Использование системы закупок в «1С:УХ» и «1С:ERP УХ» – заявка
на оплату, платёжное поручение, анализ потребностей и экономия

Об авторе

Ведущий консультант «1С:Управления холдингом» Внедренческого центра «Раздолье»

Начало часть 1, часть 2.

В заказе поставщику нам нужно распределить товарную категорию. Здесь мы тоже можем подобрать сумму (10 000 руб.) и количество. Записать, закрыть.

Проводим наш заказ поставщику. Далее на основании документа поступления система также автоматически формирует вид документа по настройкам системы, и в зависимости от того товар это или услуги также распределяет позицию по вкладкам в документе поступления. Проводим.

Наступает самый интересный момент: по команде «Заполнить по графику расчётов» мы выбираем позиции в графике, и система автоматически заполняет все поля, все аналитики в «Заявке на оплату»: то есть нам не нужно заполнять ЦФО, статьи и смотреть, к какому же ЦФО относится определённая оплата, мы просто заполняем «по графику» и проводим документ.

Также здесь есть контроль заявки на оплату. Добавляется не только контроль бюджетных лимитов, но и контроль задолженности по договору, и контроль расходов по договору, поскольку мы установили определённые настройки.

Система также умеет контролировать сумму договора и допустимую задолженность по договору, если по данным полям настроен контроль, также в заявке во вкладке «Контроль заявки на оплату» во вкладке «Контроль» мы можем увидеть в лимитах мы или нет, чтобы понять пройдем/не пройдём контроль по договору

После проведения и согласования заявки заполняем поле «Контрагент».

По статусу «Утверждён» по данной заявке мы можем формировать платежное поручение. Это делается через обработку и на основании платёжного поручения.

Загружаются банковские выписки, документ «Списание с расчётного счета».

В документе «Списание с расчётного счета» мы опять же ничего не заполняем. Есть сквозная аналитика, система видит статьи, ЦФО, проекты и другие аналитики по сделанным настройкам и записывает их в «Списании с расчётного счёта».

Проводим документ.

В проводках, если мы посмотрим дебет/кредит, то увидим, что указано только подразделение, банковский счёт, статья движения денежных средств, и никаких аналитик для управленческого учёта нет.

Чтобы увидеть аналитики, нужно иметь в виду, что по «Связанным документам» при проведении первичных документов система автоматически проводит документ «Отражение фактических данных». В этом документе делаются записи по регистрам бюджетов, по взаиморасчётам, и именно в нём у нас есть все аналитики для управленческого учёта.

Нам не нужно настраивать никаких дополнительных бланков. Мы настроили всего один бланк бюджета закупок и для этого бланка мы ввели «Экземпляр отчётов» со сценарием «Факт».

Плановые значения мы вводим по сценарию «План», фактические значения мы вводим по сценарию «Факт» и по настройкам системы.

Настройки возможные разные. В данном случае для примера сделаны настройки, благодаря которым система из регистров операций по бюджетам подтягивает фактически данные по документам «Списание расчётного счёта», то есть после клика по кнопке «Рассчитать» система записывает нам все суммы, все данные.

Если мы вернёмся к бюджетированию, перейдём в сходную таблицу, то здесь мы уже увидим и сумму плана [стоит отбор по ЦФО, его мы можем поменять], и сумму факта. Можно настроить колонки по проценту отклонения. Эти формулы легко настраиваются.

Именно поэтому рекомендуем всё-таки вносить лимиты по бюджету, закупкам через «Экземпляр отчета»: таким образом мы можем, во-первых, по всем документам закупочного процесса, проводить, автоматизировать закупочные процессы и контролировать лимиты, и в результате в онлайн режиме при проведении документов «Списание с расчётного счёта» мы с вами видим сумму факта по бюджету закупок и можем смотреть план/факт, отклонения. В онлайн-режиме формируется отчёт план/факт по лимитам.

Посмотрим ещё несколько интересных рабочих отчётов по корпоративным закупкам.

Отчёт интересный и рабочий как для инициаторов, так и для экспертов. По нему мы можем выбирать: ЦФО либо определённую заявку, и система показывает, проходит ли закупочная процедура, на каком этапе она находится, какие позиции находятся в закупочных процедурах, по каким уже выбран поставщик, мы видим, сколько заявлено и сколько подтверждено после экспертизы, что находится в обеспечении, какие позиции, закрыт ли заказ в связи в тем, что он уже выполнен, товар/услуга получены, то есть каждый шаг по закупочным процедурам, которые есть.

Данный отчёт показывает, какая у нас была сумма, цена в лоте и какая получилась экономия, или может быть наоборот. Мы ведём контроль минимальной цены, видим, насколько дешевле или, наоборот, дороже у нас прошли закупки.

С видео-выступлением по комплексному использованию систему закупок в «1С:УХ»/«1С:ERP УХ» можно ознакомиться
на RuTube-канале:

Для обращения по вопросам внедрения «1С:Управление холдингом»/«1С:ERP Управление холдингом»/«1С:ERP Управление предприятием 2» и других решений для комплексной автоматизации бизнеса, а также по вопросам обучения специалистов Вы можете воспользоваться мессенджерами, электронной почтой или номером телефона, указанными на сайте.

С уважением, команда Внедренческого центра «Раздолье»