Подготовка к автоматизации закупок до внедрения программ «1С:Предприятие 8»

Обозначим, что в данной статье Вы получите только базовые знания по автоматизации закупок в компаниях, представления о точках сложности. Однако они помогут понять, какие процессы оказывают значительное влияние на эффективность управления закупками, что стоит включить в контур автоматизации, почему стоит применять процессный подход при сборе и формализации требований по проекту внедрения, и как правильно выстроить план дальнейших действий, оценить квалификацию специалистов при выборе подрядчика по проекту внедрения продукта «1С:ERP Управление предприятием 2».

Правильно было бы рассматривать закупки в компании как комплексный процесс, состоящий из 4-х этапов, в которые входят:

1. Планирование закупок
2. Подготовка
3. Осуществление
4. Завершение обязательств

С какими бизнес-процессами пересекаются эти 4-ре этапа?

Планирование закупок в компании связано с бюджетированием, управлением нормированием, инвестициями, номенклатурой, запасами, договорной работой, взаиморасчётами, качеством, взаимоотношениями с поставщиками.

На каждом из этапов бизнес-процесса есть ряд процедур, которые важно выстроить правильно. Чтобы это сделать, следует определить, какие входные данные должны к нам попасть, какие результирующие документы должны в результате появиться и куда эти данные должны быть переданы, чтобы другие подразделения предприятия могло своевременно ими воспользоваться. Методологию, алгоритмы важно разработать до старта непосредственных работ по внедрению системы «1С:ERP Управление предприятием 2».

До разработки методологии внедрения системы автоматизации важно определить, какие проблемы существуют в закупочной деятельности предприятия. Перечислим те из них, которые встречаются в нашей практике при внедрении «1С:ERP Управление предприятием 2» наиболее часто.

1. Во многих компаниях исторически сложилась ситуация: подразделения закупок по сути изолированы от других подразделений предприятия, встречи между их представителями носят редкий эпизодический характер, не выстроены прочные регулярные горизонтальные связи. В таком случае закупщики не обладают полной и достоверной информацией о приоритетах, планах, объёмах закупок, которые, к слову, могут с течением времени ещё и изменяться. Если регулярная полноценная связь между закупщиками и другими подразделениями предприятия отсутствует, будут происходить накладки, которые сказываются в конечном итоге на работе всего предприятия. К примеру, без эффективно налаженной связи закупщиков с производством будут складываться ситуации, при которых на производстве не знают, к примеру, о таких важных вещах как задержки дальних поставок.

2. Другая частая проблема: размытие или дублирование ответственности за закупочные процессы. В таких случаях часто возникает проблема сведения всех закупок в единый план, бюджет.

3. Поручение подготовки договоров специалистам, которые не являются экспертами в их составлении, – третья проблема в организации процесса закупок. Если подготовку проекта договора поручают производственному подразделению или конструкторам, стоит ждать проблем, поскольку их представители не является юристами и не обладают экспертными знаниями, позволяющими должным образом оформлять договора. В лучшем случае дело затянется, поскольку договор в процессе согласования будет тормозиться в связи с необходимостью внести в него правки, что потянет за собой затягивание сроков закупок. В худшем случае – в договоре могут быть не учтены важные детали, что может повлечь различные потери для предприятия.

4. Ещё один штрих к неэффективному способу организации материально-технического обеспечения в компании – спонтанные, незапланированные закупки, которые приводят к появлению излишков и неликвиду на складах.

Для того, чтобы выяснить, какие именно проблемы существуют на предприятии стоит внимательнее присмотреться к самому закупочному процессу. Давайте рассмотрим из каких этапов он состоит, и как мы должны его выстроить, чтобы предупредить вышеперечисленные проблемы и создать эффективную систему закупок в «1С:ERP Управление предприятием 2» или других программах ERP-автоматизации

В процессе закупок у нас есть «спорные территории», процессы, которые пересекаются с бизнес-процессами в других областях.

Так, к примеру, при планировании закупок в компании мы сталкиваемся с необходимостью согласовывать бюджет расходов на закупку, и следовательно встречаем пересечение с процессом бюджетирования, а в случае заключении договора с поставщиком сталкиваемся с бизнес-процессом по организации договорной деятельности.

Примечание:
В нашей практике крайне часто встречаются ситуации, при которых для налаживания процесса управления закупками нам приходится полностью проанализировать, перестроить, уточнить процесс управления договорами в части подготовки, согласования, контроля исполнения.

В части оплаты поставщику происходит пересечение материально-технического обеспечения с бизнес-процессами по казначейству: здесь и согласование заявок на платёж, и отнесение расходов по статьям затрат, и другое.

При приёмке на склад «спорная территория» образуется с процессом управления складом. Здесь мы должны обеспечить регистрацию поступления ТМЦ на склад, регистрацию партий/серий, дат поступления и сроков годности в случае, если нам важно иметь в виду эти показатели, нужно отследить перемещение и хранение ТМЦ между складами.

Первое, чем нужно заниматься на начальной стадии проекта автоматизации, внедрения таких комплексных решений на базе платформы «1С:Предприятие 8» как «1С:ERP Управление предприятием 2» или «1С:ERP Управление холдингом» – это выстраивать сквозные связи процессов закупки со всеми взаимосвязанными бизнес-процессами как на уровне организации, так и на уровне автоматизации.