Бюджет, который живёт, а не лежит в Excel: бюджетирование и план-факт в 1С:ERP

Об авторе

Автор – Чернышева Анастасия.
Аналитик по учету в крупных проектах внедрения 1С:ERP. Стаж внедрения - более 10 лет. Сертифицированный специалист по 1С.

В прошлой статье мы выстроили финансовую структуру и научились видеть факт по каждому ЦФО. Но факт - это всегда взгляд назад: «вот как мы отработали». А управлять хочется вперёд. Инструмент для этого - бюджетирование.

И вот тут начинается знакомая боль: бюджет у большинства компаний живёт в Excel. Красивый файл, который собирали месяц, утвердили - и больше к нему почти не возвращаются.

Проблема не в Excel как таковом. Проблема в том, что бюджет в таблице - это фотография, а нужен фильм.

Это четвёртая статья цикла об управленческом учёте в 1С:ERP.

В прошлой статье [статья 3] выстроили финансовую структуру и научились смотреть факт по ЦФО — но факт смотрит назад. Сейчас про инструмент, который смотрит вперёд: бюджетирование.

Дальше:

• платёжный календарь против кассовых разрывов [статья 5]
• монитор показателей, который сводит всё вместе [статья 6].

В четвёртой статье цикла про управленческий учёт в 1С:ERP — почему бюджет в Excel почти всегда умирает к марту, и как устроить так, чтобы план и факт жили в одной системе и сходились в одних разрезах.

Книга даёт бюджетированию определение, в котором каждое слово важно: это непрерывная процедура составления бюджетов, их утверждения и контроля исполнения. Ключевое слово - непрерывная. Бюджет – это не документ, а цикл из четырёх этапов, который крутится постоянно:

1. разработка, согласование и утверждение бюджетов;
2. учёт фактического исполнения;
3. контроль и анализ отклонений плана от факта;
4. управленческие решения и корректировка следующих бюджетов.

В Excel живёт только первый этап. Файл составили и утвердили - а дальше цикл рвётся: факт лежит в учётной системе, план в табличке, сводить их руками никто не успевает, к марту бюджет уже не соответствует реальности, и им перестают пользоваться. Знакомо? Это не ваша недисциплинированность - это структурный изъян: план и факт живут в разных местах.

Ещё одна причина, по которой Excel-бюджет не взлетает, - его обычно сводят к одной табличке. А полноценная бюджетная модель - это иерархия взаимосвязанных бюджетов. В основе - три главных, и они отвечают на три разных вопроса:

Это и есть ответ на знаменитый парадокс из первой статьи - «прибыль есть, а денег нет»: за прибыль отвечает БДР, за деньги БДДС, и это два разных бюджета. В одной табличке их обычно путают.

Под этими тремя - слой операционных бюджетов (продаж, производства, закупок, себестоимости) и вспомогательных (налоги, инвестиции, займы). Собрать и, главное, удержать в актуальном состоянии такую конструкцию в Excel вручную практически нереально.

Полезный момент: бюджет можно строить тремя способами, и это управленческий выбор.

В Excel организовать встречный многоитерационный процесс с десятком подразделений - это ад из версий файла «бюджет-финал-финал2-правки-Иванов». В нормальной системе это штатный сценарий.

Бюджетирование - один из основных блоков 1С:ERP, и он закрывает ровно те места, где рвётся Excel:

• Финансовая структура и бюджетные статьи описываются прямо в системе - бюджеты строятся по тем самым ЦФО, что мы завели в прошлой статье.
• Несколько сценариев одновременно - можно держать оптимистичный, пессимистичный и базовый план за один период, а не плодить файлы.
• Факт подтягивается автоматически из разных источников: из бухучёта по РСБУ (вплоть до конкретного счёта и аналитики), из управленческого учёта и по данным МСФО. Цикл «план - факт» больше не рвётся, потому что и план, и факт в одной системе и в одних разрезах (тот самый принцип сопоставимости из прошлой статьи).
• Регламент с ответственными и сроками - система ведёт процесс согласования, рассылает оповещения, показывает, кто тормозит.
• Контроль лимитов и анализ отклонений - расходы можно ограничивать утверждёнными лимитами, а отклонения план-факт система считает сама, по предприятию, ЦФО, продуктам и проектам.

Отдельно стоит скользящее планирование, которое в таблице почти невозможно: горизонт сдвигается по мере прохождения периодов - ближайшая неделя по дням, месяц по неделям, дальше укрупнённо по месяцам. Бюджет всегда смотрит вперёд на одинаковый горизонт, а не «заканчивается» в декабре.

Бюджет перестаёт быть мёртвым файлом не тогда, когда его составили красивее, а когда замыкается цикл: план и факт лежат в одной системе, отклонения считаются автоматически, а решения по ним возвращаются в следующий бюджет. Тогда бюджетирование снова становится тем, чем должно быть, - инструментом управления, а не ежегодным ритуалом ради галочки.

И обратите внимание: из трёх главных бюджетов мы пока подробно не разобрали самый «нервный» - БДДС, тот, что про живые деньги. Именно на нём ломаются компании, у которых «прибыль на бумаге есть, а платить нечем». Как в 1С:ERP выстроить платёжный календарь и перестать попадать в кассовые разрывы - в следующей статье.

Если бюджет у вас тоже в основном живёт в Excel и не возвращается к жизни после утверждения — это решаемо без ручного сведения план-факта каждый месяц. Поможем настроить бюджетный цикл прямо в 1С:ERP под вашу финансовую структуру.