Складской учёт в 1С:ERP 2.5

Об авторе

Автор – Чернышева Анастасия.
Аналитик ООО «Раздолье-Консалт». Более 10 лет занимается внедрением программных продуктов 1С. Имеет сертификаты по линейке продуктов 1С и опыт работы главным бухгалтером, что позволяет совмещать в работе глубокое понимание методологии учёта и практику автоматизации бизнес-процессов.

Организация, настройка и повседневная работа склада в информационной системе 1С:ERP 2.5

Складской учёт — одна из ключевых подсистем 1С:ERP Управление предприятием 2, редакция 2.5. От того, насколько корректно она настроена и насколько дисциплинированно используется персоналом склада, напрямую зависят достоверность остатков в системе, скорость обработки заказов и себестоимость товаров. В отличие от простых учётных программ, 1С:ERP предлагает полноценный WMS-функционал: адресное хранение, ордерную схему документооборота, работу с терминалами сбора данных, партионный и серийный учёт, контроль качества и множество инструментов аналитики.

В этой статье рассмотрены основные принципы построения складского учёта в 1С:ERP 2.5: архитектура подсистемы, настройка топологии склада, ордерная схема, ключевые документы и повседневные операции — приёмка, отгрузка, перемещение, инвентаризация, сборка/разборка, а также инструменты штрихкодирования и отчётности.

Функционал склада в 1С:ERP сосредоточен в разделе «Склад и доставка». Подсистема опирается на несколько справочников и регистров: справочник «Склады», справочник «Складские помещения» и «Складские ячейки» (для адресного хранения), а также регистры накопления, в которых фиксируются остатки товаров в разрезе складов, ячеек, партий и характеристик.

Все складские операции разделены на два логических блока:

• финансовый учёт — фиксирует переход права собственности и стоимостные показатели (документы «Реализация товаров и услуг», «Приобретение товаров и услуг» и т. п.)
• складской (количественный) учёт — фиксирует физическое движение товара по складу и ячейкам (складские ордера, перемещения, инвентаризации).

Такое разделение позволяет вести учёт максимально гибко: например, менеджер может оформить реализацию раньше, чем товар физически покинет склад, а кладовщик — зафиксировать фактическую отгрузку отдельным документом.

Перед началом работы необходимо включить нужные функциональные опции в разделе «НСИ и администрирование — Склад и доставка». Основные опции:

• «Несколько складов» — включает работу с произвольным количеством складов и мест хранения
• «Ордерная схема документооборота» (отдельно для склада и для доставки) — включает использование приходных и расходных ордеров
• «Обособленной обеспечение заказов» - фиксация и обеспечение обособленной потребности по заказам в продукции и работах

Настройка «Адресное хранение» — это не общесистемный флажок, а параметр конкретного склада, включается в карточке склада, где для каждого склада отдельно указывается, ведётся ли по нему адресное хранение и ордерная схема, либо склад работает по упрощённой (безадресной) схеме.

Ячейки могут использоваться для справочного хранения товаров, а также их использование может определяться непосредственно в складских помещениях (при условии установленного флага «Использовать помещения» в настройках карточки склада). При использовании на складской территории отдельных помещений информация об использовании ячеек задается для каждого помещения. Для каждого помещения может быть определен свой вариант работы с ячейками:

Подключение весов, принтеров этикеток и терминалов сбора данных (ТСД) настраивается отдельно и не относится к разделу «Склад и доставка» — это делается в разделе «НСИ и администрирование — Администрирование — РМК и оборудование — Оборудование — Подключаемое оборудование», где для каждого устройства выбирается драйвер и рабочее место, к которому оно подключено:

Если для склада в его карточке включён признак адресного хранения, склад в 1С:ERP описывается иерархией: склад — складское помещение (зона) — складская ячейка. Ячейка — это минимальная единица хранения, для которой система фиксирует остатки товара.

Дополнительно настраивается справочник «Складские ячейки». Справочник «Складские ячейки» предназначен для регистрации поступившего на склад товара по местам хранения (ячейкам). В системе предусмотрено разделение ячеек по складским помещениям, областям хранения, типам, рабочим участкам. Складские ячейки могут использоваться справочно или для хранения остатков товаров (адресное хранение).

Вариант использования ячеек задается в карточке склада (помещения).

• Если в настройках склада указано, что складские ячейки используются справочно, то для них автоматически определяется тип ячейки Хранение, который не может быть изменен пользователем. Для таких ячеек задается адрес расположения ячейки, рабочий участок и порядок обхода. При формировании заданий на размещение и отбор товаров ячейки будут группироваться по рабочим участкам, адресам хранения и порядку обхода. 

• Если в настройках склада указано, что складские ячейки используются для хранения остатков товаров (адресный склад), то в списке ячеек должны присутствовать ячейки, которые определяют зону приемки и зону отгрузки товаров. Для таких ячеек должны быть определены соответствующие типы ячеек: Приемка и Отгрузка. Для таких ячеек кроме адреса, порядка обхода и рабочего участка определяется область хранения, к которой относится ячейка, а также типоразмер ячейки. Размещение и отбор товаров в такие ячейки оформляется с помощью документа Отбор и размещение товаров. При размещении и отборе ячеек используются алгоритмы автоматического размещения и отбора товаров, которые учитывают размеры ячеек, размеры упаковок товара, а также области хранения номенклатуры. 

В карточке складской ячейки задаётся её адрес (обычно по схеме «секция — линия — стеллаж — ярус — место»), тип ячейки (приёмка, отгрузка, хранение, брак, архив) и область хранения. Такая структура позволяет системе автоматически подбирать оптимальные ячейки при размещении и отборе товара, формировать задания для кладовщиков и строить маршруты перемещения по складу.

Дополнительно настраиваются стратегии размещения и отбора (например, «по ближайшей свободной ячейке», «по FIFO», «по совместимости товаров»), что особенно важно для крупных складов с высокой оборачиваемостью.

Ордерная схема — центральный механизм складского учёта в 1С:ERP. Она отделяет момент оформления финансовых документов (закупка, продажа) от момента фактического движения товара по складу. Это удобно, когда:
• на складе и в офисе работают разные сотрудники
• оформление документов и физическое поступление/отгрузка товара разнесены во времени
• необходим дополнительный контроль соответствия фактического количества документальному.

При включённой ордерной схеме кладовщик работает не с документами «Приобретение» и «Реализация», а со складскими приходными и расходными ордерами. Ордер может иметь статусы: «К поступлению» / «К отгрузке» (создан, ожидает обработки), «В процессе» (кладовщик начал обработку), «Требует обработки» (обнаружено расхождение) и «Оприходован» / «Отгружен» (операция завершена, остатки на складе изменены).

Ордерную схему можно включать выборочно — например, только для приёмки, оставив отгрузку и инвентаризацию по безордерной схеме, если это оправдано процессами конкретного предприятия.

Процесс приёмки обычно включает: оформление документа «Приобретение товаров и услуг» менеджером (финансовая часть) и формирование приходного ордера, физическую приёмку и размещение товара кладовщиком по ячейкам, при необходимости — контроль качества и оформление расхождений.

В информационной системе предусмотрено рабочее место «Приемка товаров на склад». Рабочее место предназначено для оформления приема товаров на склад при использовании на складе ордерной схемы поставки товаров. В рабочем месте отображается список распоряжений, по которым необходимо оформить поставку товаров.

В списке показываются только те распоряжения, по которым поставка товаров не соответствует распоряжениям: поступление товаров на склад оформлено не полностью или оформлена поставка большего количества товаров, чем было зарегистрировано в распоряжении:

Отгрузка строится по аналогичной логике: документ «Реализация товаров и услуг» формирует потребность в отгрузке, на основании которой создаётся расходный ордер и, при необходимости, задание на отбор товара из ячеек. Система может автоматически резервировать товар и подсказывать очерёдность отгрузки в зависимости от приоритета заказа.

В информационной системе предусмотрено рабочее место «Отгрузка товаров со склада».   Рабочее место предназначено для управления процессом отгрузки товаров в том случае, если на складе используется ордерная схема отгрузки товаров.

Отдельная задача, тесно связанная со складским документооборотом при приёмке и отгрузке, — учёт возвратной (многооборотной) тары у контрагентов: она передаётся вместе с товаром, но ведётся отдельно от обычных остатков номенклатуры и требует отдельного контроля сроков возврата.

Документ «Перемещение товаров» используется для внутренних перемещений — между складами организации, между зонами одного склада или между ячейками. При ордерной схеме перемещение также может выполняться через пару «расходный ордер на исходном складе — приходный ордер на складе-получателе».

Для комплектов и наборов используются документы «Сборка (разборка) товаров», позволяющие отражать операцию сборки готового комплекта из набора компонентов и обратно непосредственно на складе, без обращения к производственному контуру.

В информационной системе ведется партионный учёт. Каждая партия отслеживается отдельно, что позволяет вести раздельный учёт партий (по срокам годности, сериям, ГТД, странам происхождения и т. п.), списание по FIFO, контролировать сроки годности и оперативно находить товар конкретной партии при отзыве или рекламации.

Серийный учёт применяется для товаров с уникальными серийными номерами (например, техника с гарантией) — каждая единица прослеживается индивидуально на всех этапах движения по складу.

Серия в 1С:ERP 2.5 — это дополнительная складская аналитика номенклатуры, позволяющая разделить общий остаток товара на партии с индивидуальными признаками: номером партии, датой выпуска, сроком годности, производителем или иным признаком.

Учет по сериям используется в случаях:

• Контроль сроков годности — самый распространённый сценарий: в качестве номера серии указывается дата выпуска или дата истечения срока годности, что позволяет автоматически отслеживать просрочку и приоритет списания.
• Учёт по номерам партий поставщика/партий выпуска продукции — для работы с претензиями, отзывом продукции и прослеживаемостью происхождения товара/выпускаемой продукции.
• Учёт весового, мерного и рулонного товара — метраж, длина или вес конкретного рулона/бухты фиксируются как атрибут серии.
• Раздельный учёт себестоимости — если себестоимость партий существенно различается (например, из—за разных закупочных цен или курсов валют).

В 1С:ERP нет документа с названием «Инвентаризация товаров» — сам процесс называется так на уровне терминологии. Технически оформляется документ «Пересчёт товаров» (раздел «Склад и доставка — Излишки, недостачи и порча товаров»). Документ «Пересчет товаров» используется для подбора товаров к пересчету, ввода фактического количества товарных остатков и работы с печатными формами. По результатам пересчета оформляются соответствующие складские акты «Оприходование излишков товаров», «Списание недостач товаров», «Пересортица товаров», «Порча товаров».

Пересчёт может выполняться как по складу в целом, так и по отдельным ячейкам, товарным группам или ответственным лицам, что удобно при проведении циклического пересчёта без остановки работы всего склада.

1С:ERP поддерживает работу со штрихкодами товаров, упаковок и ячеек, а также интеграцию с терминалами сбора данных (ТСД) через мобильное рабочее место кладовщика. Это позволяет выполнять приёмку, размещение, отбор, перемещение и инвентаризацию непосредственно в торговом зале или на складе, без необходимости возвращаться к стационарному компьютеру, а также существенно снижает количество ошибок ручного ввода.

Для анализа складских операций в 1С:ERP используются отчёты «Ведомость по товарам на складах», «Оборачиваемость товаров», «Анализ доступности товаров», ABC/XYZ-анализ и другие отчеты складского учета товаров, а также отчёты по эффективности использования ячеек и контролю сроков обработки ордеров. Эти отчёты помогают выявлять неликвиды, оптимизировать размещение товаров и контролировать дисциплину складского персонала.

Складской учёт в 1С:ERP 2.5 — это не просто фиксация прихода и расхода, а полноценный WMS-контур: адресное хранение, ордерная схема, партионный и серийный учёт, штрихкодирование и глубокая аналитика. Грамотная настройка топологии склада и дисциплинированное использование ордерной схемы позволяют существенно повысить точность остатков, ускорить обработку заказов и снизить издержки, связанные с пересортицей и потерями.

При внедрении важно соотносить глубину функционала с реальными процессами предприятия: далеко не всегда нужно включать адресное хранение или ордерную схему на всех складах сразу — систему можно и нужно настраивать поэтапно, начиная с наиболее критичных участков.

Полная база знаний: виды учета в 1С:ERP - диагностика ошибок, способы исправления и все о видах учета.