Прибыль есть, а платить нечем: платёжный календарь в 1С:ERP против кассовых разрывов

Об авторе

Автор – Чернышева Анастасия.
Аналитик по учету в крупных проектах внедрения 1С:ERP. Стаж внедрения - более 10 лет. Сертифицированный специалист по 1С.

Это самая обидная ситуация в бизнесе. Отчёт показывает прибыль, собственник доволен, а в пятницу нечем платить поставщику и зарплату. Мы упоминали этот парадокс ещё в первой статье и обещали разобрать отдельно. Разбираем.

Причина, как мы выяснили в статье про бюджеты, в том, что прибыль и деньги - это разные вещи: за прибыль отвечает БДР, за деньги - БДДС.

Но БДДС - это план на месяц-квартал, взгляд сверху. А кассовый разрыв случается во вторник, в конкретный день. Чтобы управлять деньгами на этом уровне, нужен инструмент помельче и пооперативнее - платёжный календарь.

Это пятая статья цикла об управленческом учёте в 1С:ERP.

В прошлой статье [статья 4] разобрали бюджетирование и БДДС — план на месяц-квартал. Здесь — про более мелкий и острый уровень: что делать, если прибыль в отчёте есть, а в пятницу нечем платить.

Последняя статья цикла — про монитор целевых показателей, который сведёт всё на один экран [статья 6].

В пятой статье цикла про управленческий учёт в 1С:ERP — самая обидная ситуация в бизнесе: прибыль есть, а платить нечем. Разбираем, как платёжный календарь в 1С:ERP показывает кассовый разрыв за две недели до того, как он случится.

Сразу снимем главное заблуждение. Кассовый разрыв - это не про то, что бизнес убыточный. Это, как формулирует книга, временное несовпадение денежных поступлений и сроков исполнения обязательств. Деньги от клиентов придут - но двадцатого, а налоги и зарплату платить пятого. Между этими датами и зияет разрыв.

То есть прибыльная, здоровая компания может регулярно попадать в кассовые ямы просто потому, что не сводит притоки и оттоки по датам. И наоборот - грамотно управляя сроками, можно жить без кредитов там, где сосед бегает за овердрафтом.

Платёжный календарь - это инструмент оперативного финансового планирования, который раскладывает все будущие поступления и платежи по конкретным дням. Если БДДС говорит «в марте придёт 10 млн и уйдёт 9», то платёжный календарь говорит «3-го уйдёт 4 млн, а первое крупное поступление только 18-го - вот здесь будет яма».

Как он устроен:

• В нём статьи БДДС детализируются до конкретных операций - с суммой, контрагентом и сроком. Это не оценка «по площади», а поимённый список платежей.
• Он составляется на короткие периоды. Авторы прямо рекомендуют месяц с разбивкой по декадам - этого обычно хватает, чтобы заранее увидеть разрыв.
• В идеале доходная часть должна быть равна расходной или превышать её. Если нет - разрыв нужно заранее балансировать: подтянуть поступления, передвинуть платежи, в крайнем случае - спланированно взять заёмные средства, а не хвататься за дорогой кредит в последний день.
• Бонус, о котором забывают: календарь показывает не только ямы, но и временно свободные деньги - суммы, которые можно ненадолго разместить под процент, вместо того чтобы они лежали и обесценивались.

Ключевое слово везде - «заранее». Платёжный календарь ценен тем, что показывает разрыв за две недели до того, как он случится, когда ещё есть время на манёвр.

Платёжный календарь показывает проблему. А управляют ею через две задолженности.

Дебиторка - это ваши деньги, замороженные у клиентов. Книга прямо связывает непогашенную в срок дебиторку с возникновением кассовых разрывов: продукция продана, а денег нет, и чем больше таких «висяков», тем менее ликвидна компания. Поэтому контроль сроков оплаты по каждому клиенту - это не занудство бухгалтерии, а прямая профилактика разрывов.

Главная ценность тут в том, что платёжный календарь в 1С:ERP - не отдельная табличка, а живой механизм, в который сами стекаются данные:

В итоге получается то, ради чего всё затевалось: разрывы видно заранее, платежи под контролем, а решение «занять / передвинуть / разместить свободное» принимается осознанно, а не в режиме пожара.

Лечится она не кредитом, а платёжным календарём: разложите поступления и платежи по дням, держите под контролем сроки дебиторки и кредиторки - и «прибыль есть, а платить нечем» перестанет быть про вас. В 1С:ERP для этого есть всё, нужно лишь выстроить процесс и завести в него заявки.

Мы прошли пять станций управленческого учёта: разделили его с бухгалтерским, навели порядок в себестоимости, увидели прибыль по ЦФО, оживили бюджет и закрыли деньги.

У всего этого есть общая проблема: показателей много, и они в разных отчётах. Как собрать главное на один экран, чтобы руководитель видел состояние бизнеса с утреннего кофе, - в следующей, завершающей статье цикла про монитор целевых показателей.

Кассовый разрыв — это не про убытки, а про то, что поступления и платежи не сведены по датам. Если вы периодически попадаете в похожие ямы при формально прибыльном бизнесе — поможем настроить платёжный календарь и регламент заявок в вашей 1С:ERP.