Использование системы закупок в «1С:УХ» и «1С:ERP УХ» – закупочные процедуры, лоты, аналитики, договора

Об авторе

Ведущий консультант «1С:Управления холдингом» Внедренческого центра «Раздолье».

Начало в предыдущем материале.

Закупочные процедуры мы можем формировать 2-мя способами, либо вручную либо через «Помощника планирования».

Помощник планирования работает по категорийным менеджерам: мы устанавливаем – за какую товарную категорию отвечает определённый менеджер, и этот менеджер видит только позиции по своим товарным категориям.

Также на первом шаге мы можем выполнить замену на аналоги, переходим на второй шаг и подбираем. Здесь мы можем отфильтровать нужные нам организации или товарные категории.

Переходим на 2-й шаг и отбираем нужные нам организации или товарные категории. Мы также видим все утверждённые и прошедшие экспертизу заявке, все позиции, согласованные к закупке. Обратите внимание, что мы также видим, какие ЦФО попросили приобрести для них необходимые товары: стол, клавиатуру и мышь.

На 2-м шаге мы подбираем позиции к закупке. Здесь при выборе позиции мы можем по всем позициям формировать один лот, можем разделять на несколько лотов либо по товарным категориям, либо по способам закупки.

На 3-м шаге мы смотрим, какие позиции подобраны в лод и уже формировать сам лот.

Закупочная процедура у меня уже была сформирована. Рассмотрим на её примере как у нас формируется лот.

В лоте мы указываем метод оценки (он может быть «по ценам», может быть «по критериям»). Если метод оценки «по критериям», то мы выбираем критерии выбора поставщика и тоже настраиваем. В таком случае необходимо указать сотрудников комиссии, которые будут проставлять критерии оценки.

Рассмотрим выбор «по ценам».

Заполняем – «ЦФО», «исполнитель». Записываем лот.

Обратите внимание, у нас проходит контроль бюджетных лимитов.

Мы вводим предложения участников: ввод – на основании предложения участников. Для этого мы выбираем контрагента.

И вводим в спецификации цены, если цена отличается от цены лота, если это товарная категория, то мы просто указываем сумму.

И вводим 2-е предложение. Вот у нас уже введены 3-ри предложения.

После этого мы формируем протокол выбора победителей.

Это основная часть контроля по закупкам.

В протоколе у нас с вами указан выбор предложения по ценам, и система по кнопке «Выбрать участника с минимальной ценой предложения» выбирает либо с минимальной ценой предложения, либо, если у нас по позиционная закупка и несколько позиций в закупке, то система выбирает победителем то предложение, которое дает минимальную цену. Записать, закрыть.

Далее мы направляем протокол на согласование и еще раз обращаемся к контролю лимита. Каждый документ закупочных процедур контролирует лимиты.

Далее мы возвращаемся к предложениям. На этапе согласования видно, какие позиции у нас в указаны в лоте, какое лучшее предложение нам даёт поставщик и какую экономию мы получаем в результате торгов и в результате этой закупочной процедуры.

Каждый согласующий на этапе согласования может посмотреть всё предложение поставщика и дать какие-то свои комментарии либо отклонить согласование, либо подтвердить, если у нас там действительно предложена лучшая цена или выбран победитель по критериям.

Результат комиссии – закупочная процедура «Состоялась». Проводим протокол.

После этого редактирование документа недоступно, и мы можем ввести договор на основании протокола.

Переходим на «Управление договорами» и создаем договор.

Все поля в договоре заполняются автоматически. Нам нужно заполнить только «Номер» и «Дату» договора, возможно, откорректировать ещё какие-то поля. Заполняется сумма, и у нас с вами в договоре есть график поставок и график расчёта графика поставок.

Вот хороший пример: система автоматически заполняет в «Графике поставок» все аналитики, которые указаны в по заявкам, которые участвовали в этом лоте в этой закупочной процедуре. Нам уже не нужно ни заполнять статью, ни ЦФО, ни проект, ни какие-то другие аналитики, с которыми мы работаем.

Далее на основании графика поставок мы формируем документ «Заказ поставщику». «Заказ поставщику» у меня тоже уже должен быть, что мы можем посмотреть по «Связанным документам».

Заказы поставщику также у нас указаны все товары и как раз в заказе поставщику мы распределяем товарную категорию, если закупка проходила по товарной категории.

Также на основании «Заказа поставщику» мы можем сформировать документы поступления либо «Заявку на оплату». Если у нас отключена подсистема казначейства, то «Заявку на оплату» мы можем также направить на согласование и либо через реестр платежей, либо через обработку формировать платёжные поручения.

С видео-выступлением по комплексному использованию систему закупок в «1С:УХ»/«1С:ERP УХ» можно ознакомиться
на RuTube-канале:

Для обращения по вопросам внедрения «1С:Управление холдингом»/«1С:ERP Управление холдингом»/«1С:ERP Управление предприятием 2» и других решений для комплексной автоматизации бизнеса, а также по вопросам обучения специалистов Вы можете воспользоваться мессенджерами, электронной почтой или номером телефона, указанными на сайте.

В уважением, команда Внедренческого центра «Раздолье»