимают закупки лишь частично, а на практике требуется охватить весь цикл от планирования потребностей до получения результата «внутренними заказчиками» закупки.

«Я регулярно помогаю заказчику доформулировать, что он на самом деле подразумевал, когда говорил, что хочет “автоматизировать закупки”. Потому что бывает множество скрытых потребностей и специфики, которые не очевидны в самом начале», – отметила эксперт.

Закупки это сквозной процесс, охватывающий всю деятельность предприятия. Он включает в себя не только работу с поставщиками, но и планирование, бюджетирование, балансировку ресурсов, контроль обеспеченности подразделений и многое другое. Проект автоматизации закупок затрагивает все подразделения компании, каждое из которых имеет свои требования.

В крупных компаниях и холдингах возникают дополнительные сложности:

• соблюдение законов о закупочной деятельности (если компания работает в оборонной сфере или государственной среде, то это 44—ФЗ и 223—ФЗ; для импортных закупок есть законодательные ограничения по импорту),
• внутренние регламенты,
• централизованное управление закупками,
• взаимодействие с дочерними структурами.

К этому добавляются ограничения, связанные со спецификой организации бюджетного процесса и так далее.

Необходимость учитывать и гармонизировать все эти аспекты делает методологию организации закупок ключевым элементом такого проекта.

1. Детальное предпроектное обследование. Нужно глубоко изучить специфику закупок конкретного предприятия, чтобы определить границы проекта. Такая работа должна основываться на бизнес-целях клиента. Порой, когда клиент говорит, что хочет автоматизировать закупки, на самом деле он хочет снизить издержки, уменьшить долю неликвидов и высвободить дополнительные денежные средства, находящиеся в запасах. Пусть это и не относится к зоне автоматизации, но уточнить ожидания заказчика и найти оптимальное решение помогает экспертиза и опыт предыдущих проектов.

2. Выстраивание и уточнение методологии закупок – ключевая составляющая проекта. Она включает нормализацию НСИ, сегментацию номенклатуры, сценарное планирование и другие элементы. Здесь поможет номенклатурная матрица. Вы должны уметь классифицировать номенклатуру по видам, и под разные виды номенклатуры предлагать сценарии, драйверы и процессы работы.

3. Процессный подход к автоматизации закупок. Классификация разновидностей бизнес-процессов закупок, формализация бизнес-процессов с учетом отраслевой специфики помогает выявить связи между различными подразделениями, участвующими в закупках. Типовые модели (карты) бизнес-процессов, должны отражать точки входа и выхода между поставщиками и потребителями результатов закупочной деятельности. Такие карты – основной инструментарий аналитиков в подобных проектах. При формализации бизнес-процессов обязательно нужно проводить встречную проверку связей между разными процессами, которые являются либо поставщиками требований к закупочной деятельности, либо потребителями ее результатов, требований к информации и данным.

Практический инструмент, который позволяет существенно сократить время и бюджет на автоматизацию закупок, и получить при этом качественный результат —  программный комплекс «Управление закупками 360».  Методология в нем обеспечивает четкие правила работы, а автоматизация – скорость и точность их выполнения.

О способах оценки проекта, методологической готовности компании к автоматизации, ограничениях и работе с требованиями мы поговорим во второй части статьи.