Современные инструменты управления закупками: опыт бизнес-консультанта. Часть 2

Об авторе

Елена — бизнес-архитектор, руководитель консалтинговой практики ВЦ «Раздолье». Она является архитектором программного комплекса «Управление закупками 360», который позволяет обеспечить быстрое внедрение системы управления закупками, минимизирует количество «нестыковок» и возможных доработок системы. В нем собраны готовые методологические решения и настройки, позволяющие избежать разработки с нуля, сократить сроки и бюджет на обследование, выявление требований к автоматизации и моделирование процессов. Елена более 15 лет работает на стыке классического управленческого консалтинга и автоматизации, обеспечивая методологическую и организационную подготовку предприятий к внедрению информационных систем. За ее плечами 6 лет руководства «1С: Консалтинг», разработка собственных методик по совершенствованию бизнес-процессов  и работе с требованиями в проектах автоматизации.

Первая часть статьи

В первой части этой статьи, доступной по ссылке, рассказывается об актуальности автоматизации закупок, о том, какие сложности возникают при управлении закупочным процессом, а также дается краткий перечень шагов, которые нужно предпринять, чтобы избежать рисков и успешно реализовать проект.

На начальном этапе важно четко сформулировать проблемы, с которыми сталкивается бизнес. Например, могут возникнуть сложности с планированием, наличием неликвидов или отсутствием связи между различными этапами планирования (закупки, производство, продажи). Автоматизация должна способствовать решению этих задач.

Необходимо обсудить, какая именно номенклатура будет подвергаться автоматизации. Это могут быть только производственные материалы, оборудование, или все виды номенклатуры товарно-материальных ценностей, работ и услуг, которые потребляет компания в своей деятельности.

При этом крайне важно учитывать специфику бизнеса клиента.

• Если компания занимается серийным производством, акцент делается на ритмичность закупки сырья или комплектующих.
• Если производство позаказное - на точность планирования под обеспечение контрактов с клиентами.
• Для торговых компаний важен ассортимент и оптимальность поставок.

Отдельно следует обратить внимание на организацию так называемых «внутренних закупок» разными подразделениями друг у друга, особенно в случае холдинговых структур.

Нужно уточнить, включаются ли в проект процессы, связанные с управлением договорами поставщиков. В первую очередь критичными являются длительные процессы подготовки и согласования. Эти процессы относятся к другой области автоматизации, однако заказчик зачастую хочет включить их в общий контур проекта по закупкам.

Следует идентифицировать всех участников процесса закупок, выявить и гармонизировать между собой их потребности. Это поможет избежать недоразумений и конфликтов интересов на стадии внедрения системы.

При автоматизации закупок необходимо учитывать внешние факторы, влияющие на эти процессы на конкретном предприятии.

Например:

• Государственные закупки. Необходимо выяснить, участвует ли компания в государственных закупках и какие законодательные акты регулируют этот процесс (Федеральный закон № 44-ФЗ или Федеральный закон № 223-ФЗ).

• Отраслевые особенности. Следует учитывать специфические требования отрасли, такие как лицензирование, сертификация, проверочные испытания закупаемых ТМЦ и т.д.

• Импорт. Если компания работает с иностранными поставщиками, необходимо понять, откуда поступают товары (Европа, Китай, Евразийский экономический союз и т.д.), чтобы правильно автоматизировать документальную подготовку ввоза и его оформление.

«Казалось бы, напрямую с закупками это не связано, но я регулярно сталкиваюсь с тем, что в контуре закупок на проектах нужна автоматизация мультимодальных перевозок. Например, если у заказчика импортный поставщик, я сразу задаю вопрос: “Вы хотите видеть контроль обеспечения потребностей по факту поступления на склад? Или вам нужно видеть статус вашего заказа по промежуточным перевалочным пунктам — когда он пришел в порт, прошел таможню, погружен в вагон, машину и так далее?” — “Конечно, нужно!, —  отвечает клиент. И здравствуй, транспортная логистика! Хотя изначально мы говорили про закупки», — привела пример Елена Иванова. 

Что если выявленные потребности выходят за границы предполагаемого бюджета? Или все задачи нельзя решать одновременно? Дробите проект на части, аргументируйте разделение и реализуйте поэтапно. Будет гораздо хуже, если вы войдете в проект, а такие тонкости вылезут по ходу его реализации. Ведь заказчик будет уверен, что появившиеся задачи подразумевались изначально, кроме того, проект начнет «раздуваться» по срокам в процессе выполнения предупреждает эксперт.

«Очень важно на этом этапе посмотреть структуру и наполнение регламентов, которые есть на предприятии. Я всегда прошу: “Есть учетная политика — покажите”. Если учетную политику делали 10 лет назад, никто даже не знает, где она лежит — можно считать, что учетной политики нет. Если регламент содержит общие фразы, без схем бизнес-процессов, шаблонов отчетов, формул, правил заполнения показателей — его нельзя использовать как источник требований к системе. В этом случае в проекте возникает большой блок работ по методологии: либо проектирование с нуля, либо уточнение», — объясняет эксперт. 

• Планирование закупок может отличаться в зависимости от типа продукции (ТМЦ, работы, услуги) и назначения (производство, продажи, общехозяйственная деятельность, инвестиционные приобретения).

• Способы закупок различаются в зависимости от внешних и внутренних конкурсов, регулируемых законодательством организации процесса поставки и его контроль.

Все это накладывает отпечаток на то, что у нас окажется в контуре проекта. И вместо одного процесса закупок мы можем получить три, а то и больше разновидностей.

Таким образом, автоматизация закупок требует особого внимания к методологическим аспектам. И здесь важно опираться на проверенные практики управления закупками для конкретных типов предприятий, еще лучше, если они уже реализованы в готовом программном продукте.

Закупки представляют собой сквозной процесс, состоящий из четырех этапов: планирование, подготовка, осуществление и завершение обязательств.

И кроме специфики самих процессов закупок у нас возникают источники дополнительных требований из смежных процессов.

Источником таких требований могут стать разные подразделения, включая финансовую службу, договорной отдел, бухгалтерию, службы качества и логистики.

• На этапе планирования закупок должны быть учтены и перепроверены требования, возникающие на стыке со смежными процессами:

1. начальные данные для планирования — наличие, актуальность, сроки подачи заявок на обеспечения, драйверы, по которым формируются потребности;
2. правила планирования, требования к периодичности актуализации планов потребностей;
3. связи номенклатуры закупок для производства и номенклатуры, которую нужно произвести — это коды, спецификации и так далее;
4. аналоги и возможности замены номенклатуры;
5. лимиты по статьям расходов и по подразделениям, иногда даже по видам номенклатуры;
6.  источники и приоритеты финансирования.
7. правила распределения расходов на финансовый результат.

Эти требования возникают на стыках с процессами сквозного планирования, бюджетирования, управления конструкторской документацией.

• На этапе подготовки закупок нужно учесть:

1. процедуры выбора и критерии оценки поставщиков, состав экспертов, участвующих в оценке в зависимости от номенклатуры;
2. требования к данным, которые необходимо предоставить для заключения договора;
3. условия типовых договоров, по которым мы должны закупать определенную номенклатуру.
4. процедуры и участники согласования  договоров 
5. и так далее.

Эти требования возникают на стыках с процессами управления отношениями с поставщиками и управления договорной деятельностью.

• На этапе осуществления закупок нам нужно учесть:

1. существующие запасы и наличие излишков;
2. наличие свободных денежных средств, сроки погашения оплаты и условия оплат поставщикам;
3. данные по отклонениям в оперативных планах производства и продаж, которые будут влиять на изменение сроков поставки;
4. требования к характеристикам номенклатуры, которую мы закупаем; возможность внесения допусков и корректировок в спецификации в случае несущественных отклонений при входном контроле;
5. блок процедур, связанных с регистрацией поступления ТМЦ и входным контролем по количеству, качеству; если у нас обнаруживается расхождение, и мы что—то на склад недопоставили или при приемке забраковали, инициируется новый процесс на восполнение дефицита.

В этом случае на контур закупок влияют процессы оперативного планирования, управления конструкторской документацией, управления ТМЦ, казначейства и логистические процессы.

• На этапе завершения обязательств нам нужно учесть:

1. наличие денежных средств и сроки оплаты по завершенным обязательствам;
2. контроль фактической выдачи в подразделения того, что мы для них закупили; приемка потребителями «закупленных» работ и услуг — по объему, содержанию и качеству.

Здесь у нас возникает связь с процессами управления ТМЦ и всеми процессами компании, которые были инициаторами закупок. Они по сути являются внутренними заказчиками закупок, и именно они должны принять результаты закупки.

Итак:

• Контур проекта по закупкам может оказаться намного шире, чем вы изначально предполагали.
• Нужно внимательно перепроверить, кто должен быть задействован в контуре проекта – соблюдены ли интересы всех смежных подразделений.

Но все ли предприятия настолько уникальны, что построение системы автоматизации закупок придется строить с нуля? Или в подобных проектах все же есть закономерности?

«20-летний практический опыт реализации проектов на различных предприятиях, подкрепленный множеством положительных отзывов от клиентов отраслей промышленности, ОПК, машиностроения, легкой промышленности, позволил учесть все перечисленные аспекты в программном комплексе “Закупки 360”. Качественно проработанная методология, изначально реализованная и поддержанная в информационной системе, позволяет существенно сократить время на подготовку таких проектов, проработку и согласование требований всех заинтересованных сторон, упорядочить деятельность предприятия сразу — в процессе автоматизации, и быстро получить полезный экономический эффект», — заключила Елена Иванова.