Учёт возвратной тары в 1С:ERP 2.5

Об авторе

Автор – Чернышева Анастасия.
Аналитик ООО «Раздолье-Консалт». Более 10 лет занимается внедрением программных продуктов 1С. Имеет сертификаты по линейке продуктов 1С и опыт работы главным бухгалтером, что позволяет совмещать в работе глубокое понимание методологии учёта и практику автоматизации бизнес-процессов.

Возвратная (многооборотная, залоговая) тара — ящики, поддоны, бутыли, кеги, бочки и другая упаковка, которая по условиям договора не продаётся вместе с товаром, а подлежит возврату поставщику или удержанию залоговой стоимости. Такая тара требует отдельного контроля: нужно знать, сколько тары находится у каждого контрагента, в какой срок она должна быть возвращена, и что делать, если срок нарушен.

1С:ERP 2.5 поддерживает учёт многооборотной тары как встроенную функциональность: отдельный вид номенклатуры, поля в документах поступления и реализации, рабочее место для контроля сроков возврата и документ выкупа тары для случаев, когда возврат не состоялся. Ниже разобраны настройка и весь цикл работы с тарой — от поступления до закрытия задолженности.

В 1С:ERP различают два принципиально разных вида упаковки товара:

• Невозвратная тара — одноразовая упаковка (плёнка, картонные короба, разовые пакеты), стоимость которой включается в себестоимость товара и отдельно не отслеживается.

• Возвратная (многооборотная) тара — самостоятельный объект учёта с видом номенклатуры «Тара». Она передаётся вместе с товаром, но остаётся на отдельном контроле: фиксируются количество, контрагент, дата передачи и плановый срок возврата.

Тара связывается с товаром через упаковки номенклатуры: в карточке упаковки товара можно указать, в какой таре он поставляется или отгружается. Это позволяет системе автоматически подставлять тару в документы при выборе соответствующей упаковки, не заполняя её вручную каждый раз.

Функциональность многооборотной тары в 1С:ERP по умолчанию выключена. Пока она не включена в настройках, вкладки и поля тары в документах не отображаются — это частая причина, по которой кажется, что «тары в программе нет».

1. Включить разрез учёта. НСИ и администрирование — Настройка НСИ и разделов — Номенклатура — Разрезы учёта — установить флаг «Многооборотная тара». Это базовый шаг, без которого весь последующий функционал недоступен

2. Настроить напоминание (опционально). НСИ и администрирование — Настройка параметров системы — Номенклатура — флаг «Предлагать дополнить документы многооборотной тарой» — программа будет напоминать о необходимости указать тару при проведении документов поступления/реализации

3. Проверить вид номенклатуры «Тара». В справочнике «Виды номенклатуры» должен быть вид с типом «Тара»:

4. В справочник «Номенклатура» завести номенклатуру тары. Для каждой позиции тары (конкретный ящик, поддон, бутыль) указываются вид номенклатуры «Тара» и единица хранения остатков:

5. Привязать тару к упаковкам товара.

У товара в 1С:ERP может быть несколько «упаковок» — альтернативных единиц отгрузки/приёмки (например, «короб», «паллета», «мешок»). Для тех упаковок, которые физически перевозятся в многооборотной таре, в карточке номенклатуры товара (раздел «Упаковки») можно закрепить конкретную позицию тары (ящик, паллету, бутыль — из справочника номенклатуры с типом «Тара»).

Последовательность действий:

• В карточке номенклатуры установить флажок «Упаковки» (в разделе учёта единиц измерения) – в открывшемся списке упаковок (например, «Короб», «Паллета», «Бутыль»), помимо коэффициента пересчёта в базовую единицу, есть поле, где выбирается тара — элемент справочника «Номенклатура» с видом «Тара».

То есть связь устанавливается не на уровне самой карточки товара в целом, а на уровне конкретной упаковки этого товара: у товара может быть несколько упаковок, и тара привязывается к каждой из них отдельно (например, упаковка «Короб» — тара «Ящик пластиковый №1», упаковка «Паллета» — тара «Поддон деревянный»):

Именно эта связка потом используется командой «Заполнить - Дополнить тарой» в документах поступления/реализации — система смотрит, в какой упаковке проведена операция, и подставляет закреплённую за ней тару.

После такой привязки при работе с документом достаточно указать количество товара в этой упаковке — система знает, что этой упаковке соответствует определённая тара, и либо сама подставит её в табличную часть, либо предложит дополнить документ тарой при проведении (через механизм «Заполнить — Дополнить тарой»). То есть не нужно каждый раз вручную считать и подбирать нужную тару под каждую отгрузку — расчёт делается один раз при настройке упаковки, а дальше работает автоматически.

При оформлении документа «Приобретение товаров и услуг» в случае использования функционала предназначенного для работы с возвратной тарой (включена функциональная опция в разделе НСИ и администрирование - Номенклатура - Разрезы учета - Многооборотная тара) в документ поступления автоматически подставляется необходимая возвратная тара, если в карточке номенклатуры указано, что она поставляется в многооборотной таре, а также при условии предварительной установки дополнительного флага «Предлагать дополнить документы многооборотной тарой»

В документе «Приобретение товаров и услуг» на вкладке «Дополнительно» доступны два ключевых флага:

• «Возврат многооборотной тары» — устанавливается, если тара подлежит обязательному возврату поставщику; здесь же указывается срок возврата в днях.
• «Требуется залог за тару» — устанавливается, если по условиям договора за тару предусмотрен денежный залог.

При включённом флаге возврата плановая дата возврата тары рассчитывается и заполняется в документе автоматически (дата поступления плюс указанный срок). Стоимость возвратной тары при этом учитывается обособленно и не увеличивает себестоимость самого товара.

Когда товар приходит вместе с многооборотной тарой, система должна знать две вещи: обязан ли получатель вернуть эту тару поставщику, и нужно ли за неё платить залог.

«Возврат многооборотной тары» — это переключатель «да/нет» плюс срок в днях. Если он включён, значит тара не переходит в собственность получателя, а даётся во временное пользование: её нужно вернуть, скажем, в течение 30 дней. Программа сама складывает дату документа и этот срок и подставляет плановую дату возврата — чтобы потом можно было отследить, кто просрочил.

«Требуется залог за тару» — отдельный флаг: если по договору за тару берётся денежный залог (типичная практика с бутылями, кегами), он включается здесь, и тогда сумма залога проходит отдельным движением денег, а не как оплата за товар.

Если тара подлежит возврату, она не считается частью проданного/купленного товара — её стоимость не включается на себестоимость поступивших ТМЦ, а учитывается как отдельный объект (который либо вернётся, либо будет позже выкуплен отдельным документом).

Аналогичная логика действует и при реализации. В документе «Реализация товаров и услуг» на вкладке «Товары» командой «Заполнить — Дополнить тарой» в табличную часть добавляются строки тары, связанные с отгружаемым товаром.

На вкладке «Дополнительно» устанавливается флаг «Вернуть многооборотную тару». Если он включён, стоимость тары не входит в сумму документа реализации — покупатель обязан вернуть тару в оговорённый срок. Если флаг не устанавливается, тара продаётся вместе с товаром как обычная номенклатурная позиция и отдельно не контролируется.

Если условия работы с тарой предусматривают денежный залог, движение денежных средств оформляется обычными документами казначейства и кассы — «Списание безналичных денежных средств», «Расходный кассовый ордер»:

• при получении тары от поставщика с условием залога — перечисление (выдача) залоговой суммы оформляется расходным документом;
• при получении залога от покупателя — приходным документом;
• при фактическом возврате тары в исправном виде и в срок — залог возвращается встречной операцией.

Залоговые операции по таре не являются реализацией товара и не должны отражаться в выручке — это отдельный денежный поток, привязанный к контрагенту и, как правило, к конкретному документу поступления или реализации тары.

Для контроля тары, принятой от поставщиков, в программе предусмотрено рабочее место «Управление принятой возвратной тарой» (раздел «Закупки — Возврат и выкуп тары — Принятая возвратная тара). Симметрично на стороне продаж действует рабочее место Продажи — Возврат и выкуп тары — Тара, переданная покупателям.

Рабочее место «Управление принятой возвратной тарой» предназначено для учета и контроля сроков хранения принятой от поставщиков многооборотной тары и инициирования процедуры по её своевременному возврату, а при необходимости и выкупу.

Для возможности обеспечения режима работы при котором программа будет напоминать пользователю о необходимости заполнения информации о многооборотной таре доступно при активации зависимой функциональной опции «Предлагать дополнить документы многооборотной тарой».

В этих рабочих местах видны остатки тары в разрезе контрагентов: количество на руках, дата получения, плановый срок возврата и текущая задолженность. Просроченные позиции обычно выделяются отдельно, чтобы их было легко найти.

Когда тара фактически возвращается в срок, оформляется документ возврата тары, который закрывает задолженность контрагента и, при необходимости, инициирует возврат залоговой стоимости.

Если тара не возвращена в установленный срок, вместо возврата оформляется документ «Выкуп тары». Он фиксирует, что тара выкуплена контрагентом (или организацией — в зависимости от направления сделки) и с этого момента может списываться и учитываться как обычная номенклатура, а не как объект контроля возврата.

Движение тары фиксируется в отдельных регистрах учёта — в разрезе номенклатуры тары, контрагентов, договоров и складов. На основе этих данных строятся отчёты об остатках тары у контрагентов и о задолженности по возврату, включая просроченные позиции.

В регламентированном (бухгалтерском) учёте возвратная тара обычно отражается одним из двух способов: собственная тара организации учитывается на счёте 10.4 «Тара и тарные материалы», а чужая тара, принятая от поставщика и подлежащая возврату, может учитываться за балансом (например, на счёте 002 «Товарно—материальные ценности, принятые на ответственное хранение»), поскольку она не переходит в собственность получателя. Конкретные счета и порядок отражения настраиваются в учётной политике организации и статьях доходов/расходов, поэтому финальную корреспонденцию счетов стоит сверить с бухгалтером или аудитором компании.

Встроенный функционал учёта многооборотной тары в 1С:ERP 2.5 закрывает весь цикл работы с ней: от настройки и оформления в документах поступления и реализации до контроля сроков возврата и выкупа. Правильная первоначальная настройка — включённый разрез учёта, заведённая номенклатура тары и связанные с ней упаковки — избавляет от ручного контроля в таблицах и снижает риск потери тары или незакрытых задолженностей по её возврату.

Полная база знаний: об учете в 1С:ERP - диагностика ошибок, способы исправления и все о видах учета.